Die Röchling Automotive AG & Co. KG, weltweit tätiger Partner von Automobilherstellern und Systemlieferanten mit über 4.200 Beschäftigten, hat jetzt eine Lösung der KGS für SAP-Archivierung und Rechnungseingangsverarbeitung eingeführt. Das bisherige ECM- und Archivsystem wurde durch den KGS ContentServer4Storage abgelöst, für die Datenübertragung wählte Röchling die KGS-Software Migration4ArchiveLink.
Im neuen SAP-Archiv der KGS legen die 1.800 SAP-Anwender/innen bei Röchling Automotive alle SAP-bezogenen Ein- und Ausgangsdokumente ab, also Lieferscheine, Fakturen, Datenarchivierungsobjekte u.v.m., sowie eingehende Rechnungen. Statt eine weitere Drittlösung zu wählen, entschied sich Röchling sogleich für den komplett SAP-integrieren Archivansatz, wie ihn die KGS mit ihren Produkten bietet. Beim Rechnungseingangsprozess wählte der Automobilzulieferer eine kombinierte Lösung aus KGS- und ABBYY-Produkten. Beide Partner führten das Projekt in Kooperation durch.
Lückenlose Überwachung der Migration
Die Übertragung der Daten vom Alt-Archiv zum KGS ContentServer4Storage vollzog Röchling Automotive Mitte 2015 mit Hilfe von KGS Migration4ArchivLink, der Software für das einfache und kontrollierte Durchführen von Archivmigrationen im SAP-Umfeld. 750 GB an Daten galt es zu überführen. Während der gesamten Archivmigration waren die Dokumente im Zugriff, unabhängig davon, ob sie bereits übertragen waren oder sich noch im Altarchiv befanden. „Wir konnten mit der Software lückenlos überwachen, ob alle Objekte beim Archivwechsel korrekt übertragen wurden“, so Vivien Rebsdat, IT-Leiterin bei Röchling.
Erfassungslösung für Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen sind eine Dokumentenart, welche der Automobil-Zulieferer möglichst rasch nach dem Posteingang im SAP-Archiv ablegen möchte, um von dort aus elektronische Freigabeworkflows zu starten. Die Erkennungsraten der bisherigen Lösung ließen jedoch zu wünschen übrig. Das Unternehmen wechselte deshalb auf Scan-Clients und die Enterprise Capture Plattform ABBYY FlexiCapture des KGS-Partners ABBYY. Über den KGS DocumentRouter werden die von ABBYY erzeugten PDFs und extrahierten Rechnungsdaten direkt in die passenden SAP-Prozesse zur Weiterverarbeitung eingeschleust. Für alle sonstigen Scan- und Archivierungsszenarien, bei denen keine Beleglesung und Klassifizierung erforderlich ist, nutzt das Unternehmen den KGS ScanClient: zum Digitalisieren von Eingangslieferscheinen und deren Verknüpfung mit dem Archiv, für weitere FI-Belege, Sachkontenübersichtsblätter usw.
Bei der Debitorenbearbeitung findet eine weitere KGS-Komponente Verwendung: In KGS ZADOC werden Belege ohne SAP-Bezug per WebDynpro Technologie archiviert und attribuiert. Auf einfache Weise lassen sich in KGS ZADOC Attribute zur Einrichtung verschiedener Dokumenttypen durch einfaches Customizing definieren. Durch die Verwaltung dokumentenbezogener Metadaten erweitert KGS ZADOC die vorhandenen Suchmöglichkeiten des SAP-Systems des Automobil-Zulieferers um ein Vielfaches. Zusätzlich kann Röchling damit differenzierte Szenarien für die Ablage realisieren.
Im neuen SAP-Archiv der KGS legen die 1.800 SAP-Anwender/innen bei Röchling Automotive alle SAP-bezogenen Ein- und Ausgangsdokumente ab, also Lieferscheine, Fakturen, Datenarchivierungsobjekte u.v.m., sowie eingehende Rechnungen. Statt eine weitere Drittlösung zu wählen, entschied sich Röchling sogleich für den komplett SAP-integrieren Archivansatz, wie ihn die KGS mit ihren Produkten bietet. Beim Rechnungseingangsprozess wählte der Automobilzulieferer eine kombinierte Lösung aus KGS- und ABBYY-Produkten. Beide Partner führten das Projekt in Kooperation durch.
Lückenlose Überwachung der Migration
Die Übertragung der Daten vom Alt-Archiv zum KGS ContentServer4Storage vollzog Röchling Automotive Mitte 2015 mit Hilfe von KGS Migration4ArchivLink, der Software für das einfache und kontrollierte Durchführen von Archivmigrationen im SAP-Umfeld. 750 GB an Daten galt es zu überführen. Während der gesamten Archivmigration waren die Dokumente im Zugriff, unabhängig davon, ob sie bereits übertragen waren oder sich noch im Altarchiv befanden. „Wir konnten mit der Software lückenlos überwachen, ob alle Objekte beim Archivwechsel korrekt übertragen wurden“, so Vivien Rebsdat, IT-Leiterin bei Röchling.
Erfassungslösung für Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen sind eine Dokumentenart, welche der Automobil-Zulieferer möglichst rasch nach dem Posteingang im SAP-Archiv ablegen möchte, um von dort aus elektronische Freigabeworkflows zu starten. Die Erkennungsraten der bisherigen Lösung ließen jedoch zu wünschen übrig. Das Unternehmen wechselte deshalb auf Scan-Clients und die Enterprise Capture Plattform ABBYY FlexiCapture des KGS-Partners ABBYY. Über den KGS DocumentRouter werden die von ABBYY erzeugten PDFs und extrahierten Rechnungsdaten direkt in die passenden SAP-Prozesse zur Weiterverarbeitung eingeschleust. Für alle sonstigen Scan- und Archivierungsszenarien, bei denen keine Beleglesung und Klassifizierung erforderlich ist, nutzt das Unternehmen den KGS ScanClient: zum Digitalisieren von Eingangslieferscheinen und deren Verknüpfung mit dem Archiv, für weitere FI-Belege, Sachkontenübersichtsblätter usw.
Bei der Debitorenbearbeitung findet eine weitere KGS-Komponente Verwendung: In KGS ZADOC werden Belege ohne SAP-Bezug per WebDynpro Technologie archiviert und attribuiert. Auf einfache Weise lassen sich in KGS ZADOC Attribute zur Einrichtung verschiedener Dokumenttypen durch einfaches Customizing definieren. Durch die Verwaltung dokumentenbezogener Metadaten erweitert KGS ZADOC die vorhandenen Suchmöglichkeiten des SAP-Systems des Automobil-Zulieferers um ein Vielfaches. Zusätzlich kann Röchling damit differenzierte Szenarien für die Ablage realisieren.
