Kodak Info Activate Solution, ein neues Erfassungssystem für verteilte Unternehmensstandorte, bietet eine äußerst einfache Benutzeroberfläche, mit der Sachbearbeiter mit einem einzigen Mausklick gleichzeitig Papierdokumente digitalisieren und einen Geschäftsprozess einleiten können. Mit der neuen Lösung haben Unternehmen die Möglichkeit, Papierdokumente genauso schnell und effektiv wie ihre digitalen Inhalte zu verwalten, was Arbeitsabläufe effizienter macht, die Eingabe von Metadaten vereinfacht und die Verarbeitungskosten senkt.
Info Activate Solution ist einfacher als herkömmliche Erfassungssysteme und ECM (Enterprise Content Management)-Systeme. Sie beruht auf Microsoft SharePoint 2010 als Entwicklungsplattform, so dass Unternehmen ihre bestehende Investition in SharePoint optimal nutzen können. Dadurch entfalten die SharePoint-Technologien wie Thin-Client-Betrieb, Inhaltsbibliotheken, Business Connectivity Services, Dashboards und Add-on-Technologien und Module von Drittanbietern ihren vollen Nutzen.
„Kodak Info Activate Solution unterstützt Unternehmen dabei, den enormen Aufwand hinsichtlich der Kosten, Zeit und Ressourcen zu beseitigen, der bisher im Zusammenhang mit der Dateneingabe von Papierdokumenten in SharePoint stand“, erklärt Michael Frawley, CEO der Edge Digital Group. „Früher mussten Kunden viel Geld in spezielle Schulungen für verschiedene Technologien und Aufgaben investieren, heute kommt dies in einer einzigen Lösung zum Einsatz, die die meisten Benutzer auch noch in wenigen Minuten erlernen können.“
Die Edge Digital Group bietet Regierungs- und Unternehmenskunden Lösungen, mit denen sie SharePoint und andere elektronische Portale nutzen können, um Prozesse bezüglich Dokumentenerfassung, Informationsverwaltung und Arbeitsabläufen in Unternehmen zu verbessern. Das Unternehmen hat als einer der ersten Kunden die Info Activate Solution eingeführt, und verwendet sie, damit mehr Mitarbeiter im gesamten Unternehmen Daten in SharePoint eingeben können. In den Teams können die Mitarbeiter besser zusammenarbeiten, weil sie auf Echtzeitinformationen zurückgreifen können. Auch die Kommunikation mit dem Kunden verbessert sich dadurch. Die erweiterten Funktionen von Info Activate Solution schaffen zusätzliche Effizienz und sorgen mit Edge Digital dafür, dass die eingegebenen Daten in SharePoint zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Stelle gelangen, was die Bedienung optimiert.
„Durch Info Activate Solution können wir uns Schulungen zu technischen Spezifikationen wie Bildqualität, Dateigröße, Formattyp und Speicherorteinstellungen sparen. Dies bietet Benutzern ein Komfortniveau, das zuvor nicht erreichbar gewesen ist“, berichtet Frawley. „Beispielsweise haben wir uns an einen Mitarbeiter gewendet, der bisher nicht mit dem Scannen und Indexieren von Papierdokumenten für SharePoint vertraut war. Durch Info Activate Solution konnte er die Schulung mit wenigen einfachen Mausklicks absolvieren. Bei aufwendigen Projekten muss jetzt keine aufwendige Einführung vorangehen. Wir können unsere Teams einfach zusammenstellen und schon nach wenigen Minuten kann das Scannen losgehen.“
Einfache und komplette Arbeitsabläufe
Unternehmen können Info Activate Solution verwenden, um benutzerdefinierte Arbeitsabläufe zu erstellen. Die Prozesse werden dadurch einfacher, schneller und effizienter. Arbeitsabläufe können auf alle Aufgaben zugeschnitten werden, an denen Papierdokumente beteiligt sind, wie für die Fallverwaltung, Schadensbearbeitung, Rechnungsbearbeitung, Kontoregistrierung sowie bei Zahlungsvorgängen, Verträgen und Genehmigungen. Dabei werden Informationen auf Papier in digitale Inhalte umgewandelt und können dadurch mit ihrer bestehenden Software einfacher verwendet werden.
Einfache Dokumentenerfassung
Alle Unternehmensabläufe werden in der Benutzeroberfläche über eine Tastenverknüpfung oder „Kachel“ repräsentiert. Unternehmen und deren IT-Administratoren konfigurieren alle Kacheln, um Papierdokumente in einem spezifischen Geschäftsvorgang oder Arbeitsablauf zu erfassen. Der Zugriff auf die Kacheln erfolgt über ein Thin-Client-Erfassungsportal auf den Webbrowsern der Benutzer. Das Portal kann derart konfiguriert werden, dass Benutzer nur Aufgaben sehen, die für sie relevant sind. Diese Funktion beugt Fehler durch falsches Ablegen vor.
Unternehmen können ein beliebiges TWAIN-kompatibles Gerät verwenden, um Bilder von ihren Papierdokumenten zu erzeugen. Durch wesentliche Bearbeitungsfunktionen und die integrierte Kodak Perfect-Page-Technologie wird für gescannte Bilder eine sehr leistungsfähige Bildbearbeitung geboten. Darüber hinaus können Benutzer Dokumente indiziert, indem sie während der Erfassung Metadaten in Eingabefelder eintragen.
Gesamte Informationsverwaltung
Mit der Info Activate Solution können IT-Administratoren sowohl die Dokumentenerfassung als auch Arbeitsabläufe steuern, so dass Informationen weiterhin geordnet, durchsuchbar, relevant und einfach zu finden sind. Sie können vorhandene Kenntnisse aus ihrer Erfahrung mit SharePoint nutzen, um Dokumentbibliotheken zuzuweisen, Listen zu erstellen und Eigenschaften von Arbeitsabläufen für Jobs bestimmter Abteilungen und andere programmierte Aufgaben zu ändern.
Info Activate Solution dient der engen Integration in SharePoint 2010, bietet aber auch eine Dateiausgabe, die mit anderen wichtigen ECM-Plattformen verwendet werden kann. Darüber hinaus können digitale Dokumente in gängigen Dateiformaten ausgegeben werden, wie verschiedene PDF-Formate, Rich Text oder TIFF. Außerdem werden zahlreiche Namensschemata unterstützt.
Umfassender Support mit Professional Services
Kodak und seine Partner liefern Professional Services, die Unternehmern und IT-Administratoren eine Schulung zu Beginn sowie fortlaufend technische und geschäftliche Unterstützung für die Info Activate Solution zur Verfügung stellen. Das Starthilfeprogramm bietet Installationssupport, Systemintegration, Auftragseinrichtung bzw. -konfiguration sowie Schulungsservices, mit deren Hilfe Unternehmen den Weg in eine effiziente Informationsverwaltung weitergehen können. Eine Software-Versicherung erweitert die Zusammenarbeit mit regelmäßigen Software-Aktualisierungen und Versions-Upgrades sowie den Zugriff auf Fachkenntnisse, die die Software-Investition maximal ausschöpft. Kodak stellt darüber hinaus die Analyse von Arbeitsabläufen und andere professionelle Dienstleistungen bereit, mit denen die Lösungen auf die sich stets ändernden Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.
Info Activate Solution ist einfacher als herkömmliche Erfassungssysteme und ECM (Enterprise Content Management)-Systeme. Sie beruht auf Microsoft SharePoint 2010 als Entwicklungsplattform, so dass Unternehmen ihre bestehende Investition in SharePoint optimal nutzen können. Dadurch entfalten die SharePoint-Technologien wie Thin-Client-Betrieb, Inhaltsbibliotheken, Business Connectivity Services, Dashboards und Add-on-Technologien und Module von Drittanbietern ihren vollen Nutzen.
„Kodak Info Activate Solution unterstützt Unternehmen dabei, den enormen Aufwand hinsichtlich der Kosten, Zeit und Ressourcen zu beseitigen, der bisher im Zusammenhang mit der Dateneingabe von Papierdokumenten in SharePoint stand“, erklärt Michael Frawley, CEO der Edge Digital Group. „Früher mussten Kunden viel Geld in spezielle Schulungen für verschiedene Technologien und Aufgaben investieren, heute kommt dies in einer einzigen Lösung zum Einsatz, die die meisten Benutzer auch noch in wenigen Minuten erlernen können.“
Die Edge Digital Group bietet Regierungs- und Unternehmenskunden Lösungen, mit denen sie SharePoint und andere elektronische Portale nutzen können, um Prozesse bezüglich Dokumentenerfassung, Informationsverwaltung und Arbeitsabläufen in Unternehmen zu verbessern. Das Unternehmen hat als einer der ersten Kunden die Info Activate Solution eingeführt, und verwendet sie, damit mehr Mitarbeiter im gesamten Unternehmen Daten in SharePoint eingeben können. In den Teams können die Mitarbeiter besser zusammenarbeiten, weil sie auf Echtzeitinformationen zurückgreifen können. Auch die Kommunikation mit dem Kunden verbessert sich dadurch. Die erweiterten Funktionen von Info Activate Solution schaffen zusätzliche Effizienz und sorgen mit Edge Digital dafür, dass die eingegebenen Daten in SharePoint zum richtigen Zeitpunkt an die richtige Stelle gelangen, was die Bedienung optimiert.
„Durch Info Activate Solution können wir uns Schulungen zu technischen Spezifikationen wie Bildqualität, Dateigröße, Formattyp und Speicherorteinstellungen sparen. Dies bietet Benutzern ein Komfortniveau, das zuvor nicht erreichbar gewesen ist“, berichtet Frawley. „Beispielsweise haben wir uns an einen Mitarbeiter gewendet, der bisher nicht mit dem Scannen und Indexieren von Papierdokumenten für SharePoint vertraut war. Durch Info Activate Solution konnte er die Schulung mit wenigen einfachen Mausklicks absolvieren. Bei aufwendigen Projekten muss jetzt keine aufwendige Einführung vorangehen. Wir können unsere Teams einfach zusammenstellen und schon nach wenigen Minuten kann das Scannen losgehen.“
Einfache und komplette Arbeitsabläufe
Unternehmen können Info Activate Solution verwenden, um benutzerdefinierte Arbeitsabläufe zu erstellen. Die Prozesse werden dadurch einfacher, schneller und effizienter. Arbeitsabläufe können auf alle Aufgaben zugeschnitten werden, an denen Papierdokumente beteiligt sind, wie für die Fallverwaltung, Schadensbearbeitung, Rechnungsbearbeitung, Kontoregistrierung sowie bei Zahlungsvorgängen, Verträgen und Genehmigungen. Dabei werden Informationen auf Papier in digitale Inhalte umgewandelt und können dadurch mit ihrer bestehenden Software einfacher verwendet werden.
Einfache Dokumentenerfassung
Alle Unternehmensabläufe werden in der Benutzeroberfläche über eine Tastenverknüpfung oder „Kachel“ repräsentiert. Unternehmen und deren IT-Administratoren konfigurieren alle Kacheln, um Papierdokumente in einem spezifischen Geschäftsvorgang oder Arbeitsablauf zu erfassen. Der Zugriff auf die Kacheln erfolgt über ein Thin-Client-Erfassungsportal auf den Webbrowsern der Benutzer. Das Portal kann derart konfiguriert werden, dass Benutzer nur Aufgaben sehen, die für sie relevant sind. Diese Funktion beugt Fehler durch falsches Ablegen vor.
Unternehmen können ein beliebiges TWAIN-kompatibles Gerät verwenden, um Bilder von ihren Papierdokumenten zu erzeugen. Durch wesentliche Bearbeitungsfunktionen und die integrierte Kodak Perfect-Page-Technologie wird für gescannte Bilder eine sehr leistungsfähige Bildbearbeitung geboten. Darüber hinaus können Benutzer Dokumente indiziert, indem sie während der Erfassung Metadaten in Eingabefelder eintragen.
Gesamte Informationsverwaltung
Mit der Info Activate Solution können IT-Administratoren sowohl die Dokumentenerfassung als auch Arbeitsabläufe steuern, so dass Informationen weiterhin geordnet, durchsuchbar, relevant und einfach zu finden sind. Sie können vorhandene Kenntnisse aus ihrer Erfahrung mit SharePoint nutzen, um Dokumentbibliotheken zuzuweisen, Listen zu erstellen und Eigenschaften von Arbeitsabläufen für Jobs bestimmter Abteilungen und andere programmierte Aufgaben zu ändern.
Info Activate Solution dient der engen Integration in SharePoint 2010, bietet aber auch eine Dateiausgabe, die mit anderen wichtigen ECM-Plattformen verwendet werden kann. Darüber hinaus können digitale Dokumente in gängigen Dateiformaten ausgegeben werden, wie verschiedene PDF-Formate, Rich Text oder TIFF. Außerdem werden zahlreiche Namensschemata unterstützt.
Umfassender Support mit Professional Services
Kodak und seine Partner liefern Professional Services, die Unternehmern und IT-Administratoren eine Schulung zu Beginn sowie fortlaufend technische und geschäftliche Unterstützung für die Info Activate Solution zur Verfügung stellen. Das Starthilfeprogramm bietet Installationssupport, Systemintegration, Auftragseinrichtung bzw. -konfiguration sowie Schulungsservices, mit deren Hilfe Unternehmen den Weg in eine effiziente Informationsverwaltung weitergehen können. Eine Software-Versicherung erweitert die Zusammenarbeit mit regelmäßigen Software-Aktualisierungen und Versions-Upgrades sowie den Zugriff auf Fachkenntnisse, die die Software-Investition maximal ausschöpft. Kodak stellt darüber hinaus die Analyse von Arbeitsabläufen und andere professionelle Dienstleistungen bereit, mit denen die Lösungen auf die sich stets ändernden Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.
