KUMAVISION med, integrierte ERP-Branchensoftware für Medizintechnik und Gesundheitsmarkt auf Basis von Microsoft Dynamics NAV, stellt Anwendern ab sofort ein prozessorientiertes Reklamationsmanagement zur Verfügung. Zur erfolgreichen und effizienten Bearbeitung von Reklamationen führt die Software den Bearbeiter aktiv durch die einzelnen Prozessschritte. Die KUMAVISION präsentiert die neuen Funktionen auf der MEDICA (Düsseldorf, 16.-19.11.2011, Halle 16, Stand C41).
„Ein leistungsfähiges Reklamationsmanagement steigert nicht nur Kundenzufriedenheit und Qualität, sondern schafft auch die Grundlage für die schnelle und abschließende Bearbeitung von Reklamationen im Unternehmen selbst“, erklärt Thomas Brauchle, Bereichsleiter Healthcare Solutions bei der KUMAVISION AG. Ob kunden-, lieferanten- oder interne Reklamation: Die Bearbeitung einer Reklamation lässt sich in den seltensten Fällen in einem Schritt erledigen. Vielmehr sind in der Regel mehrere Prozessschritte erforderlich, die oft unterschiedlichen Unternehmensbereiche betreffen. Die Bandbreite bei warenbezogenen Kundenreklamationen reicht dabei beispielsweise von der Erstellung der Warenrücknahme, der Organisation und Überwachung der Abholung beim Kunden über die Generierung eines Ersatzauftrages und der Lieferung bis hin zur Aufbereitung und Instandsetzung von Geräten und Produkten – inklusive Rückmeldung an Produktmanagement und Entwicklung.
Automatisierte Prozesse
KUMAVISION med bietet Unternehmen aus Medizintechnik und Gesundheitsmarkt die Möglichkeit, diese einzelnen Prozessschritte der Reklamationsabläufe unternehmensindividuell zu definieren und zu verknüpfen. Dabei lassen sich selbst komplexe Maßnahmen abbilden.
Reklamationen lassen sich bereits während eines Kundengesprächs einfach im System erfassen. Der Anwender wird anschließend gesteuert durch den kompletten Prozess geführt, wobei er von automatisierten Vorgängen unterstützt wird.
Dies stellt nicht nur die gleichbleibende Behandlung von Reklamationen sicher, sondern trägt auch dazu bei, Vorgaben aus Qualitätssicherung und Zertifizierung zu erfüllen. Die vergebene „Reklamationsnummer“ wird automatisch in alle neu erzeugten Belege übernommen. Die eingeleiteten Maßnahmen können nach Priorisierung als Sofort- oder Folgemaßnahme definiert werden. Damit kann abgebildet werden, ob eine Maßnahme zur unmittelbaren Befriedigung der eingehenden Reklamation dient oder generelle Änderungen im Unternehmensprozess unterstützt werden sollen.
Einfache Auswahl von Belegen, Seriennummern und Chargennummern
Als integriertes System stellt KUMAVISIONmed alle Informationen unternehmensweit zur Verfügung. Auf einfachste Art und Weise lassen sich so vorhandene Belege (z.B. Lieferscheine, Rechnungen oder die elektronische Geräteakten) zu einem Debitor oder Kreditor aufrufen und die reklamierten Positionen in die Reklamation übernehmen. Bei der Weiterbearbeitung der Reklamation werden – wenn gewünscht – die Positionen automatisch in die aus der Reklamation erzeugten Belege übernommen.
Effiziente Maßnahmenverfolgung
Reklamationen können sowohl auf Kunden- und Lieferantenseite auftreten als auch intern veranlasst werden. KUMAVISION med bietet verschiedene Möglichkeiten, Reklamationen nach Herkunft, Ursache und Fehlermeldung zu klassifizieren. Diese Daten bilden die Grundlage für die Einleitung der richtigen Folgeprozesse. Darüber hinaus ermöglichen sie die nachträgliche Bewertung von Reklamationen und die Festlegung von (ISO CAPA-)Maßnahmen bei häufig auftretenden Fällen. Ein weiterer Vorteil: Die im System hinterlegten Informationen unterstützen den Anwender bei der Prüfung, ob eine Reklamation gerechtfertigt ist oder etwa nur ein Bedienfehler vorliegt.
Revisionssichere Dokumentation
Unternehmen sind verpflichtet, Reklamationen nach den gesetzlichen Vorschriften zu dokumentieren. KUMAVISION med beinhaltet dazu über eine versionierte Texterfassung, die die Anforderungen von MPG und FDA voll erfüllt. Mit ihr können alle Dokumentationen innerhalb der Reklamation – von der Annahme über die Analyse bis hin zur Risikobewertung und Wirksamkeitsprüfung (mit Datumsstempel und Benutzer) – revisionssicher festgehalten werden. Gegebenenfalls erforderliche Behördenmeldungen können im Rahmen der Reklamation ebenfalls dokumentiert werden. Darüber hinaus ist in KUMAVISION med ein komplettes Rückrufmanagement für Geräte, Produkte und Hilfsmittel integriert.
Erweiterte Berechtigungssteuerung
Das Reklamationsmanagement in KUMAVISION med verfügt über ein detailliertes Berechtigungssystem, das die Einhaltung der Compliance-Vorschriften gewährleistet. So lässt sich genau festlegen, wer eine Reklamation erfassen und wer über weiterführende Maßnahmen entscheiden darf. Auch das Vier-Augen-Prinzip wird softwareseitig abgebildet: Die Freigabe einer Reklamation kann durch eine zweite Person mit elektronischem Passwort bestätigt werden.
„Ein leistungsfähiges Reklamationsmanagement steigert nicht nur Kundenzufriedenheit und Qualität, sondern schafft auch die Grundlage für die schnelle und abschließende Bearbeitung von Reklamationen im Unternehmen selbst“, erklärt Thomas Brauchle, Bereichsleiter Healthcare Solutions bei der KUMAVISION AG. Ob kunden-, lieferanten- oder interne Reklamation: Die Bearbeitung einer Reklamation lässt sich in den seltensten Fällen in einem Schritt erledigen. Vielmehr sind in der Regel mehrere Prozessschritte erforderlich, die oft unterschiedlichen Unternehmensbereiche betreffen. Die Bandbreite bei warenbezogenen Kundenreklamationen reicht dabei beispielsweise von der Erstellung der Warenrücknahme, der Organisation und Überwachung der Abholung beim Kunden über die Generierung eines Ersatzauftrages und der Lieferung bis hin zur Aufbereitung und Instandsetzung von Geräten und Produkten – inklusive Rückmeldung an Produktmanagement und Entwicklung.
Automatisierte Prozesse
KUMAVISION med bietet Unternehmen aus Medizintechnik und Gesundheitsmarkt die Möglichkeit, diese einzelnen Prozessschritte der Reklamationsabläufe unternehmensindividuell zu definieren und zu verknüpfen. Dabei lassen sich selbst komplexe Maßnahmen abbilden.
Reklamationen lassen sich bereits während eines Kundengesprächs einfach im System erfassen. Der Anwender wird anschließend gesteuert durch den kompletten Prozess geführt, wobei er von automatisierten Vorgängen unterstützt wird.
Dies stellt nicht nur die gleichbleibende Behandlung von Reklamationen sicher, sondern trägt auch dazu bei, Vorgaben aus Qualitätssicherung und Zertifizierung zu erfüllen. Die vergebene „Reklamationsnummer“ wird automatisch in alle neu erzeugten Belege übernommen. Die eingeleiteten Maßnahmen können nach Priorisierung als Sofort- oder Folgemaßnahme definiert werden. Damit kann abgebildet werden, ob eine Maßnahme zur unmittelbaren Befriedigung der eingehenden Reklamation dient oder generelle Änderungen im Unternehmensprozess unterstützt werden sollen.
Einfache Auswahl von Belegen, Seriennummern und Chargennummern
Als integriertes System stellt KUMAVISIONmed alle Informationen unternehmensweit zur Verfügung. Auf einfachste Art und Weise lassen sich so vorhandene Belege (z.B. Lieferscheine, Rechnungen oder die elektronische Geräteakten) zu einem Debitor oder Kreditor aufrufen und die reklamierten Positionen in die Reklamation übernehmen. Bei der Weiterbearbeitung der Reklamation werden – wenn gewünscht – die Positionen automatisch in die aus der Reklamation erzeugten Belege übernommen.
Effiziente Maßnahmenverfolgung
Reklamationen können sowohl auf Kunden- und Lieferantenseite auftreten als auch intern veranlasst werden. KUMAVISION med bietet verschiedene Möglichkeiten, Reklamationen nach Herkunft, Ursache und Fehlermeldung zu klassifizieren. Diese Daten bilden die Grundlage für die Einleitung der richtigen Folgeprozesse. Darüber hinaus ermöglichen sie die nachträgliche Bewertung von Reklamationen und die Festlegung von (ISO CAPA-)Maßnahmen bei häufig auftretenden Fällen. Ein weiterer Vorteil: Die im System hinterlegten Informationen unterstützen den Anwender bei der Prüfung, ob eine Reklamation gerechtfertigt ist oder etwa nur ein Bedienfehler vorliegt.
Revisionssichere Dokumentation
Unternehmen sind verpflichtet, Reklamationen nach den gesetzlichen Vorschriften zu dokumentieren. KUMAVISION med beinhaltet dazu über eine versionierte Texterfassung, die die Anforderungen von MPG und FDA voll erfüllt. Mit ihr können alle Dokumentationen innerhalb der Reklamation – von der Annahme über die Analyse bis hin zur Risikobewertung und Wirksamkeitsprüfung (mit Datumsstempel und Benutzer) – revisionssicher festgehalten werden. Gegebenenfalls erforderliche Behördenmeldungen können im Rahmen der Reklamation ebenfalls dokumentiert werden. Darüber hinaus ist in KUMAVISION med ein komplettes Rückrufmanagement für Geräte, Produkte und Hilfsmittel integriert.
Erweiterte Berechtigungssteuerung
Das Reklamationsmanagement in KUMAVISION med verfügt über ein detailliertes Berechtigungssystem, das die Einhaltung der Compliance-Vorschriften gewährleistet. So lässt sich genau festlegen, wer eine Reklamation erfassen und wer über weiterführende Maßnahmen entscheiden darf. Auch das Vier-Augen-Prinzip wird softwareseitig abgebildet: Die Freigabe einer Reklamation kann durch eine zweite Person mit elektronischem Passwort bestätigt werden.
