Notebooks, Tablets und Smartphones halten immer mehr Einzug ins Unternehmen. Doch mobile Endgeräte und Konzepte wie Bring Your Own Device treiben vielen IT-Verantwortlichen Schweißperlen auf die Stirn. Denn die Verwaltung mobiler Endgeräte ist weit komplexer als die klassischer Desktop-Rechner. Folgendes empfiehlt Urs Langmeier, Gründer und Geschäftsführer des Schweizer Backup-Spezialisten Langmeier Software:
1. Aufgaben und Zuständigkeiten definieren
Unternehmensdaten sind sensible Daten, die besonderen Schutzes bedürfen: Sie sind so zu sichern, dass sie weder verloren gehen, noch Unbefugten in die Hände fallen. Doch schon im Umfeld klassischer PCs können gerade durch diese Absicherungen mitunter wichtige Informationen in die falschen Hände geraten. Auf mobile Endgeräte wie Notebooks trifft dies umso mehr zu. Jedes Unternehmen sollte daher von Anfang an klären, wer für einen bestimmten Datenbereich verantwortlich ist, wer die Passwörter kennt und wer die Wiederherstellung starten kann. Wichtig sind außerdem Leitlinien für die Anwender für den sorgfältigen Umgang mit den mobilen Gerätschaften.
2. Backup-Software auswählen
Unternehmen, die mobile Endgeräte nutzen, sollten eine Backup-Lösung wählen, die diese standardmäßig einbindet. Zudem ist es wichtig, dass sich die Lösung bei Bedarf erweitern lässt – zum Beispiel bei erhöhtem Datenvolumen oder einer steigenden Anzahl an zu sichernden Rechnern. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Daten im Ernstfall nur mit großem Aufwand wiederhergestellt werden können.
3. Backup-Frequenz festlegen
Grundsätzlich sollten die Abstände zwischen den Sicherungen dem tatsächlichen Datenfluss entsprechen. Dabei bietet sich ein fester Rhythmus für den Sicherungslauf an. Zudem ist es sinnvoll, besondere Ereignisse zu berücksichtigen: Wenn etwa bei einem Kundenbesuch vor Ort spezielle Erkenntnisse gewonnen und digital erfasst wurden, sollte eine Datensicherung erfolgen. Wird dagegen – zum Beispiel über Weihnachten – einige Tage nicht gearbeitet, ist eine erneute Sicherung der unveränderten Daten nicht erforderlich.
4. Speichermedien und -ort bestimmen
Eine Datenkopie ist nur dann sicher, wenn sie in einem anderen Gebäude oder Brandschutzabschnitt aufbewahrt wird als das Original. Für die Sicherung von Notebooks & Co. bedeutet das, die Sicherung auf ein Medium wie eine externe Festplatte im Home Office reicht nicht aus. Ein Backup sollte immer auf die Speichermedien im dafür vorgesehenen Serverraum oder Rechenzentrum des Unternehmens erfolgen – beispielsweise auf einen eigens dafür bereitgestellten Backup-Server.
5. Datenträger richtig rotieren
Viele kleine Unternehmen arbeiten nach dem Großvater-Vater-Sohn-Prinzip. Bei diesem ergänzen sich tägliche, wöchentliche und monatliche Datensicherungen. Dabei ist es wichtig, alle täglichen Datensicherungen so lange aufzubewahren, bis die Wochensicherung erfolgt ist. So lässt sich das System bei Bedarf auch am Ende einer Woche schnell vollständig wiederherstellen.
6. Wiederherstellung durchdenken
Das Wiederherstellen des Systems ist nicht selten das eigentliche Problem, über das Unternehmen stolpern. Ein durchdachtes Sicherungskonzept hält auch stets einen vollständigen Plan zum Restore der Daten bereit. Dieser Vorgang sollte bei einem reinen Software-Problem nicht länger als einige Minuten dauern. Für mobile Endgeräte ist es wichtig, dass die IT-Administratoren auch aus der Ferne auf die Backup-Funktionen zugreifen können.
7. Ernstfall regelmäßig proben
Ein Plan für den Ernstfall ist nur die halbe Miete: In der Praxis stellen Unternehmen häufig erst im Ernstfall fest, dass ein Backup nicht lesbar ist. Daher ist es empfehlenswert, regelmäßig Stichproben durchzuführen, ob sich die Backup-Daten auch tatsächlich mit wenig Aufwand wiederherstellen lassen. Bei einem Netz von unterschiedlichen Standorten und mobilen Anwendern ist es wichtig, dass die IT-Administratoren alle ans Unternehmensnetz angeschlossenen Geräte einbeziehen können.
8. Verhaltensregeln und Pflichten festlegen und überwachen
Das IT-Team sollte die Einstellungen verpflichtend vorgeben beziehungsweise bereits so festlegen, dass die Nutzer der mobilen Endgeräte sie nicht aus Versehen ändern können. Es empfiehlt sich, das Backup automatisiert zu starten beziehungsweise aus der Ferne zu initiieren. Das verringert den Aufwand für die IT-Administratoren sowie die Anwender selbst. Zudem sollten Unternehmen vorgeben, welche Maßnahmen die Anwender selbst ergreifen müssen, etwa das Notebook mit einer gewissen Regelmäßigkeit ans Netz anzuschließen.
1. Aufgaben und Zuständigkeiten definieren
Unternehmensdaten sind sensible Daten, die besonderen Schutzes bedürfen: Sie sind so zu sichern, dass sie weder verloren gehen, noch Unbefugten in die Hände fallen. Doch schon im Umfeld klassischer PCs können gerade durch diese Absicherungen mitunter wichtige Informationen in die falschen Hände geraten. Auf mobile Endgeräte wie Notebooks trifft dies umso mehr zu. Jedes Unternehmen sollte daher von Anfang an klären, wer für einen bestimmten Datenbereich verantwortlich ist, wer die Passwörter kennt und wer die Wiederherstellung starten kann. Wichtig sind außerdem Leitlinien für die Anwender für den sorgfältigen Umgang mit den mobilen Gerätschaften.
2. Backup-Software auswählen
Unternehmen, die mobile Endgeräte nutzen, sollten eine Backup-Lösung wählen, die diese standardmäßig einbindet. Zudem ist es wichtig, dass sich die Lösung bei Bedarf erweitern lässt – zum Beispiel bei erhöhtem Datenvolumen oder einer steigenden Anzahl an zu sichernden Rechnern. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Daten im Ernstfall nur mit großem Aufwand wiederhergestellt werden können.
3. Backup-Frequenz festlegen
Grundsätzlich sollten die Abstände zwischen den Sicherungen dem tatsächlichen Datenfluss entsprechen. Dabei bietet sich ein fester Rhythmus für den Sicherungslauf an. Zudem ist es sinnvoll, besondere Ereignisse zu berücksichtigen: Wenn etwa bei einem Kundenbesuch vor Ort spezielle Erkenntnisse gewonnen und digital erfasst wurden, sollte eine Datensicherung erfolgen. Wird dagegen – zum Beispiel über Weihnachten – einige Tage nicht gearbeitet, ist eine erneute Sicherung der unveränderten Daten nicht erforderlich.
4. Speichermedien und -ort bestimmen
Eine Datenkopie ist nur dann sicher, wenn sie in einem anderen Gebäude oder Brandschutzabschnitt aufbewahrt wird als das Original. Für die Sicherung von Notebooks & Co. bedeutet das, die Sicherung auf ein Medium wie eine externe Festplatte im Home Office reicht nicht aus. Ein Backup sollte immer auf die Speichermedien im dafür vorgesehenen Serverraum oder Rechenzentrum des Unternehmens erfolgen – beispielsweise auf einen eigens dafür bereitgestellten Backup-Server.
5. Datenträger richtig rotieren
Viele kleine Unternehmen arbeiten nach dem Großvater-Vater-Sohn-Prinzip. Bei diesem ergänzen sich tägliche, wöchentliche und monatliche Datensicherungen. Dabei ist es wichtig, alle täglichen Datensicherungen so lange aufzubewahren, bis die Wochensicherung erfolgt ist. So lässt sich das System bei Bedarf auch am Ende einer Woche schnell vollständig wiederherstellen.
6. Wiederherstellung durchdenken
Das Wiederherstellen des Systems ist nicht selten das eigentliche Problem, über das Unternehmen stolpern. Ein durchdachtes Sicherungskonzept hält auch stets einen vollständigen Plan zum Restore der Daten bereit. Dieser Vorgang sollte bei einem reinen Software-Problem nicht länger als einige Minuten dauern. Für mobile Endgeräte ist es wichtig, dass die IT-Administratoren auch aus der Ferne auf die Backup-Funktionen zugreifen können.
7. Ernstfall regelmäßig proben
Ein Plan für den Ernstfall ist nur die halbe Miete: In der Praxis stellen Unternehmen häufig erst im Ernstfall fest, dass ein Backup nicht lesbar ist. Daher ist es empfehlenswert, regelmäßig Stichproben durchzuführen, ob sich die Backup-Daten auch tatsächlich mit wenig Aufwand wiederherstellen lassen. Bei einem Netz von unterschiedlichen Standorten und mobilen Anwendern ist es wichtig, dass die IT-Administratoren alle ans Unternehmensnetz angeschlossenen Geräte einbeziehen können.
8. Verhaltensregeln und Pflichten festlegen und überwachen
Das IT-Team sollte die Einstellungen verpflichtend vorgeben beziehungsweise bereits so festlegen, dass die Nutzer der mobilen Endgeräte sie nicht aus Versehen ändern können. Es empfiehlt sich, das Backup automatisiert zu starten beziehungsweise aus der Ferne zu initiieren. Das verringert den Aufwand für die IT-Administratoren sowie die Anwender selbst. Zudem sollten Unternehmen vorgeben, welche Maßnahmen die Anwender selbst ergreifen müssen, etwa das Notebook mit einer gewissen Regelmäßigkeit ans Netz anzuschließen.
