Die Erstellung und Dokumentation von Verwendungsnachweisen etwa für öffentliche Mittel oder private Mittelgeber verursacht in vielen Unternehmen nicht nur einen immensen Verwaltungsaufwand, sondern birgt aufgrund vielfach manueller Verarbeitungsprozesse auch hohe Fehlerrisiken. Mit „verna“ hat das in Schloß Holte-Stukenbrock ansässige IT-Systemhaus LANOS erstmals eine Lösung entwickelt, die eine einfache, transparente Verwaltung von Verwendungsnachweisen erlaubt und diese in einem automatisierten Verfahren direkt aus der DATEV Buchhaltung erzeugt.
Die Erstellung regelmäßiger Verwendungsnachweise dient der Dokumentationspflicht für Mittelgeber und Wirtschaftsprüfer gleichermaßen. „In vielen sozialen Einrichtungen wird diese Herausforderung jedoch noch über eine händische Ansammlung verschiedenster Daten, Tabellen und Belege gelöst, die in der Handhabung im Arbeitsalltag einen erheblichen Mehraufwand mit sich bringen. Dies gestaltet sich in der Praxis nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig, da mitunter mehrere Mitarbeiter an diesem manuellen Prozess verantwortlich beteiligt sind“, weiß LANOS Geschäftsführer Hans-Jürgen Fockel.
verna sorgt für einfache Verwaltung und mehr Transparenz
Mit der Mehrnutzer-fähigen Softwarelösung verna erhalten Unternehmen nun ein einfaches Instrument an die Hand, mit dem sich Verwendungsnachweise schnell und komfortabel erstellen sowie Auswertungen bedarfsgerecht erzeugen lassen. So erlaubt verna den Prozessbeteiligten wie auch den Geldgebern etwa eine Wirtschaftsjahr-übergreifende Analyse von Projekten und eine komfortable Verwaltung von Ansprechpartnern mit eingebetteter Notizfunktion. Eine einfache Dokumentenverwaltung sorgt für eine jederzeitige Nachvollziehbarkeit der Projekte. Umfangreiche Plausibilitätsprüfungen stellen dabei ein Höchstmaß an Datenkonsistenz sicher, so dass inkorrekte Angaben nicht automatisch zu fehlerhaften Ergebnissen führen. „Dadurch, dass sich die Geldgeberstammdaten und Projekte direkt aus der DATEV Umgebung heraus übernehmen lassen, wird der Erstellungsprozess massiv vereinfacht. Was mitunter damals Tage benötigte, um Verwendungsnachweise anforderungsgerecht für die Mittelgeber aufzubereiten, ist mit verna dank automatisierter Verfahren und einer flexiblen Reportstruktur in weniger als 30 Minuten erledigt“, so Hans-Jürgen Fockel.
Schneller Einstieg und intuitive Bedienung
verna richtet sich an soziale Einrichtungen wie etwa Verbände, Kammern, Vereine, öffentliche Institutionen, Kanzleien mit Fördergruppen, Universitäten oder sonstige Betriebe, die Dokumentationspflichten unterliegen und Verwendungsnachweise für ihre Mittelgeber oder Wirtschaftsprüfer erstellen müssen.
Die Einführung von verna gestaltet sich so schnell wie einfach. Auch aufwändige Schulungen sind dank der intuitiven, prozessbegleitenden Bedienoberfläche nicht erforderlich. Der Einsatz von verna lohnt sich bereits ab dem ersten Projekt.
Die Erstellung regelmäßiger Verwendungsnachweise dient der Dokumentationspflicht für Mittelgeber und Wirtschaftsprüfer gleichermaßen. „In vielen sozialen Einrichtungen wird diese Herausforderung jedoch noch über eine händische Ansammlung verschiedenster Daten, Tabellen und Belege gelöst, die in der Handhabung im Arbeitsalltag einen erheblichen Mehraufwand mit sich bringen. Dies gestaltet sich in der Praxis nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig, da mitunter mehrere Mitarbeiter an diesem manuellen Prozess verantwortlich beteiligt sind“, weiß LANOS Geschäftsführer Hans-Jürgen Fockel.
verna sorgt für einfache Verwaltung und mehr Transparenz
Mit der Mehrnutzer-fähigen Softwarelösung verna erhalten Unternehmen nun ein einfaches Instrument an die Hand, mit dem sich Verwendungsnachweise schnell und komfortabel erstellen sowie Auswertungen bedarfsgerecht erzeugen lassen. So erlaubt verna den Prozessbeteiligten wie auch den Geldgebern etwa eine Wirtschaftsjahr-übergreifende Analyse von Projekten und eine komfortable Verwaltung von Ansprechpartnern mit eingebetteter Notizfunktion. Eine einfache Dokumentenverwaltung sorgt für eine jederzeitige Nachvollziehbarkeit der Projekte. Umfangreiche Plausibilitätsprüfungen stellen dabei ein Höchstmaß an Datenkonsistenz sicher, so dass inkorrekte Angaben nicht automatisch zu fehlerhaften Ergebnissen führen. „Dadurch, dass sich die Geldgeberstammdaten und Projekte direkt aus der DATEV Umgebung heraus übernehmen lassen, wird der Erstellungsprozess massiv vereinfacht. Was mitunter damals Tage benötigte, um Verwendungsnachweise anforderungsgerecht für die Mittelgeber aufzubereiten, ist mit verna dank automatisierter Verfahren und einer flexiblen Reportstruktur in weniger als 30 Minuten erledigt“, so Hans-Jürgen Fockel.
Schneller Einstieg und intuitive Bedienung
verna richtet sich an soziale Einrichtungen wie etwa Verbände, Kammern, Vereine, öffentliche Institutionen, Kanzleien mit Fördergruppen, Universitäten oder sonstige Betriebe, die Dokumentationspflichten unterliegen und Verwendungsnachweise für ihre Mittelgeber oder Wirtschaftsprüfer erstellen müssen.
Die Einführung von verna gestaltet sich so schnell wie einfach. Auch aufwändige Schulungen sind dank der intuitiven, prozessbegleitenden Bedienoberfläche nicht erforderlich. Der Einsatz von verna lohnt sich bereits ab dem ersten Projekt.
