Die LeasePlan Deutschland GmbH, einer der größten markenneutralen Fuhrparkmanagement-Gesellschaften, stellt mit FleetReporting die neue Generation ihres Internet-Kostenreportings vor. Damit wird das bisherige System Plan8Push abgelöst. FleetReporting ermöglicht über zahlreiche Standard- aber auch kundenindividuelle Reports das Controlling, die Planung, Analyse und Optimierung aller Fuhrparkkosten. Dazu laufen für jedes Leasingfahrzeug während seiner gesamten Laufzeit alle Detailkosten in das System ein. Alle in FleetReporting gespeicherten Daten können mit einem Klick in Excel-Tabellen überführt und weiterverarbeitet werden.
Die wesentlichen Verbesserungen liegen in einem moderneren Programmdesign, das einen übersichtlicheren und damit schnelleren Zugriff auf alle Fuhrparkdaten ermöglicht. Dazu gehören beispielsweise neue Trendübersichten über längerfristige Entwicklungen einzelner Kostenarten sowie die neue "Drill through"-Funktion, mittels derer Detaildaten auf einen Mausklick sichtbar werden.
LeasePlan-Kunden mit internationalen Fuhrparks finden in FleetReporting über ihre Gesamtflotte konsolidierte International Business Reports.
Auf Kundenwunsch können über eine Push-Technologie auch regelmäßig gezielt Reports per e-Mail verschickt werden.
Ein Beispiel verdeutlicht die Vorteile eines ausgereiften Kostenreportings: FleetReporting zeigt in einem gesonderten Report den Einsatz von teuren Hochleistungskraftstoffen. Für Unternehmen mit größeren Fuhrparks lassen sich allein durch diese Kontrolle spürbare Einsparungen erzielen. Legt man zugrunde, dass ein Liter Hochleistungskraftstoff durchschnittlich um zehn Cent teurer ist als normaler Kraftstoff, ergibt sich bei einer Flotte von 100 Fahrzeugen mit einem durchschnittlichen Verbrauch von 7 Litern pro 100 km und 40.000 km jährlicher Laufleistung pro Fahrzeug ein Einsparungspotenzial von 28.000 Euro pro Jahr.
Neben FleetReporting stellt LeasePlan ihren Kunden zur umfassenden Optimierung von Standardprozessen außerdem die Internetanwendungen e-Manager, e-Driver und e-Papers zur Verfügung.
Der e-Manager ist die Kommunikationsplattform des Fuhrparkverantwortlichen mit LeasePlan. Alle wichtigen kundenspezifischen Daten wie Einkaufskonditionen, Dienstwagenordnung, Referenzgruppen, zugelassene Laufzeit- und Laufleistungskombinationen sind dort hinterlegt. Über den e-Manager kann der Fuhrparkverantwortliche Fahrzeuge kalkulieren und online bei LeasePlan bestellen sowie Standardvorgänge bearbeiten wie beispielsweise die Anforderung eines Ersatzfahrzeugs, Kaufpreisanfragen oder die Abholung eines Fahrzeugs bei Vertragsende. Außerdem dient der e-Manager als intelligentes Wiedervorlagesystem. Der Fuhrparkverantwortliche erhält automatisch eine Liste der zum Austausch anstehenden Fahrzeuge, aus der sich personalisierte Zugänge für die betreffenden Fahrer für den e-Driver generieren lassen. Der e-Manager bietet darüber hinaus eine übersichtliche Fahrerverwaltung, in der der Fuhrparkverantwortliche Daten zu neuen Fahrern anlegen oder auch Fahrerwechsel für ein Leasingfahrzeug vornehmen kann. Alle über den e-Manager angestoßenen Vorgänge münden bei LeasePlan in einem automatischen Workflow, der die Verteilung auf die zuständige Abteilung und die dortige fristgerechte Bearbeitung sicherstellt.
Der e-Driver ermöglicht den Dienstwagennutzern die Fahrzeugkonfiguration und Kalkulation der Leasingrate bequem am Bildschirm. Dabei werden alle kundenspezifischen Konditionen und Vorgaben beachtet. Der e-Driver weist auch die Höhe der Selbstbeteiligung sowie den zu versteuernden geldwerten Vorteil aus. Durch Fahrzeugvergleiche findet der Mitarbeiter schnell zu seinem persönlichen Wunschfahrzeug im Rahmen der für ihn geltenden Dienstwagenordnung. Den Bestellantrag übermittelt er per Mausklick in den e-Manager, von wo aus er vom Fuhrparkverantwortlichen weiter bearbeitet werden kann.
Mit e-Papers bietet LeasePlan derzeit als einzige Fuhrparkmanagement-Gesellschaft die papierlose Verwaltung der Fahrzeugakten an. Alle Dokumente für jedes bei LeasePlan unter Vertrag stehende Fahrzeug wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Fahrerinformationen werden auf einem Server unter höchsten Datenschutzvorgaben bereitgestellt. Auch hier werden die Dokumente durch automatische Workflows stets an der richtigen Stelle auf dem Server abgelegt. Um Arbeitsabläufe beim Kunden zusätzlich zu beschleunigen, können außer dem Fuhrparkverantwortlichen auf Wunsch noch weitere Personen Zugriff auf die Dokumente erhalten. Mit dem Zusatzmodul e-Papers Plus kann der Kunde dieser virtuellen Fahrzeugakte selbst alle Arten von Dokumenten hinzufügen und festlegen, ob diese auch für LeasePlan einsehbar sein sollen. So gestaltet sich der tägliche Ablageprozess effizienter und entlastet die Papierarchive.
Johan Friman, Vorsitzender der Geschäftsleitung der LeasePlan Deutschland GmbH, betont die wachsende Bedeutung der Internetanwendungen in der Kundenbetreuung: "Unsere e-Tools dienen der Prozessoptimierung im Tagesgeschäft unserer Kunden. Erst wenn alle Systeme sinnvoll ineinander greifen, können unsere Kunden und wir selbst davon maximal profitieren. Während des gesamten Lebenszyklus eines Leasingfahrzeugs bei LeasePlan werden alle Standardvorgänge durch unsere e-Tools abgebildet. Mit Hilfe der Automatisierung und vor allem durch die Übernahme der Geschäftsvorgänge in Workflows garantieren wir unseren Kunden ein Höchstmaß an Schnelligkeit, Fehlerfreiheit und damit Effizienz."
Die wesentlichen Verbesserungen liegen in einem moderneren Programmdesign, das einen übersichtlicheren und damit schnelleren Zugriff auf alle Fuhrparkdaten ermöglicht. Dazu gehören beispielsweise neue Trendübersichten über längerfristige Entwicklungen einzelner Kostenarten sowie die neue "Drill through"-Funktion, mittels derer Detaildaten auf einen Mausklick sichtbar werden.
LeasePlan-Kunden mit internationalen Fuhrparks finden in FleetReporting über ihre Gesamtflotte konsolidierte International Business Reports.
Auf Kundenwunsch können über eine Push-Technologie auch regelmäßig gezielt Reports per e-Mail verschickt werden.
Ein Beispiel verdeutlicht die Vorteile eines ausgereiften Kostenreportings: FleetReporting zeigt in einem gesonderten Report den Einsatz von teuren Hochleistungskraftstoffen. Für Unternehmen mit größeren Fuhrparks lassen sich allein durch diese Kontrolle spürbare Einsparungen erzielen. Legt man zugrunde, dass ein Liter Hochleistungskraftstoff durchschnittlich um zehn Cent teurer ist als normaler Kraftstoff, ergibt sich bei einer Flotte von 100 Fahrzeugen mit einem durchschnittlichen Verbrauch von 7 Litern pro 100 km und 40.000 km jährlicher Laufleistung pro Fahrzeug ein Einsparungspotenzial von 28.000 Euro pro Jahr.
Neben FleetReporting stellt LeasePlan ihren Kunden zur umfassenden Optimierung von Standardprozessen außerdem die Internetanwendungen e-Manager, e-Driver und e-Papers zur Verfügung.
Der e-Manager ist die Kommunikationsplattform des Fuhrparkverantwortlichen mit LeasePlan. Alle wichtigen kundenspezifischen Daten wie Einkaufskonditionen, Dienstwagenordnung, Referenzgruppen, zugelassene Laufzeit- und Laufleistungskombinationen sind dort hinterlegt. Über den e-Manager kann der Fuhrparkverantwortliche Fahrzeuge kalkulieren und online bei LeasePlan bestellen sowie Standardvorgänge bearbeiten wie beispielsweise die Anforderung eines Ersatzfahrzeugs, Kaufpreisanfragen oder die Abholung eines Fahrzeugs bei Vertragsende. Außerdem dient der e-Manager als intelligentes Wiedervorlagesystem. Der Fuhrparkverantwortliche erhält automatisch eine Liste der zum Austausch anstehenden Fahrzeuge, aus der sich personalisierte Zugänge für die betreffenden Fahrer für den e-Driver generieren lassen. Der e-Manager bietet darüber hinaus eine übersichtliche Fahrerverwaltung, in der der Fuhrparkverantwortliche Daten zu neuen Fahrern anlegen oder auch Fahrerwechsel für ein Leasingfahrzeug vornehmen kann. Alle über den e-Manager angestoßenen Vorgänge münden bei LeasePlan in einem automatischen Workflow, der die Verteilung auf die zuständige Abteilung und die dortige fristgerechte Bearbeitung sicherstellt.
Der e-Driver ermöglicht den Dienstwagennutzern die Fahrzeugkonfiguration und Kalkulation der Leasingrate bequem am Bildschirm. Dabei werden alle kundenspezifischen Konditionen und Vorgaben beachtet. Der e-Driver weist auch die Höhe der Selbstbeteiligung sowie den zu versteuernden geldwerten Vorteil aus. Durch Fahrzeugvergleiche findet der Mitarbeiter schnell zu seinem persönlichen Wunschfahrzeug im Rahmen der für ihn geltenden Dienstwagenordnung. Den Bestellantrag übermittelt er per Mausklick in den e-Manager, von wo aus er vom Fuhrparkverantwortlichen weiter bearbeitet werden kann.
Mit e-Papers bietet LeasePlan derzeit als einzige Fuhrparkmanagement-Gesellschaft die papierlose Verwaltung der Fahrzeugakten an. Alle Dokumente für jedes bei LeasePlan unter Vertrag stehende Fahrzeug wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Fahrerinformationen werden auf einem Server unter höchsten Datenschutzvorgaben bereitgestellt. Auch hier werden die Dokumente durch automatische Workflows stets an der richtigen Stelle auf dem Server abgelegt. Um Arbeitsabläufe beim Kunden zusätzlich zu beschleunigen, können außer dem Fuhrparkverantwortlichen auf Wunsch noch weitere Personen Zugriff auf die Dokumente erhalten. Mit dem Zusatzmodul e-Papers Plus kann der Kunde dieser virtuellen Fahrzeugakte selbst alle Arten von Dokumenten hinzufügen und festlegen, ob diese auch für LeasePlan einsehbar sein sollen. So gestaltet sich der tägliche Ablageprozess effizienter und entlastet die Papierarchive.
Johan Friman, Vorsitzender der Geschäftsleitung der LeasePlan Deutschland GmbH, betont die wachsende Bedeutung der Internetanwendungen in der Kundenbetreuung: "Unsere e-Tools dienen der Prozessoptimierung im Tagesgeschäft unserer Kunden. Erst wenn alle Systeme sinnvoll ineinander greifen, können unsere Kunden und wir selbst davon maximal profitieren. Während des gesamten Lebenszyklus eines Leasingfahrzeugs bei LeasePlan werden alle Standardvorgänge durch unsere e-Tools abgebildet. Mit Hilfe der Automatisierung und vor allem durch die Übernahme der Geschäftsvorgänge in Workflows garantieren wir unseren Kunden ein Höchstmaß an Schnelligkeit, Fehlerfreiheit und damit Effizienz."
