EU-weit gültige Neuerungen im Zollrecht machen es notwendig, dass Unternehmen ihre internen Prozesse immer wieder hinterfragen und neu organisieren. So sehen die jüngsten gesetzlichen Vorgaben der Europäischen Union (EU) unter anderem vor, dass Zollanmeldungen ab dem 1. Juli 2009 nur noch elektronisch abgewickelt werden können. Den Unternehmen bleiben nur noch wenige Monate, um die Umstellung von der papiergestützten auf die elektronische Abwicklung vorzunehmen. Was zu tun ist, um diesen Termin einzuhalten, ist für am Außenhandel teilnehmende Unternehmen derzeit eine zentrale Frage und Herausforderung zugleich. Daher hat sich die diesjährige Zollstudie "Zoll in Bewegung" diesem Thema gewidmet und die Positionierungsstrategien der exportorientierten deutschen Wirtschaft untersucht. Herausgeber der empirischen Befragung sind das Dortmunder IT-Beratungsunternehmen MATERNA GmbH, die AWB Steuerberatungsgesellschaft mbH, die AWA AUSSENWIRTSCHAFTS-AKADEMIE GmbH und das Institut für Steuerrecht an der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster. Interessierte Unternehmen können die vollständige Auswertung unter www.zollstudie.de anfordern.
Dass das Thema den Unternehmen unter den Nägeln brennt, verdeutlicht die hohe Beteiligung von knapp 900 Unternehmen. Die Studie hat gezeigt, dass Unternehmen, die ihre Logistik- und Zollprozesse konsequent in den Mittelpunkt ihrer Tätigkeiten stellen und ihre Unternehmensorganisation prozessorientiert gestalten, deutlich besser auf die gesetzlichen Änderungen vorbereitet sind. Insgesamt begreifen die befragten Unternehmen die Veränderungen durchaus als Chance und restrukturieren ihre Geschäftsprozesse oder durchleuchten ihr derzeitigen Organisationsstrukturen. Den befürchteten Verschlechterungen durch die neuen gesetzlichen Vorgaben, wie beispielsweise der Wegfall von Erleichterungen in der Zollabfertigung, stehen die Unternehmen eher gelassen gegenüber.
Insgesamt sehen sich zwei Drittel (64 Prozent) der Unternehmen gut ein halbes Jahr vor Inkrafttreten der neuen Exportregeln bereits heute organisatorisch gut aufgestellt. Demgegenüber sehen dennoch 43 Prozent der Befragten das Risiko, den Termin zum 1. Juli 2009 zu überschreiten. Hierbei ist vor allem kritisch anzusehen, dass trotz dieser Bedenken immerhin ein Drittel der Unternehmen keine Alternative für den Fall einer nicht fristgerechten Umsetzung der gesetzlichen Verpflichtungen vorsehen. Nur 12 Prozent sehen hier keinerlei Risiken.
Im Hinblick auf künftige Entwicklungen sind die Erwartungen im deutschen Außenhandel hoch. So stimmen 84 Prozent der Befragten der These zu, dass die radikale Reform der Ein- und Ausfuhrzollverfahren und die dadurch verringerte Anzahl der Verfahren, wie sie im modernisierten Zollkodex geplant sind, zu einer Erleichterung der Zollabwicklung führt. Darüber hinaus erwarten die Unternehmen eine gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit.
Die Ergebnisse der Zollstudie 2008 im Einzelnen Die Zollstudie 2008 hat sich mit vier Schwerpunktthemen beschäftigt: der Organisation der Zollprozesse, dem Authorized Economic Operator (AEO), der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben und dem Thema Compliance im Außenhandel.
Organisation der Zollprozesse: Wesentlich für eine effiziente Zollabwicklung sind die Organisation der Verantwortlichkeiten sowie der Umfang der Arbeits- und Organisationsanweisungen. Die Studie hat gezeigt, dass sich mit einer prozessorientierten Organisation die Zollprozesse deutlich effizienter abstimmen lassen im Vergleich zur funktional orientierten Organisationsform. So bewerten 72 Prozent der Unternehmen mit prozessorientierter Organisation ihre umgesetzten Maßnahmen als ausreichend. Mit der damit einhergehenden höheren Flexibilität lassen sich sowohl das tägliche Kerngeschäft bei der Aus- und Einfuhr als auch die sich ändernden zollrechtlichen Anforderungen leichter bewältigen beziehungsweise umsetzen. So ist in vielen Firmen grundsätzlich das Bewusstsein vorhanden, dass der Zoll- und Logistikprozess einer eindeutigen Verantwortung bedarf. Um die zollrechtlichen Veränderungen zu bewältigen, ist es von entscheidender Bedeutung, diese beiden Prozesse aufeinander abzustimmen. Bei einem Drittel der Befragten ist der Zollprozess bereits in den Logistikprozess integriert. Bei weiteren 30 Prozent ist der Zollprozess zwar eigenständig, aber fester Bestandteil der logistischen Abläufe.
Authorized Economic Operator (AEO): Darüber hinaus hat die Zollstudie die bisherigen Erfahrungen der Unternehmen mit dem Zertifizierungsprozess zum Authorized Economic Operator (AEO) untersucht, dem so genannten Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten. Im Rahmen der europaweiten Zollabfertigung gelten Unternehmen, denen der Status eines Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten verliehen wurde, als besonders vertrauenswürdig und zuverlässig. Nur vier Prozent der Befragten sind derzeit AEO-zertifiziert. Die weitaus meisten Unternehmen befinden sich noch im Zertifizierungsprozess, der ein durchdachtes Projekt-Management erfordert. Um AEO zu werden, muss ein Großteil der befragten Unternehmen (76 Prozent) Anpassungen durchführen - beispielsweise Änderungen von Verfahrens- und Organisationsanweisungen. Die Vorteile, AEO zu werden, sind den Unternehmen bewusst: 76 Prozent bewerten den Status daher als Qualitätssiegel. Die gegenseitige Anerkennung vergleichbarer Zertifikate anderer Handelszonen sehen ebenfalls 76 Prozent als eine wichtige Voraussetzung für eine Vereinfachung im internationalen Handel.
Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben: Von zentraler Bedeutung für international tätige Unternehmen ist derzeit die Einführung der elektronischen Zollabwicklung, die zum 1. Juli 2009 verpflichtend wird. Fragt man konkret nach deren Umsetzung, fühlen sich nur knapp ein Viertel der Befragten (23 Prozent) völlig ausreichend vorbereitet, um diese in ihrer Unternehmensorganisation umzusetzen. Ein wesentliches Kriterium bei der Einführung der elektronischen Zollabwicklung und damit der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben ist die Wahl der Architektur der Informationstechnologie (IT), mit der die betriebliche Integration vorgenommen werden soll. Hierbei nutzen beispielsweise 38 Prozent der befragten Unternehmen eine firmeneigene Zoll-Software, die mit dem IT-Verfahren der deutschen Zollverwaltung (ATLAS) kommunizieren kann. Weitere 46 Prozent nutzen einen externen IT-Dienstleister für die Übermittlung ihrer zollrelevanten Daten. Neun Prozent nutzen die kostenlose Internet-Ausfuhranmeldung. Ein Fünftel (21 Prozent) hat die frühzeitige Verfügbarkeit der elektronischen Zollabwicklung in ATLAS für sich genutzt und diese Umsetzungen schon vorgenommen. Die meisten Unternehmen, die ATLAS noch nicht nutzen, planen, die gesetzlichen Vorgaben im zweiten Halbjahr 2008 (48 Prozent) und im ersten Quartal 2009 (33 Prozent) umzusetzen.
Die Zollstudie 2008 hat auch die Außenwirtschaftsprojekte untersucht, die für die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben aufgesetzt wurden und die Faktoren, die für den Erfolg dieser Projekte verantwortlich sind. Demnach bevorzugen 80 Prozent der Unternehmen den Einsatz von Standard-Zoll-Software, die sich in ihrem Außenwirtschaftsprojekt zur Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben ausreichend aufgestellt fühlen. 76 Prozent der Unternehmen, die eine positive Selbsteinschätzung bezüglich ihrer Außenwirtschaftsprojekte aufweisen, sehen die Einbeziehung von Vorsystemen (zum Beispiel Warenwirtschaftssysteme) als eine sinnvolle Projekt-Management-Maßnahme. Maßnahmen des Projekt-Managements sind für 73 Prozent der Unternehmen die Unterstützung durch externe Berater und für 72 Prozent der Einsatz eines firmeneigenen standardisierten Vorgehensmodells.
Compliance im Außenhandel: Die Exportkontrolle gewinnt zunehmend an Bedeutung. Deswegen hat die Zollstudie 2008 "Compliance im Außenhandel" als Schwerpunktthema behandelt und die deutsche Exportkontrolllandschaft detailliert untersucht. Von den befragten Unternehmen sind 22 Prozent Verbringer oder Ausführer genehmigungspflichtiger (so genannter gelisteter) Güter und müssen sich daher firmenintern mit der güterbezogenen Exportkontrolle auseinandersetzen. Die meisten Unternehmen sind sich der Sensibilität bestimmter Vorgänge (etwa Umgang mit gelisteten Rüstungsgütern oder genehmigungspflichtigen Technologien) bewusst und haben durch personelle Maßnahmen sowie entsprechende Arbeits- und Organisationsanweisungen vorgesorgt, wenn auch bei einigen Unternehmen hier Nachholbedarf erkennbar ist.
Über die Studie
Die Projektpartner haben die Zollstudie bereits im zweiten Jahr in Folge durchgeführt. Prof. Dr. Hans-Michael Wolffgang, Leiter der Abteilung Zölle und Verbrauchsteuern am Institut für Steuerrecht der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster, hat das Projekt unterstützt. 899 Verantwortliche aus den Bereichen Zoll und Exportwirtschaft haben zwischen Juni und August 2008 an der Zollstudie teilgenommen - das ist ein Anstieg der Beteiligung um über 60 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Die Branchenherkunft der befragten Unternehmen ist sehr heterogen. Die Hälfte der befragten Unternehmen beschäftigen mehr als 500 Mitarbeiter. Damit sind große sowie kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) je zur Hälfte vertreten. Die Zollstudie 2009 wird die Themen "Zoll und Logistik" in den Mittelpunkt stellen.
AWB Steuerberatungsgesellschaft mbH
Die Kernkompetenzen der 2005 gegründeten AWB Steuerberatungsgesellschaft mbH mit Sitz in Münster liegen in der Beratung hinsichtlich grenzüberschreitender Warenverkehre. Schnelle und individuelle Beratung, aktuelle Informationen und ein direkter Kontakt zum Berater zeichnen die AWB aus. Die Berater der AWB sind weltweit auch als Dozenten im Fachseminaren und Kongressen zum Zoll-, Steuer- und Außenwirtschaftsrecht tätig. Zu den Leistungen der AWB gehören unter anderem die Unterstützung bei Außenwirtschafts- oder Zollprüfungen, die Prüfung und Optimierung präferentieller Warenverkehre oder die Optimierung der Supply Chain unter zoll- und steuerrechtlichen Gesichtspunkten. Die AWB begleitet Unternehmen bei der Vorbereitung auf den Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten (AEO): Dazu gehören beispielsweise die Prüfung der Bewilligungsvoraussetzungen, die Analyse der potenziellen Risiken im Unternehmen und die Erstellung eines Konzepts mit risikominimierenden Maßnahmen. Während des Antragsprozesses und auch nach der Zertifizierung steht die AWB den Zollbehörden als Ansprechpartner zur Verfügung.
AWA AUSSENWIRTSCHAFTS-AKADEMIE GmbH
Seit 1996 schult die AWA AUSSENWIRTSCHAFTS-AKADEMIE GmbH Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter international tätiger Unternehmen zu allen Fragen rund um den Außenhandel - seien es Zollabwicklung, Exportkontrolle oder Umsatzsteuer im grenzüberschreitenden Warenverkehr sowie Compliance und Organisation. Die Seminare finden im AWA Tagungszentrum in Münster sowie deutschlandweit in ausgesuchten Tagungshotels statt - oder als individuelles Inhouse Training direkt in den Unternehmen. Die staatlich zertifizierten Fernlehrgänge zu Zollpraxis, Exportkontrolle und Umsatzsteuer bieten eine weitere Möglichkeit der flexiblen Weiterbildung.
Dass das Thema den Unternehmen unter den Nägeln brennt, verdeutlicht die hohe Beteiligung von knapp 900 Unternehmen. Die Studie hat gezeigt, dass Unternehmen, die ihre Logistik- und Zollprozesse konsequent in den Mittelpunkt ihrer Tätigkeiten stellen und ihre Unternehmensorganisation prozessorientiert gestalten, deutlich besser auf die gesetzlichen Änderungen vorbereitet sind. Insgesamt begreifen die befragten Unternehmen die Veränderungen durchaus als Chance und restrukturieren ihre Geschäftsprozesse oder durchleuchten ihr derzeitigen Organisationsstrukturen. Den befürchteten Verschlechterungen durch die neuen gesetzlichen Vorgaben, wie beispielsweise der Wegfall von Erleichterungen in der Zollabfertigung, stehen die Unternehmen eher gelassen gegenüber.
Insgesamt sehen sich zwei Drittel (64 Prozent) der Unternehmen gut ein halbes Jahr vor Inkrafttreten der neuen Exportregeln bereits heute organisatorisch gut aufgestellt. Demgegenüber sehen dennoch 43 Prozent der Befragten das Risiko, den Termin zum 1. Juli 2009 zu überschreiten. Hierbei ist vor allem kritisch anzusehen, dass trotz dieser Bedenken immerhin ein Drittel der Unternehmen keine Alternative für den Fall einer nicht fristgerechten Umsetzung der gesetzlichen Verpflichtungen vorsehen. Nur 12 Prozent sehen hier keinerlei Risiken.
Im Hinblick auf künftige Entwicklungen sind die Erwartungen im deutschen Außenhandel hoch. So stimmen 84 Prozent der Befragten der These zu, dass die radikale Reform der Ein- und Ausfuhrzollverfahren und die dadurch verringerte Anzahl der Verfahren, wie sie im modernisierten Zollkodex geplant sind, zu einer Erleichterung der Zollabwicklung führt. Darüber hinaus erwarten die Unternehmen eine gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit.
Die Ergebnisse der Zollstudie 2008 im Einzelnen Die Zollstudie 2008 hat sich mit vier Schwerpunktthemen beschäftigt: der Organisation der Zollprozesse, dem Authorized Economic Operator (AEO), der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben und dem Thema Compliance im Außenhandel.
Organisation der Zollprozesse: Wesentlich für eine effiziente Zollabwicklung sind die Organisation der Verantwortlichkeiten sowie der Umfang der Arbeits- und Organisationsanweisungen. Die Studie hat gezeigt, dass sich mit einer prozessorientierten Organisation die Zollprozesse deutlich effizienter abstimmen lassen im Vergleich zur funktional orientierten Organisationsform. So bewerten 72 Prozent der Unternehmen mit prozessorientierter Organisation ihre umgesetzten Maßnahmen als ausreichend. Mit der damit einhergehenden höheren Flexibilität lassen sich sowohl das tägliche Kerngeschäft bei der Aus- und Einfuhr als auch die sich ändernden zollrechtlichen Anforderungen leichter bewältigen beziehungsweise umsetzen. So ist in vielen Firmen grundsätzlich das Bewusstsein vorhanden, dass der Zoll- und Logistikprozess einer eindeutigen Verantwortung bedarf. Um die zollrechtlichen Veränderungen zu bewältigen, ist es von entscheidender Bedeutung, diese beiden Prozesse aufeinander abzustimmen. Bei einem Drittel der Befragten ist der Zollprozess bereits in den Logistikprozess integriert. Bei weiteren 30 Prozent ist der Zollprozess zwar eigenständig, aber fester Bestandteil der logistischen Abläufe.
Authorized Economic Operator (AEO): Darüber hinaus hat die Zollstudie die bisherigen Erfahrungen der Unternehmen mit dem Zertifizierungsprozess zum Authorized Economic Operator (AEO) untersucht, dem so genannten Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten. Im Rahmen der europaweiten Zollabfertigung gelten Unternehmen, denen der Status eines Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten verliehen wurde, als besonders vertrauenswürdig und zuverlässig. Nur vier Prozent der Befragten sind derzeit AEO-zertifiziert. Die weitaus meisten Unternehmen befinden sich noch im Zertifizierungsprozess, der ein durchdachtes Projekt-Management erfordert. Um AEO zu werden, muss ein Großteil der befragten Unternehmen (76 Prozent) Anpassungen durchführen - beispielsweise Änderungen von Verfahrens- und Organisationsanweisungen. Die Vorteile, AEO zu werden, sind den Unternehmen bewusst: 76 Prozent bewerten den Status daher als Qualitätssiegel. Die gegenseitige Anerkennung vergleichbarer Zertifikate anderer Handelszonen sehen ebenfalls 76 Prozent als eine wichtige Voraussetzung für eine Vereinfachung im internationalen Handel.
Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben: Von zentraler Bedeutung für international tätige Unternehmen ist derzeit die Einführung der elektronischen Zollabwicklung, die zum 1. Juli 2009 verpflichtend wird. Fragt man konkret nach deren Umsetzung, fühlen sich nur knapp ein Viertel der Befragten (23 Prozent) völlig ausreichend vorbereitet, um diese in ihrer Unternehmensorganisation umzusetzen. Ein wesentliches Kriterium bei der Einführung der elektronischen Zollabwicklung und damit der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben ist die Wahl der Architektur der Informationstechnologie (IT), mit der die betriebliche Integration vorgenommen werden soll. Hierbei nutzen beispielsweise 38 Prozent der befragten Unternehmen eine firmeneigene Zoll-Software, die mit dem IT-Verfahren der deutschen Zollverwaltung (ATLAS) kommunizieren kann. Weitere 46 Prozent nutzen einen externen IT-Dienstleister für die Übermittlung ihrer zollrelevanten Daten. Neun Prozent nutzen die kostenlose Internet-Ausfuhranmeldung. Ein Fünftel (21 Prozent) hat die frühzeitige Verfügbarkeit der elektronischen Zollabwicklung in ATLAS für sich genutzt und diese Umsetzungen schon vorgenommen. Die meisten Unternehmen, die ATLAS noch nicht nutzen, planen, die gesetzlichen Vorgaben im zweiten Halbjahr 2008 (48 Prozent) und im ersten Quartal 2009 (33 Prozent) umzusetzen.
Die Zollstudie 2008 hat auch die Außenwirtschaftsprojekte untersucht, die für die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben aufgesetzt wurden und die Faktoren, die für den Erfolg dieser Projekte verantwortlich sind. Demnach bevorzugen 80 Prozent der Unternehmen den Einsatz von Standard-Zoll-Software, die sich in ihrem Außenwirtschaftsprojekt zur Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben ausreichend aufgestellt fühlen. 76 Prozent der Unternehmen, die eine positive Selbsteinschätzung bezüglich ihrer Außenwirtschaftsprojekte aufweisen, sehen die Einbeziehung von Vorsystemen (zum Beispiel Warenwirtschaftssysteme) als eine sinnvolle Projekt-Management-Maßnahme. Maßnahmen des Projekt-Managements sind für 73 Prozent der Unternehmen die Unterstützung durch externe Berater und für 72 Prozent der Einsatz eines firmeneigenen standardisierten Vorgehensmodells.
Compliance im Außenhandel: Die Exportkontrolle gewinnt zunehmend an Bedeutung. Deswegen hat die Zollstudie 2008 "Compliance im Außenhandel" als Schwerpunktthema behandelt und die deutsche Exportkontrolllandschaft detailliert untersucht. Von den befragten Unternehmen sind 22 Prozent Verbringer oder Ausführer genehmigungspflichtiger (so genannter gelisteter) Güter und müssen sich daher firmenintern mit der güterbezogenen Exportkontrolle auseinandersetzen. Die meisten Unternehmen sind sich der Sensibilität bestimmter Vorgänge (etwa Umgang mit gelisteten Rüstungsgütern oder genehmigungspflichtigen Technologien) bewusst und haben durch personelle Maßnahmen sowie entsprechende Arbeits- und Organisationsanweisungen vorgesorgt, wenn auch bei einigen Unternehmen hier Nachholbedarf erkennbar ist.
Über die Studie
Die Projektpartner haben die Zollstudie bereits im zweiten Jahr in Folge durchgeführt. Prof. Dr. Hans-Michael Wolffgang, Leiter der Abteilung Zölle und Verbrauchsteuern am Institut für Steuerrecht der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster, hat das Projekt unterstützt. 899 Verantwortliche aus den Bereichen Zoll und Exportwirtschaft haben zwischen Juni und August 2008 an der Zollstudie teilgenommen - das ist ein Anstieg der Beteiligung um über 60 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Die Branchenherkunft der befragten Unternehmen ist sehr heterogen. Die Hälfte der befragten Unternehmen beschäftigen mehr als 500 Mitarbeiter. Damit sind große sowie kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) je zur Hälfte vertreten. Die Zollstudie 2009 wird die Themen "Zoll und Logistik" in den Mittelpunkt stellen.
AWB Steuerberatungsgesellschaft mbH
Die Kernkompetenzen der 2005 gegründeten AWB Steuerberatungsgesellschaft mbH mit Sitz in Münster liegen in der Beratung hinsichtlich grenzüberschreitender Warenverkehre. Schnelle und individuelle Beratung, aktuelle Informationen und ein direkter Kontakt zum Berater zeichnen die AWB aus. Die Berater der AWB sind weltweit auch als Dozenten im Fachseminaren und Kongressen zum Zoll-, Steuer- und Außenwirtschaftsrecht tätig. Zu den Leistungen der AWB gehören unter anderem die Unterstützung bei Außenwirtschafts- oder Zollprüfungen, die Prüfung und Optimierung präferentieller Warenverkehre oder die Optimierung der Supply Chain unter zoll- und steuerrechtlichen Gesichtspunkten. Die AWB begleitet Unternehmen bei der Vorbereitung auf den Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten (AEO): Dazu gehören beispielsweise die Prüfung der Bewilligungsvoraussetzungen, die Analyse der potenziellen Risiken im Unternehmen und die Erstellung eines Konzepts mit risikominimierenden Maßnahmen. Während des Antragsprozesses und auch nach der Zertifizierung steht die AWB den Zollbehörden als Ansprechpartner zur Verfügung.
AWA AUSSENWIRTSCHAFTS-AKADEMIE GmbH
Seit 1996 schult die AWA AUSSENWIRTSCHAFTS-AKADEMIE GmbH Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter international tätiger Unternehmen zu allen Fragen rund um den Außenhandel - seien es Zollabwicklung, Exportkontrolle oder Umsatzsteuer im grenzüberschreitenden Warenverkehr sowie Compliance und Organisation. Die Seminare finden im AWA Tagungszentrum in Münster sowie deutschlandweit in ausgesuchten Tagungshotels statt - oder als individuelles Inhouse Training direkt in den Unternehmen. Die staatlich zertifizierten Fernlehrgänge zu Zollpraxis, Exportkontrolle und Umsatzsteuer bieten eine weitere Möglichkeit der flexiblen Weiterbildung.
