Total Cost of Ownership (TCO) definiert und ermittelt Radicati als Summe aus den Kosten für Anschaffung, Wartung, Administration, Migration und Upgrades, Datenspeicherung, Ausfallzeiten sowie Schulungen. In den ersten drei Jahren liegen diese für Exchange Server 2003 bei durchschnittlich 107,02 US-Dollar pro Nutzer und Jahr. Dem stehen 150,50 US-Dollar pro Anwender bei Lotus Notes/Domino 6 entgegen. Im ersten Jahr belaufen sich die Gesamtkosten auf 136,67 US-Dollar für die Microsoft- und auf 177,79 US-Dollar für die IBM-Lösung. Die vergleichsweise geringen Aufwendungen für Ausfallzeiten von 36,81 US-Dollar bei Exchange Server 2003 (98,00 US-Dollar bei Lotus Notes/Domino 6) belegen laut Radicati Group, dass Microsoft die Stabilität des Produkts weiter verbessern konnte.
Für die Bestimmung der TCO wurden im Falle Microsofts Kunden-Organisationen aus dem Behörden- und Unternehmensumfeld analysiert, die mehr als 5.000 E-Mail-Clients haben. Die Studie wurde im Auftrag von Microsoft Ende 2003 durchgeführt. Alle Erkenntnisse zu Lotus Notes/Domino 6 basieren auf einer von IBM bezahlten Studie vom März 2003.
Exchange Server 2003 wurde im Hinblick auf die Anforderungen von Information Workern und IT-Administratoren entwickelt. Die Lösung verfügt über integrierte Server- und Client-Funktionen, die für eine einfache Abwicklung und Verwaltung der Geschäftskommunikation sorgen. In Kombination mit Microsoft Office Outlook 2003 ermöglicht Exchange Server 2003 ein vereinfachtes Management von E-Mail und Kalender sowie eine schnellere Synchronisierung.