Durch das neue, gemeinsam genutzte, elektronische Archiv sind die beiden Kliniken noch enger miteinander verbunden. An beiden Standorten haben alle Mitarbeiter einen permanenten Zugang zu den kompletten Daten. Bei alltäglichen Arbeitsabläufen spart dies Zeit und Geld. Zudem bieten die Kliniken so einen noch höheren Service, etwa wenn ein Arzt zügig eine Entscheidung über die Behandlung eines Patienten treffen muss.
Alle elektronisch eingehenden Dokumente werden mit einer qualifizierten Signatur und einem Zeitstempel versehen. So ist jederzeit nachvollziehbar, von wem Änderungen an einem bestimmten Dokument vorgenommen wurden und wann dies passiert ist. Auch ältere Dokumente, die erst jetzt digitalisiert werden, erhalten einen Zeitstempel. Damit kann die Authentizität der Dokumente im Hinblick auf ihren Entstehungszeitpunkt jederzeit belegt werden.
Für den Bereich der automatisierten, regelgesteuerten Bearbeitung von Dokumenten hat das Klinikum geplant, zukünftig das browserbasierende MultiArchive-Modul einzusetzen. Damit lassen sich Effizienzsteigerungen erzielen, indem die eingehenden Dokumente mit Prioritäten versehen und automatisch an den nächsten verantwortlichen Bearbeiter weitergeleitet werden. Der zeitaufwändige Transport per Hauspost wird dadurch entfallen. Mit Hilfe einer Suchmaschine kann das Personal darüber hinaus im gesamten Datenbestand recherchieren. So können Dokumente ausfindig gemacht werden, die keiner speziellen Akte zugeordnet sind. Dies schafft Ressourcen für diverse andere Verwaltungsvorgänge. Geplant ist außerdem eine noch stärkere Einbindung der Archivdokumente in die Benutzeroberfläche des Krankenhaus-Informations-Systems FD-Klinika, mit dem das Heidekreis-Klinikum aktuell arbeitet. Dies ist durch die Nutzung der MultiArchive-eigenen Web-Services möglich, welche von FD-Klinika genutzt werden können.
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