Risiko Kassennachschau: eine Verfahrensdokumentation gibt Sicherheit

Seit 2016 gilt bereits das „Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen“. Das Bundesfinanzministerium (BMF) will dadurch die Steuerhinterziehung im Bereich der Bareinnahmen strikt bekämpfen und ist dadurch sehr an Ihren Geschäftserlösen interessiert. Mit den strengeren Regelungen geht beispielsweise bereits seit 2018 einher, dass sich die Finanzverwaltung ein weiteres Prüfinstrument ermöglicht hat – die unangekündigte Kassennachschau. Das bedeutet, dass speziell dafür ausgebildete Kassenprüfer des Finanzamts unangekündigt vor Ihrer Tür stehen dürfen. Dabei können grundsätzlich alle Aufzeichnungen, Bücher sowie die Kasse selbst geprüft werden. Es wird auch begutachtet, ob Ihre Kasse ordnungsgemäß funktioniert. Wenn Sie ein elektronisches Kassensystem einsetzen, darf der Prüfer sich die Aufzeichnungen in digitaler Form ansehen und die Übermittlung der Daten in digitaler Form oder auf einem maschinell auswertbaren Datenträger verlangen. Sollten bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten auffallen, darf der Prüfer sofort, ohne gesonderte Prüfungsanordnung und ohne Fristsetzung zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen. Dabei können dann alle betrieblichen Unterlagen und elektronischen Daten geprüft werden. Somit sollten Sie ständig auf eine Kassennachschau vorbereitet sein und sich entsprechend rüsten.

Seit Januar 2020 haben sich die Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung nochmal deutlich verschärft. In diesem Rahmen müssen Sie Ihr Kassensystem bzw. Ihre Kassensysteme zertifizieren lassen. Dies erfolgt über die technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die sicherstellt, dass Ihre Kassendaten vor nachträglicher Veränderung geschützt sind. Das erreicht die TSE indem beliebige Daten mit einer Nummerierung, einer Zeitinformation und einer elektronischen Signatur versehen werden. Diese Informationen werden in der TSE gespeichert und auf Anforderung zusammengefasst in einer Datei exportiert. TSEs können in Form von microSD- bzw. SD-Karten oder eines USB-Sticks verfügbar sein. Auch die Möglichkeit einer Cloud-TSE steht im Raum, was beispielsweise den Vorteil bringt, dass neue Anforderungen durch den Gesetzgeber direkt, ohne komplizierte Umwege, angepasst werden können. Wenn Sie Ihr Kassensystem nicht bzw. nicht richtig durch eine TSE schützen, haben Sie mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 EUR zu rechnen. Unabhängig davon, sind auch eventuelle steuerliche Konsequenzen zu befürchten, wie eine Schätzung der Einnahmen oder Steuerstrafverfahren wegen Steuerhinterziehung.

Auch die Belegausgabe, bei Verwendung eines elektronischen Kassensystems, ist seit 2020 Pflicht. Das ist eine Sicherheitsvorkehrung der Finanzbehörde, um bei der Kassennachschau schnell und einfach zu prüfen, ob alle Geschäftsvorfälle korrekt erfasst wurden. Dabei muss für jeden Buchungsvorgang, also für jeden einzelnen Geschäftsvorfall ein Bon erstellt werden und das „in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Beendigung des Vorgangs, welcher auch dem Kunden bzw. Gast zur Verfügung gestellt werden muss. Dabei kann gewählt werden, ob die Erstellung in Papierform oder elektronisch erfolgt. Die Frage an den Kunden, ob ein Beleg gewünscht ist, kann zwar trotzdem noch erfolgen, allerdings beeinflusst das nur, ob der Kunde den Beleg mitnimmt oder ablehnt, nicht aber, dass der Beleg in jedem Fall ausgestellt wird. Die Möglichkeit der elektronischen Belege klingt zwar verlockend, da dies ressourcenschonend und kostengünstig ist, allerdings wird wohl nicht die Mehrheit der Kunden eine App zur Aushändigung dieser digitalen Belege auf ihrem Smartphone installieren und auch nicht jeder Kunde möchte gerne seine E-Mail-Adresse hinterlassen, damit ihm der Beleg per Mail zugehen kann. Auf dem erstellten Beleg müssen bestimmte Sicherheitselemente abgedruckt sein, dazu gehört bspw. die Seriennummer der TSE und die digitale Signatur. Somit müssen Sie als Unternehmer Ihren Prozess der Belegerstellung dahingehend anpassen.

Des Weiteren ist mit der Regelung aus dem Jahr 2020 auch noch eine Übergangsfrist für Kassen in Kraft getreten. Davon sind elektronische Registrierkassen betroffen. Wenn Sie Ihre Kasse nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft haben, dürfen Sie Ihre elektronische Registrierkasse noch unter folgenden Bedingungen weiterverwenden:

• Ihre Kasse erfüllt die Anforderungen des Bundesministeriums für Finanzen vom 26.11.2010
• Ihre elektronische Registrierkasse ist nach Ihrer Bauart nicht so aufzurüsten, dass sie die Anforderungen des 146a AO erfüllt
• Die Nachweise zu den ersten beiden Punkten müssen in Ihrer Verfahrensdokumentation beigefügt werden

Die genannten rechtlichen Anforderungen müssen im täglichen Betrieb Ihrer Kasse eingehalten werden. Das allein reicht aber noch nicht aus. Damit sich ein Prüfer, im Falle einer Kassennachschau oder einer Betriebsprüfung ein schnelles Bild Ihrer Prozesse machen kann, ist eine Verfahrensdokumentation unbedingt notwendig. Diese gehört als Hauptbestandteil zur Einhaltung und zum Nachweis der Ordnungsmäßigkeit der Führung Ihrer Kasse dazu, was grundsätzlich schon seit dem Jahr 2014 verpflichtend ist. Dabei müssen alle organisatorisch und technisch angewandten Verfahren bei der Verarbeitung steuerlich relevanter Informationen ausführlich dokumentiert werden. Die erste Erstellung der Verfahrensdokumentation ist somit mit einigem Aufwand verbunden. Zusätzlich muss sichergestellt werden, dass sämtliche gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Dabei macht es durchaus Sinn, sich einen Dritten (Steuerberater oder Experte) hinzuzuziehen, um einen Blick von außen auf die eigenen Prozesse zu erhalten und sich professionell beraten zu lassen, sodass Fehler und Probleme möglichst schnell erkannt und gelöst werden können, bevor der Prüfer unerwartet an der Unternehmenstür klopft.

Wir, das Team von Verfahrensdoku24.de, sind Experten im Bereich der Erstellung von Verfahrensdokumentationen für jegliche bargeldintensive Branchen. Gerne übernehmen wir die Erstellung der Verfahrensdokumentation zu Ihrer Kassenführung für Sie, um Sie sicher durch die nächste Kassennachschau oder Betriebsprüfung zu bringen. Und das mit staatlichen Förderungen für Ihre Verfahrensdokumentation von bis zu 3.200 EUR. Kontaktieren Sie uns gerne für eine zeitnahe Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation.