Bei der heutigen Marktsituation rechnet auch in Architektur- und Ingenieurbüros niemand mehr mit automatischem Auftragseingang. Zufallskontakte mit Auftraggebern sichern keine kontinuierliche Auslastung. Jede Information kann wichtig sein Doch bei der Wahl der Mittel und Werkzeuge zu ihrer Speicherung und Verwaltung gibt es viele Möglichkeiten: Karteikarten, Zettel, Kleinigkeiten, die nur ein Beteiligter im Kopf hat ...
EDV unterstützt beim Fakten speichern
Die Informationen zu potenziellen Aufträgen liegen oft an oder ‚auf der Straße'. Ein Beispiel: Bei einer Autofahrt fällt mir ein Schild mit dem Hinweis auf ein neues Gewerbegebiet auf. Interessehalber - besser gesagt, aus gegebenen Anlass - halte ich kurz an. Es steht drauf, welche Projektierungsgesellschaft dafür verantwortlich ist. Mein Interesse steigt, weil für alle, die sich am Projekt beteiligen wollen, Informationen über die Adresse dieser Gesellschaft angeboten werden. Anschrift, e-Mail und Webadresse übernehme ich schnell in meinen Palm, fotografiere mit meiner Digitalkamera kurz den Landstrich und das Schild. Nach wenigen Minuten geht´s weiter...
...wieder daheim gebe ich die Adresse in meinen Informationsmanager iPunkt von Nemetschek Bausoftware ein. Die Bilder werden von der Kamera auf den Rechner übertragen und als Dokumente an die Ersthistorie (Eröffnung der Adresse) gehängt. Alle relevanten Daten zur Adresse habe ich durch das Schild noch nicht erhalten. Deshalb rufe ich direkt aus dem Programm die Website der Projektierungsgesellschaft auf. Hier finde ich alle weiteren Daten, die für das Vorhaben interessant sind. Bereits jetzt ist es mir möglich, die Branche, Gewerke, Ansprechpartner, Informationsquellen und weiteres in der neu angelegten Adresse der Projektierungsgesellschaft festzuhalten.
Abläufe dokumentieren und verfolgen
Ich rufe nun dort an und werde mit der verantwortlichen Mitarbeiterin für dieses Projekt verbunden. Eine Viertelstunde später habe ich alles erfahren, was ich wissen muss. Die Mitarbeiterin verspricht, weitere Dokumente im Zusammenhang mit der Bewerbung für das Projekt zu mailen. Das kurz darauf eintreffende Mail übernehme ich mitsamt den Anhängen in die iPunkt Historie der Adresse. Nach dem telefonischen Kontakt erfasse ich die mir bekannten Daten (Funktion, Abteilung, E-Mail, Telefon, sonstiges) als Adressaten zur Adresse. Indem ich ein Adresspotential hinterlege, bewerte ich den Kontakt und schätze damit ein, inwieweit der Zuschlag für einen Projektauftrag über die Projektierungsgesellschaft an mein Unternehmen gehen könnte.
Die Mitarbeiterin hatte mich gebeten, vorab doch schon mal Referenzen zu senden. So sende ich ihr meinen als PDF-Datei an der eigenen Adresse hinterlegten Unternehmensflyer per Knopfdruck. Das Dokument wird an das Mailsystem übergeben und kann sofort abgesendet werden. Ein kleiner, individueller Text dazugefügt... und schon ist das Dokument auf dem Weg zur Projektierungsgesellschaft. Mit der Versand-Historie zum Referenzflyer lege ich gleich noch im System ein Wiedervorlagedatum fest. So werde ich vom Programm erinnert, damit ich den Kontakt rechtzeitig wieder aufnehme.
Wenige Tage später sind eine ganze Reihe weiterer Kommunikationen (Telefonate, Briefe, Fax, Mails, etc.) und daraus resultierenden Maßnahmen in iPunkt zentral festgehalten. Übersichtlich, z.B. nach Datum sortiert, stellen sie den gesamten Verlauf transparent dar. Sofort ist erkennbar, wann welche Aktion war, wie die Reaktionen darauf, was wir getan haben, ob Wiedervorlagen zum Nachfassen gesetzt wurden usw. Die zwischenzeitlich aus dem Programm per Knopfdruck erzeugten Word-Dokumente sind bei den Historien abgelegt. Sie können jederzeit direkt aus dem Programm heraus aufgerufen und weiter verwendet werden. Auch als Serienbriefe generierte Rundschreiben sind dort hinterlegbar.
Projekte anlegen und bearbeiten
Ist die Planung ausreichend konkret, lege ich in iPunkt ein Projekt an. Das wird mit sämtlichen Daten vervollständigt, die zum Zeitpunkt der Anlage vorhanden sind. Dazu gehören die zuvor genannten Projektadressen zum Bauvorhaben. Es kann auch bedeutsam sein, in der Projekthistorie zu vermerken, woher ‚gewisse' Informationen stammen. Wichtig noch der Vermerk, wie interessant das Projekt ist. Und eher subjektiv bewertet, ob ich geneigt bin, es auch auszuführen.
Habe ich ein Angebot erstellt und bei der Projektierungsgesellschaft abgegeben, gilt es nun den Ablauf des Projektes (Historien, Termine von Relevanz) zu verfolgen.
Welche Entwicklung nimmt das Projekt (die Konkretisierung, Aktionen von uns und durch die beteiligten Adressen, Infos zu Wettbewerbern), wurde den "Erinnerungen" nachgegangen (Wiedervorlagen - Nachfassen unserer Aktionen)?
Nach der Angebotsabgabe müssen vertriebsseitig die Erfolgsaussichten eingeschätzt werden, eine Projekt-Bewertung. Das Projekt durchläuft im Laufe der Zeit verschiedene Stadien, verändert sich. Deshalb ist es sinnvoll, zu jeder dieser Phasen eine Bewertungsanpassung durchzuführen, damit der Forecast auch greifbar bleibt.
Einige Monate, nachdem ich auf der Autofahrt die ersten Infos aufgenommen hatte, kommt ‚der' Brief ins Haus. Wir erhalten den Auftrag! Scannen und an die erstellte Historie anhängen. Weitere Informationen zur Durchführung des Projektes sind ebenfalls dort hinterlegt.
Für Folgeangebote ist es wichtig zu wissen, warum wir den Zuschlag erhalten haben (Preis, persönliches, sonstiges). Das gilt ebenso bei erfolglosem Bieten, um in zukünftigen Projekten von diesen Informationen zu profitieren.
Zusammenspiel mit integrierter Gesamtlösung
Der gesamte Ablauf des Projektes wird festgehalten. Er stellt dar, was im Verlauf des Projektes alles passiert ist. Meine für das Projekt vorgesehenen Subunternehmer kann ich durch die Integration mit dem kaufmännischen Programmteil von BAU financials überwachen. Die OP's stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. Kontinuierlich ist der weitere Projektverlauf zu beobachten. Falls nötig muss eingegriffen werden (Mängelbearbeitung, Nachträge, ...). Auch diese Infos (evtl. mit Filmmaterial, Bildern, Skizzen) sollten unbedingt am Projekt "historisiert" werden...
Sämtliche Listen und Hinterlegungen (wie z.B. Wiedervorlagen, Checklisten, Auswertungen, Submissionsergebnisse, Auftragsquote, Auftragsstand, Auftragserwartung, Serienbriefe, Weihnachtslisten oder sogar Geburtstagslisten...) geben mir die Chance, umfassende Informationen zu Adressen oder Projekten abzurufen. Eine gute Basis, um gezielt alle relevanten Aussagen bzw. Aktionen oder Reaktionen treffen zu können...
EDV unterstützt beim Fakten speichern
Die Informationen zu potenziellen Aufträgen liegen oft an oder ‚auf der Straße'. Ein Beispiel: Bei einer Autofahrt fällt mir ein Schild mit dem Hinweis auf ein neues Gewerbegebiet auf. Interessehalber - besser gesagt, aus gegebenen Anlass - halte ich kurz an. Es steht drauf, welche Projektierungsgesellschaft dafür verantwortlich ist. Mein Interesse steigt, weil für alle, die sich am Projekt beteiligen wollen, Informationen über die Adresse dieser Gesellschaft angeboten werden. Anschrift, e-Mail und Webadresse übernehme ich schnell in meinen Palm, fotografiere mit meiner Digitalkamera kurz den Landstrich und das Schild. Nach wenigen Minuten geht´s weiter...
...wieder daheim gebe ich die Adresse in meinen Informationsmanager iPunkt von Nemetschek Bausoftware ein. Die Bilder werden von der Kamera auf den Rechner übertragen und als Dokumente an die Ersthistorie (Eröffnung der Adresse) gehängt. Alle relevanten Daten zur Adresse habe ich durch das Schild noch nicht erhalten. Deshalb rufe ich direkt aus dem Programm die Website der Projektierungsgesellschaft auf. Hier finde ich alle weiteren Daten, die für das Vorhaben interessant sind. Bereits jetzt ist es mir möglich, die Branche, Gewerke, Ansprechpartner, Informationsquellen und weiteres in der neu angelegten Adresse der Projektierungsgesellschaft festzuhalten.
Abläufe dokumentieren und verfolgen
Ich rufe nun dort an und werde mit der verantwortlichen Mitarbeiterin für dieses Projekt verbunden. Eine Viertelstunde später habe ich alles erfahren, was ich wissen muss. Die Mitarbeiterin verspricht, weitere Dokumente im Zusammenhang mit der Bewerbung für das Projekt zu mailen. Das kurz darauf eintreffende Mail übernehme ich mitsamt den Anhängen in die iPunkt Historie der Adresse. Nach dem telefonischen Kontakt erfasse ich die mir bekannten Daten (Funktion, Abteilung, E-Mail, Telefon, sonstiges) als Adressaten zur Adresse. Indem ich ein Adresspotential hinterlege, bewerte ich den Kontakt und schätze damit ein, inwieweit der Zuschlag für einen Projektauftrag über die Projektierungsgesellschaft an mein Unternehmen gehen könnte.
Die Mitarbeiterin hatte mich gebeten, vorab doch schon mal Referenzen zu senden. So sende ich ihr meinen als PDF-Datei an der eigenen Adresse hinterlegten Unternehmensflyer per Knopfdruck. Das Dokument wird an das Mailsystem übergeben und kann sofort abgesendet werden. Ein kleiner, individueller Text dazugefügt... und schon ist das Dokument auf dem Weg zur Projektierungsgesellschaft. Mit der Versand-Historie zum Referenzflyer lege ich gleich noch im System ein Wiedervorlagedatum fest. So werde ich vom Programm erinnert, damit ich den Kontakt rechtzeitig wieder aufnehme.
Wenige Tage später sind eine ganze Reihe weiterer Kommunikationen (Telefonate, Briefe, Fax, Mails, etc.) und daraus resultierenden Maßnahmen in iPunkt zentral festgehalten. Übersichtlich, z.B. nach Datum sortiert, stellen sie den gesamten Verlauf transparent dar. Sofort ist erkennbar, wann welche Aktion war, wie die Reaktionen darauf, was wir getan haben, ob Wiedervorlagen zum Nachfassen gesetzt wurden usw. Die zwischenzeitlich aus dem Programm per Knopfdruck erzeugten Word-Dokumente sind bei den Historien abgelegt. Sie können jederzeit direkt aus dem Programm heraus aufgerufen und weiter verwendet werden. Auch als Serienbriefe generierte Rundschreiben sind dort hinterlegbar.
Projekte anlegen und bearbeiten
Ist die Planung ausreichend konkret, lege ich in iPunkt ein Projekt an. Das wird mit sämtlichen Daten vervollständigt, die zum Zeitpunkt der Anlage vorhanden sind. Dazu gehören die zuvor genannten Projektadressen zum Bauvorhaben. Es kann auch bedeutsam sein, in der Projekthistorie zu vermerken, woher ‚gewisse' Informationen stammen. Wichtig noch der Vermerk, wie interessant das Projekt ist. Und eher subjektiv bewertet, ob ich geneigt bin, es auch auszuführen.
Habe ich ein Angebot erstellt und bei der Projektierungsgesellschaft abgegeben, gilt es nun den Ablauf des Projektes (Historien, Termine von Relevanz) zu verfolgen.
Welche Entwicklung nimmt das Projekt (die Konkretisierung, Aktionen von uns und durch die beteiligten Adressen, Infos zu Wettbewerbern), wurde den "Erinnerungen" nachgegangen (Wiedervorlagen - Nachfassen unserer Aktionen)?
Nach der Angebotsabgabe müssen vertriebsseitig die Erfolgsaussichten eingeschätzt werden, eine Projekt-Bewertung. Das Projekt durchläuft im Laufe der Zeit verschiedene Stadien, verändert sich. Deshalb ist es sinnvoll, zu jeder dieser Phasen eine Bewertungsanpassung durchzuführen, damit der Forecast auch greifbar bleibt.
Einige Monate, nachdem ich auf der Autofahrt die ersten Infos aufgenommen hatte, kommt ‚der' Brief ins Haus. Wir erhalten den Auftrag! Scannen und an die erstellte Historie anhängen. Weitere Informationen zur Durchführung des Projektes sind ebenfalls dort hinterlegt.
Für Folgeangebote ist es wichtig zu wissen, warum wir den Zuschlag erhalten haben (Preis, persönliches, sonstiges). Das gilt ebenso bei erfolglosem Bieten, um in zukünftigen Projekten von diesen Informationen zu profitieren.
Zusammenspiel mit integrierter Gesamtlösung
Der gesamte Ablauf des Projektes wird festgehalten. Er stellt dar, was im Verlauf des Projektes alles passiert ist. Meine für das Projekt vorgesehenen Subunternehmer kann ich durch die Integration mit dem kaufmännischen Programmteil von BAU financials überwachen. Die OP's stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. Kontinuierlich ist der weitere Projektverlauf zu beobachten. Falls nötig muss eingegriffen werden (Mängelbearbeitung, Nachträge, ...). Auch diese Infos (evtl. mit Filmmaterial, Bildern, Skizzen) sollten unbedingt am Projekt "historisiert" werden...
Sämtliche Listen und Hinterlegungen (wie z.B. Wiedervorlagen, Checklisten, Auswertungen, Submissionsergebnisse, Auftragsquote, Auftragsstand, Auftragserwartung, Serienbriefe, Weihnachtslisten oder sogar Geburtstagslisten...) geben mir die Chance, umfassende Informationen zu Adressen oder Projekten abzurufen. Eine gute Basis, um gezielt alle relevanten Aussagen bzw. Aktionen oder Reaktionen treffen zu können...
