Größere Bauprojekte ohne Nachunternehmer sind heutzutage kaum denkbar. Aber Hand auf's Herz. Wer hat nicht schon im Nachhinein feststellen müssen, dass da so mancher Euro mehr herausgekommen wäre, wenn diese Verträge besser gestaltet und kontrolliert worden wären?
Genau passend für den Praxisbedarf wurde neu das BAU financials - Modul ‚Nachunternehmervertrag' entwickelt. Es unterstützt bei der Nachunternehmerverwaltung: Transparentes und Zeit sparendes Erstellen, Verwalten und Kontrollieren dieser Verträge. Seine Funktionen sind intensiv mit den relevanten Bausteinen der Gesamtlösung BAU financials vernetzt, z.B. Anzahlungsbuchhaltung, Rechnungseingangsbuch und Bürgschaftsverwaltung.
Das Modul ermöglicht die Hinterlegung aller Vertragsdaten. So lassen sich allgemeine kreditorische Informationen über den Nachunternehmer, die Kostenarten des NU-Vertrages, das betroffene Gewerk, die Kostenstelle/Baustelle, auf der die Leistung erbracht werden soll, die vereinbarten Auftragssummen, notwendige Belege u.a.m. exakt festhalten.
Bescheinigungswesen zu Kreditoren überwachen
Zu jedem Kreditoren kann eingestellt werden, welche Freistellungsbescheinigungen vorliegen (Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt, UB SOKA BAU, usw.) und welche Gültigkeit sie haben. Bonitätsindex und Informationen über einen Haftpflichtversicherungsnachweis mit den unterschiedlichen Deckungssummen vermeiden mitunter böse Überraschungen. Über das Modul Bauabzugsteuerverwaltung ist in der Bescheinigungskarte des Kreditoren auch ersichtlich, ob der Kreditor Bauleistender (§13b) ist.
All diese Fakten werden bei Neuanlage eines Nachunternehmervertrages aus der Bescheinigungskarte des Kreditoren übernommen. Die Freistellungsbescheinigungen können jedoch auch direkt bei der Aufnahme eines Nachunternehmervertrages mit erfasst werden. Zur Rechnungsprüfung weiß der Anwender, welche vorliegen. So hat er die Entscheidung, ob er unter diesen Bedingungen an den Kreditoren zahlen will.
Prüfen von Abschlags-, Schlussrechnungen, Bürgschaften & Co.
Das Modul warnt, wenn der kumulierte Leistungswert die vereinbarten Auftragssummen überschreitet. Dann kann die geprüfte Rechnung nicht an das Rechnungseingangsbuch übergeben werden, ohne zuvor einen Nachtrag zu erfassen. Dabei verwaltet das Modul die Nachträge zu jedem Nachunternehmervertrag.
Von der gemeldeten Leistungssumme des Bauleiters wird ggf. ein im Vertrag definierter Nachlass abgezogen. Die weitere Prüfung der Summen erfolgt gegen den Leistungswert abzüglich Nachlass. Diese Leistungssumme vermindert sich noch um die vertraglich vereinbarten Abzüge und Einbehalte. Gibt es Mängel in der erbrachten Leistung, werden diese ebenfalls berücksichtigt.
Fehlen vereinbarte Bürgschaften zum Zeitpunkt der Rechnungsprüfung, führen sie zum Abzug. Diese Einbehalte werden mit einem gesonderten Fälligkeitsdatum gebucht. Sobald die Belege nachgereicht sind, erhalten die Posten neue Fälligkeiten, so dass dem Nachunternehmer die entsprechenden Summen auch ausgezahlt werden.
Ist die Rechnungsprüfung abgeschlossen, erfolgt die Freigabe und Übergabe an das REBU mit allen erforderlichen Informationen, wie Kostenart, Sachkonto, Kostenstelle u.a. Dabei werden nochmals Vorhandensein und Gültigkeit der notwendigen Freistellungsbescheinigungen geprüft. Der Anwender bekommt einen Hinweis, falls noch Bescheinigungen fehlen.
Das Ergebnis der Rechnungsprüfung kann anschließend ausgedruckt werden, um dem Nachunternehmer mitzuteilen, welche Abzüge von seiner Anforderung vorgenommen wurden.
Genau passend für den Praxisbedarf wurde neu das BAU financials - Modul ‚Nachunternehmervertrag' entwickelt. Es unterstützt bei der Nachunternehmerverwaltung: Transparentes und Zeit sparendes Erstellen, Verwalten und Kontrollieren dieser Verträge. Seine Funktionen sind intensiv mit den relevanten Bausteinen der Gesamtlösung BAU financials vernetzt, z.B. Anzahlungsbuchhaltung, Rechnungseingangsbuch und Bürgschaftsverwaltung.
Das Modul ermöglicht die Hinterlegung aller Vertragsdaten. So lassen sich allgemeine kreditorische Informationen über den Nachunternehmer, die Kostenarten des NU-Vertrages, das betroffene Gewerk, die Kostenstelle/Baustelle, auf der die Leistung erbracht werden soll, die vereinbarten Auftragssummen, notwendige Belege u.a.m. exakt festhalten.
Bescheinigungswesen zu Kreditoren überwachen
Zu jedem Kreditoren kann eingestellt werden, welche Freistellungsbescheinigungen vorliegen (Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt, UB SOKA BAU, usw.) und welche Gültigkeit sie haben. Bonitätsindex und Informationen über einen Haftpflichtversicherungsnachweis mit den unterschiedlichen Deckungssummen vermeiden mitunter böse Überraschungen. Über das Modul Bauabzugsteuerverwaltung ist in der Bescheinigungskarte des Kreditoren auch ersichtlich, ob der Kreditor Bauleistender (§13b) ist.
All diese Fakten werden bei Neuanlage eines Nachunternehmervertrages aus der Bescheinigungskarte des Kreditoren übernommen. Die Freistellungsbescheinigungen können jedoch auch direkt bei der Aufnahme eines Nachunternehmervertrages mit erfasst werden. Zur Rechnungsprüfung weiß der Anwender, welche vorliegen. So hat er die Entscheidung, ob er unter diesen Bedingungen an den Kreditoren zahlen will.
Prüfen von Abschlags-, Schlussrechnungen, Bürgschaften & Co.
Das Modul warnt, wenn der kumulierte Leistungswert die vereinbarten Auftragssummen überschreitet. Dann kann die geprüfte Rechnung nicht an das Rechnungseingangsbuch übergeben werden, ohne zuvor einen Nachtrag zu erfassen. Dabei verwaltet das Modul die Nachträge zu jedem Nachunternehmervertrag.
Von der gemeldeten Leistungssumme des Bauleiters wird ggf. ein im Vertrag definierter Nachlass abgezogen. Die weitere Prüfung der Summen erfolgt gegen den Leistungswert abzüglich Nachlass. Diese Leistungssumme vermindert sich noch um die vertraglich vereinbarten Abzüge und Einbehalte. Gibt es Mängel in der erbrachten Leistung, werden diese ebenfalls berücksichtigt.
Fehlen vereinbarte Bürgschaften zum Zeitpunkt der Rechnungsprüfung, führen sie zum Abzug. Diese Einbehalte werden mit einem gesonderten Fälligkeitsdatum gebucht. Sobald die Belege nachgereicht sind, erhalten die Posten neue Fälligkeiten, so dass dem Nachunternehmer die entsprechenden Summen auch ausgezahlt werden.
Ist die Rechnungsprüfung abgeschlossen, erfolgt die Freigabe und Übergabe an das REBU mit allen erforderlichen Informationen, wie Kostenart, Sachkonto, Kostenstelle u.a. Dabei werden nochmals Vorhandensein und Gültigkeit der notwendigen Freistellungsbescheinigungen geprüft. Der Anwender bekommt einen Hinweis, falls noch Bescheinigungen fehlen.
Das Ergebnis der Rechnungsprüfung kann anschließend ausgedruckt werden, um dem Nachunternehmer mitzuteilen, welche Abzüge von seiner Anforderung vorgenommen wurden.
