Die elektronische Beschaffung (engl. eProcurement) verspricht Unternehmen jeder Größe erhebliche Einsparpotenziale. Allerdings ist für effiziente und reibungslose Transaktionen im Vorfeld viel Detailarbeit nötig. Im Zentrum aller Anstrengungen steht der elektronische Waren-Katalog, aus dem die passenden Angebote selektiert werden können. Er sollte flexibel handhabbar sein, um die Vielzahl der individuellen Bedürfnisse und der sich ständig verändernden Auswahlkriterien gerecht zu werden. DIGnewtron, führender Anbieter von elektronischen Lösungen zur Optimierung von Einkaufs- und Logistikprozessen in Europa, hat deshalb jahrelang an einem neuen „lebendigen“ Einkaufs-Informationssystem getüftelt. In intensiven Gesprächen mit den Kunden wurde es immer weiter verfeinert. Herausgekommen ist ein intelligenter Multi-Lieferanten-Katalog, der höchsten Ansprüchen genügt. Der Pilotbetrieb ist jetzt gestartet.
Der Mechanismus ist simpel: In den elektronischen Katalogen präsentieren Lieferanten ihre Produkte und Dienstleistungen. Käufer suchen darin nach für sie geeigneten Angeboten, bewerten sie, vergleichen die Preise und geben schließlich eine Bestellung über ein eProcurement-System auf. Auf diese Weise lassen sich Prozesse optimieren, die Abstimmung zwischen den Geschäftspartnern vereinfachen und damit der Arbeitsaufwand erheblich verringern. Dank der möglichen Integration und Verknüpfung mit dem unternehmenseigenen SRM (Supplier Relationship Management, deutsch: Verwaltung der Lieferantenbeziehungen) werden Aufträge beispielsweise automatisch in die Warenwirtschaft sowohl des kaufenden als auch des anbietenden Unternehmens eingetragen. Unterschiedliche Datenformate wandelt das System dafür in ein einheitliches Zielformat um.
Best-Practise-Workflows als Maßstab
„Es gibt aber nicht den einen perfekten Lieferantenkatalog und auch nicht den einen perfekten Prozess“, betont Michael Bibow, Geschäftsführer von DIGnewtron. „Deshalb muss der Katalog ‚lebendig‘ bleiben und sich je nach Bedarf variieren lassen. Aus diesem Grund orientierten wir uns mit dem neuen Release an unterschiedliche Best-Practise-Workflows, die wir innerhalb weniger Tage durch Konfigurationen an die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Auftraggebers anpassen können.“ Jedes Unternehmen bekommt auf diese Weise genau die Lösung, die es für den eigenen Erfolg benötigt. Hier profitiert DIGnewtron nicht zuletzt von seiner mittlerweile 15-jährigen Erfahrung und den erzielten Lerneffekten aufgrund der großen Heterogenität seiner Kunden aus verschiedenen Branchen wie Automotive, Medien, Einzelhandel, Logistik, Energie, Finanzsektor, Klinikmarkt und Maschinenbau.
„Genehmigungsworkflow im „Brick-Design“
„Zudem sorgt eine intelligente, voll-integrative Beschaffungs-Verwaltung dafür, dass Nutzer künftig in nur einem Modul verschiedene Prozessstufen überwachen können – von der Warensuche über den Einkauf bis hin zur Nachverfolgung, neudeutsch: Procure-To-Pay“, so Bibow. „Darüber hinaus denkt unser System mit. Gibt man einen gewünschten Bedarf ein, vergleicht es Preise und Artikel und listet automatisch auch Vorschläge gleichwertiger Anbieter auf.“ Einkäufer haben die Möglichkeit, das günstigste Angebot schnell und unkompliziert zu finden, Favoriten oder Bestellhistorien anzulegen und nachgelagerte Lösungen, zum Beispiel die elektronische Rechnungsstellung (engl. eBilling), zu integrieren. Rechtliche Besonderheiten wie Compliance-Vorschriften oder SOX (Sarbanes-Oxley Act: US-Bundesgesetz, das Regeln für die Finanzberichterstattung vorschreibt) werden eingehalten. Eine echte Innovation, die auf dem Markt neue Maßstäbe setzen wird, ist zudem: Die Prozessstufen und der gesamte Genehmigungsworkflow werden nicht nur grafisch in Form eines Organigramm dargestellt. Die einzelnen Elemente („Bricks“) lassen sich ab jetzt auch einfach per drag-and-drop (!) verschieben und jederzeit modifizieren. Beispiel: Wenn etwa die Freigabe-Bedingungen (Limit für Netto-Betrag der Bestellung) angepasst werden müssen oder der Genehmigungsprozess umstrukturiert werden soll, ist das künftig ohne aufwendige Programmierung oder Programmierkenntnisse innerhalb von Sekunden machbar.
Transparent – schnell – effektiv
Die Vorteile des neuen Multi-Lieferanten-Katalogs von DIGnewtron auf einen Blick: eine bislang unerreichte Transparenz und Übersichtlichkeit, größere Schnelligkeit und eine effektivere Kostenkontrolle. Der Pilotbetrieb startet jetzt für Kunden, die via OCI (engl. Open Catalog Interface) auf die Daten zugreifen können. Benötigt wird dafür ein SAP-eProcurement-System mit eigenem Warenkorb und Rechnungsstellung, weil diese beiden Katalog-Tools erst 2015 zur Verfügung stehen werden. Außerdem erfolgt noch eine umfassende Prüfung durch die Sachverständigen und technischen Berater von TÜV Süd.
Der Mechanismus ist simpel: In den elektronischen Katalogen präsentieren Lieferanten ihre Produkte und Dienstleistungen. Käufer suchen darin nach für sie geeigneten Angeboten, bewerten sie, vergleichen die Preise und geben schließlich eine Bestellung über ein eProcurement-System auf. Auf diese Weise lassen sich Prozesse optimieren, die Abstimmung zwischen den Geschäftspartnern vereinfachen und damit der Arbeitsaufwand erheblich verringern. Dank der möglichen Integration und Verknüpfung mit dem unternehmenseigenen SRM (Supplier Relationship Management, deutsch: Verwaltung der Lieferantenbeziehungen) werden Aufträge beispielsweise automatisch in die Warenwirtschaft sowohl des kaufenden als auch des anbietenden Unternehmens eingetragen. Unterschiedliche Datenformate wandelt das System dafür in ein einheitliches Zielformat um.
Best-Practise-Workflows als Maßstab
„Es gibt aber nicht den einen perfekten Lieferantenkatalog und auch nicht den einen perfekten Prozess“, betont Michael Bibow, Geschäftsführer von DIGnewtron. „Deshalb muss der Katalog ‚lebendig‘ bleiben und sich je nach Bedarf variieren lassen. Aus diesem Grund orientierten wir uns mit dem neuen Release an unterschiedliche Best-Practise-Workflows, die wir innerhalb weniger Tage durch Konfigurationen an die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Auftraggebers anpassen können.“ Jedes Unternehmen bekommt auf diese Weise genau die Lösung, die es für den eigenen Erfolg benötigt. Hier profitiert DIGnewtron nicht zuletzt von seiner mittlerweile 15-jährigen Erfahrung und den erzielten Lerneffekten aufgrund der großen Heterogenität seiner Kunden aus verschiedenen Branchen wie Automotive, Medien, Einzelhandel, Logistik, Energie, Finanzsektor, Klinikmarkt und Maschinenbau.
„Genehmigungsworkflow im „Brick-Design“
„Zudem sorgt eine intelligente, voll-integrative Beschaffungs-Verwaltung dafür, dass Nutzer künftig in nur einem Modul verschiedene Prozessstufen überwachen können – von der Warensuche über den Einkauf bis hin zur Nachverfolgung, neudeutsch: Procure-To-Pay“, so Bibow. „Darüber hinaus denkt unser System mit. Gibt man einen gewünschten Bedarf ein, vergleicht es Preise und Artikel und listet automatisch auch Vorschläge gleichwertiger Anbieter auf.“ Einkäufer haben die Möglichkeit, das günstigste Angebot schnell und unkompliziert zu finden, Favoriten oder Bestellhistorien anzulegen und nachgelagerte Lösungen, zum Beispiel die elektronische Rechnungsstellung (engl. eBilling), zu integrieren. Rechtliche Besonderheiten wie Compliance-Vorschriften oder SOX (Sarbanes-Oxley Act: US-Bundesgesetz, das Regeln für die Finanzberichterstattung vorschreibt) werden eingehalten. Eine echte Innovation, die auf dem Markt neue Maßstäbe setzen wird, ist zudem: Die Prozessstufen und der gesamte Genehmigungsworkflow werden nicht nur grafisch in Form eines Organigramm dargestellt. Die einzelnen Elemente („Bricks“) lassen sich ab jetzt auch einfach per drag-and-drop (!) verschieben und jederzeit modifizieren. Beispiel: Wenn etwa die Freigabe-Bedingungen (Limit für Netto-Betrag der Bestellung) angepasst werden müssen oder der Genehmigungsprozess umstrukturiert werden soll, ist das künftig ohne aufwendige Programmierung oder Programmierkenntnisse innerhalb von Sekunden machbar.
Transparent – schnell – effektiv
Die Vorteile des neuen Multi-Lieferanten-Katalogs von DIGnewtron auf einen Blick: eine bislang unerreichte Transparenz und Übersichtlichkeit, größere Schnelligkeit und eine effektivere Kostenkontrolle. Der Pilotbetrieb startet jetzt für Kunden, die via OCI (engl. Open Catalog Interface) auf die Daten zugreifen können. Benötigt wird dafür ein SAP-eProcurement-System mit eigenem Warenkorb und Rechnungsstellung, weil diese beiden Katalog-Tools erst 2015 zur Verfügung stehen werden. Außerdem erfolgt noch eine umfassende Prüfung durch die Sachverständigen und technischen Berater von TÜV Süd.
