Bei der elektronischen Beschaffung aus Katalogen ist es wichtig, Artikel schnell und einheitlich zu finden. Der Suchprozess muss einfach und effektiv durchzuführen sein, ohne dass eine besondere Schulung oder spezielle Fähigkeiten des Einkäufers vorausgesetzt werden. Hier steckt noch jede Menge Verbesserungspotenzial. Es auszuschöpfen erfordert allerdings einen besonderen Kraftakt. Denn dafür ist nicht nur eine komplexe Technik nötig, sondern auch die Mithilfe der Anbieter. newtron ergreift jetzt die Initiative.
Wir kennen das vom „Googeln“: Wir tippen einen Begriff ins Suchfeld ein und erhalten dann eine Trefferliste. Klingt bequem, hat aber seine Tücken: Die Liste ist oft sehr lang und unübersichtlich. Auch ist nicht überprüfbar, ob wirklich alle Stellen gefunden wurden. Nun gibt es zwei Möglichkeiten: 1) Nur eine kleine Auswahl der Treffer berücksichtigen – mit dem Risiko, dass einem etwas entgeht, zum Beispiel eine preisgünstigere Offerte. Oder 2) mit ergänzenden Begriffen die Suchanfrage spezifizieren. Das kann dann aber schnell zu null Ergebnissen führen. Also fängt man an, einige der Schlagworte wieder herauszunehmen. Ein zeitraubendes Hin und Her – ohne Erfolgsgarantie. Mit ähnlichen Problemen hat die elektronische Beschaffung (eProcurement) zu kämpfen. Deshalb geht die newtron AG, führender Anbieter von elektronischen Lösungen zur Optimierung von Einkaufs- und Logistikprozessen in Europa, jetzt mit einem neuen Suchsystem in die Offensive. „Finden, nicht suchen“ – so lautet die Devise.
Filter verkürzen den Suchprozess
„Wir nehmen den Einkäufer an die Hand und führen ihn Schritt für Schritt solange zielstrebig durch das Sortiment, bis er quasi vor dem Regal mit den gewünschten Artikeln steht und sich das beste Angebot herausziehen kann“, erklärt Ulrich Eckle, Senior Projekt Manager von newtron. Und das geht so: Der Einkäufer gibt eine Warengruppe ein, zum Beispiel „Schuhe“ oder „Schrauben“. Es erscheint dann nicht nur die Trefferzahl mit den Suchergebnissen, sondern es werden ebenfalls passende Filtermöglichkeiten angezeigt, um den Weg zum Ziel abzukürzen. Das können Formen sein (Stiefel oder Halbschuh bzw. Kreuz- oder Schlitzschraube), Abmessungen (Schuhgröße bzw. Schraubenlänge), Farben, Material, Normwerte, elektrische, physikalische und chemische Eigenschaften, Umweltkennzeichen etc.
Auf einen Blick: Was lässt sich wie kombinieren?
Der Vorteil: „So ist dem Anwender sofort ersichtlich, welche ‚Merkmale‘ sich mit dem Produkt verknüpfen lassen“, so Eckle. „Suche ich beispielsweise ein Ferienzimmer, klicke anschließend auf den Filter ‚Haustiere erlaubt‘ und habe dann aber nicht mehr die Option, zusätzlich das Merkmal ‚Meerblick’ zu wählen, weiß ich, dass es für Personen mit Haustieren keine Zimmer mit Meerblick in dem Katalog gibt. Wenn ich aber auf das Kriterium „Haustier erlaubt“ verzichte, also diesen Suchfilter wieder herausnehme, wird die Kombination ‚Ferienzimmer‘ und ‚Meerblick‘ vielleicht zugelassen. Ich habe also nie null Ergebnisse, sondern nur Einschränkungen in der Auswahl der Merkmale, was den Such- und auch den Entscheidungsprozess erheblich erleichtert.“
Lieferanten in der Pflicht: „Jeder kocht sein eigenes Süppchen“
Knackpunkt: Damit es funktioniert, sind nicht nur für jede Warengruppe die Filter zu definieren und zu programmieren, sondern auch von den Lieferanten die entsprechenden Informationen strukturiert bereitzustellen. Eckle: „Das heißt, man muss sich auf Standards einigen, was bislang nicht der Fall ist.“ Dabei gibt es längst branchenübergreifend Datenstandards für die Klassifizierung und Beschreibung von Produkten und Dienstleistungen. So ist vor allem in der Industrie das hierarchisch aufgebaute System eCl@ss weit verbreitet, wenn auch eher bei internationalen Unternehmen wie Siemens, VW oder BASF. Es ist untergliedert in „Klassen“, „Schlagworten“, „Merkmalen“, „Werten“ und „Einheiten“ (DIN, ECE). „Ich bin überrascht, dass dieses Thema bei vielen Lieferanten noch nicht so präsent ist“, sagt Eckle. „Denn eProcurement verbreitet sich rasant, die Ansprüche der Nutzer steigen, und Lieferanten sollten es ihnen doch so leicht wie möglich machen, Angebote zu finden. Häufig liegen die Daten ja sogar schon vor, sodass sich der Aufwand, auf eCl@ss umzustellen, in Grenzen hält.“
Big-Player aus der Baubranche als Vorreiter
Doch wie so oft kommt erst dann richtig Bewegung hinein, wenn der Abnehmer massiv Druck macht. „newtron hat jetzt einen Big-Player als Kunden gewonnen, der das Thema stark forciert“, so Eckle. „Der internationale Dienstleistungs- und Baukonzern fordert von seinen Zulieferern nun Merkmale ein, um den Suchprozess im elektronischen Katalog effizienter gestalten zu können.“
newtron bietet „Hilfe zur Selbsthilfe“
Um den Zeitraum zu überbrücken, bis sich der Standard in der Masse durchgesetzt hat, entwickelt newtron ein modulares Suchsystem, das es erlaubt, sowohl eCl@ss als auch proprietäre Merkmale in den Katalog einzustellen. Eckle: „Wir können und wollen nicht in den Artikelstamm eingreifen, aber wir bieten Lieferanten, die den Ansatz mitgehen möchten, Unterstützung an, etwa durch Analyse, Beratung, Optimierungsvorschläge, Administration und vor allem ‚Hilfe zur Selbsthilfe‘.“
Wir kennen das vom „Googeln“: Wir tippen einen Begriff ins Suchfeld ein und erhalten dann eine Trefferliste. Klingt bequem, hat aber seine Tücken: Die Liste ist oft sehr lang und unübersichtlich. Auch ist nicht überprüfbar, ob wirklich alle Stellen gefunden wurden. Nun gibt es zwei Möglichkeiten: 1) Nur eine kleine Auswahl der Treffer berücksichtigen – mit dem Risiko, dass einem etwas entgeht, zum Beispiel eine preisgünstigere Offerte. Oder 2) mit ergänzenden Begriffen die Suchanfrage spezifizieren. Das kann dann aber schnell zu null Ergebnissen führen. Also fängt man an, einige der Schlagworte wieder herauszunehmen. Ein zeitraubendes Hin und Her – ohne Erfolgsgarantie. Mit ähnlichen Problemen hat die elektronische Beschaffung (eProcurement) zu kämpfen. Deshalb geht die newtron AG, führender Anbieter von elektronischen Lösungen zur Optimierung von Einkaufs- und Logistikprozessen in Europa, jetzt mit einem neuen Suchsystem in die Offensive. „Finden, nicht suchen“ – so lautet die Devise.
Filter verkürzen den Suchprozess
„Wir nehmen den Einkäufer an die Hand und führen ihn Schritt für Schritt solange zielstrebig durch das Sortiment, bis er quasi vor dem Regal mit den gewünschten Artikeln steht und sich das beste Angebot herausziehen kann“, erklärt Ulrich Eckle, Senior Projekt Manager von newtron. Und das geht so: Der Einkäufer gibt eine Warengruppe ein, zum Beispiel „Schuhe“ oder „Schrauben“. Es erscheint dann nicht nur die Trefferzahl mit den Suchergebnissen, sondern es werden ebenfalls passende Filtermöglichkeiten angezeigt, um den Weg zum Ziel abzukürzen. Das können Formen sein (Stiefel oder Halbschuh bzw. Kreuz- oder Schlitzschraube), Abmessungen (Schuhgröße bzw. Schraubenlänge), Farben, Material, Normwerte, elektrische, physikalische und chemische Eigenschaften, Umweltkennzeichen etc.
Auf einen Blick: Was lässt sich wie kombinieren?
Der Vorteil: „So ist dem Anwender sofort ersichtlich, welche ‚Merkmale‘ sich mit dem Produkt verknüpfen lassen“, so Eckle. „Suche ich beispielsweise ein Ferienzimmer, klicke anschließend auf den Filter ‚Haustiere erlaubt‘ und habe dann aber nicht mehr die Option, zusätzlich das Merkmal ‚Meerblick’ zu wählen, weiß ich, dass es für Personen mit Haustieren keine Zimmer mit Meerblick in dem Katalog gibt. Wenn ich aber auf das Kriterium „Haustier erlaubt“ verzichte, also diesen Suchfilter wieder herausnehme, wird die Kombination ‚Ferienzimmer‘ und ‚Meerblick‘ vielleicht zugelassen. Ich habe also nie null Ergebnisse, sondern nur Einschränkungen in der Auswahl der Merkmale, was den Such- und auch den Entscheidungsprozess erheblich erleichtert.“
Lieferanten in der Pflicht: „Jeder kocht sein eigenes Süppchen“
Knackpunkt: Damit es funktioniert, sind nicht nur für jede Warengruppe die Filter zu definieren und zu programmieren, sondern auch von den Lieferanten die entsprechenden Informationen strukturiert bereitzustellen. Eckle: „Das heißt, man muss sich auf Standards einigen, was bislang nicht der Fall ist.“ Dabei gibt es längst branchenübergreifend Datenstandards für die Klassifizierung und Beschreibung von Produkten und Dienstleistungen. So ist vor allem in der Industrie das hierarchisch aufgebaute System eCl@ss weit verbreitet, wenn auch eher bei internationalen Unternehmen wie Siemens, VW oder BASF. Es ist untergliedert in „Klassen“, „Schlagworten“, „Merkmalen“, „Werten“ und „Einheiten“ (DIN, ECE). „Ich bin überrascht, dass dieses Thema bei vielen Lieferanten noch nicht so präsent ist“, sagt Eckle. „Denn eProcurement verbreitet sich rasant, die Ansprüche der Nutzer steigen, und Lieferanten sollten es ihnen doch so leicht wie möglich machen, Angebote zu finden. Häufig liegen die Daten ja sogar schon vor, sodass sich der Aufwand, auf eCl@ss umzustellen, in Grenzen hält.“
Big-Player aus der Baubranche als Vorreiter
Doch wie so oft kommt erst dann richtig Bewegung hinein, wenn der Abnehmer massiv Druck macht. „newtron hat jetzt einen Big-Player als Kunden gewonnen, der das Thema stark forciert“, so Eckle. „Der internationale Dienstleistungs- und Baukonzern fordert von seinen Zulieferern nun Merkmale ein, um den Suchprozess im elektronischen Katalog effizienter gestalten zu können.“
newtron bietet „Hilfe zur Selbsthilfe“
Um den Zeitraum zu überbrücken, bis sich der Standard in der Masse durchgesetzt hat, entwickelt newtron ein modulares Suchsystem, das es erlaubt, sowohl eCl@ss als auch proprietäre Merkmale in den Katalog einzustellen. Eckle: „Wir können und wollen nicht in den Artikelstamm eingreifen, aber wir bieten Lieferanten, die den Ansatz mitgehen möchten, Unterstützung an, etwa durch Analyse, Beratung, Optimierungsvorschläge, Administration und vor allem ‚Hilfe zur Selbsthilfe‘.“
