Mit der Vision von einer zunehmend „papierlosen Salus“ hat die gleichnamige Betreibergesellschaft für sozialorientierte Einrichtungen des Landes Sachsen-Anhalt das ECM-System PEGASOS der NEXUS / MARABU eingeführt. In der sogenannten „Information Cloud“ werden Daten aus Medizin und verschiedenen Verwaltungsbereichen wie Personal, Einkauf/Logistik, Rechnungswesen, Qualitätsmanagement und IT zusammengeführt und an allen Standorten des Unternehmens zur Verfügung gestellt. Zum Verbund gehören 14 Krankenhaus- und Heimeinrichtungen, darunter psychiatrische Fachklinika, Einrichtungen der Eingliederungshilfe für Menschen mit Behinderung und der Altenpflege sowie der Kinder- und Jugendhilfe. Außerdem werden unter dem Dach der Salus gGmbH drei Tochtergesellschaften geführt.
Komplexe Papierprozesse, ein 7 km langer Altakten-Bestand mit teilweise über 100 Jahre alten Schriftstücken, 60.000 Eingangsrechnungen im Jahr und über 4.000 QM-Dokumente waren 2014 die Ausgangssituation für die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems. „Wir haben eine integrative Gesamtlösung gesucht, die vorhandene Prozesse standardisiert, papierbasierte Strukturen ablöst und für eine bessere Informationsverfügbarkeit sorgt“, erläutert IT-Leiter Benjamin Rauch-Gebbensleben die Anforderungen. „In einem europaweiten Vergabeverfahren konnte MARABU das attraktivste Gesamtpaket aus Funktionalität und Preis anbieten. Das Unternehmen erhielt 2014 den Zuschlag.“
Für die Umsetzung im Medizinbereich wurde zunächst ein einheitlicher Aktenplan für alle Krankenhäuser definiert. Die Dokumentation erfolgt weitestgehend papierlos im Krankenhausinformationssystem (KIS) mittels mobiler Visite. Dokumente aus dem KIS werden revisionssicher archiviert und die Restpapierakte nach Entlassung digitalisiert. Die Bearbeitung von MDK-Anfragen wird ebenfalls in PEGASOS dokumentiert. Auch Bewohnerakten werden papierlos im Heimverwaltungssystem geführt und sofort revisionssicher abgelegt. PEGASOS wurde dazu an das Krankenhausinformations- und das Heimverwaltungssystem angebunden, so dass Dokumente direkt daraus aufgerufen werden können.
Mehr Transparenz in der Rechnungsbearbeitung und Investitionsbeschaffung
Um die Bearbeitung der mittlerweile 70.000 Eingangsrechnungen jährlich zu erleichtern, werden Rechnungen nun in einer zentralen Scan-Stelle digitalisiert, validiert und durchlaufen in PEGASOS einen kundenspezifischen Freigabeprozess. Nach sachlicher Prüfung wird die Rechnung durch die Einrichtungsleitung freigegeben. Die Buchung selbst erfolgt im FiBu-System, das ebenfalls an das ECM-System angebunden wurde.
Unter dem Begriff BANF („Beschaffungsanforderung“) wurde der manuelle Bestellvorgang von Investitionsgütern als digitaler Prozess im ECM-System abgebildet. Alle notwendigen Informationen zur Anforderung werden in einem Formular erfasst. Daran schließen sich ein definierter Freigabeprozess und die Bestellung an. „Einerseits konnten wir so ein einheitliches Verfahren bei der Bestellanforderung etablieren. Andererseits profitieren wir von mehr Transparenz in den Bestellvorgängen“, betont Benjamin Rauch-Gebbensleben. Denn alle dazugehörigen Dokumente wie Angebote, Lieferscheine und der Schriftverkehr werden ebenfalls in PEGASOS zum Bestellvorgang archiviert.
Verträge, QM-Dokumente und IT-Unterlagen zentral verfügbar
Einen Überblick über alle abgeschlossenen Verträge des gesamten Salus-Verbundes bietet das PEGASOS-Modul Vertragsmanagement. Neben der einheitlichen Stammdatenpflege ist auch die einfache Überwachung von Kündigungsfristen möglich. Der Salus IT-Leiter erklärt die Vorteile an einem aktuellen Beispiel: „Mit wenigen Klicks konnten wir herausfinden, mit welchen Lieferanten wir AV-Verträge im Rahmen der DSGVO bereits abgeschlossen haben.“ Der Zugriff ist dabei nach einem umfassenden Berechtigungssystem nur für relevante Mitarbeiter möglich.
Dagegen stehen den 2.400 Mitarbeitern an allen 14 Unternehmensstandorten die Dokumente des Qualitätsmanagements zur Einsicht zur Verfügung, die zentral in PEGASOS archiviert werden. Zukünftig ist hier die Einführung eines Workflows zur Kenntnisnahme von Dokumenten geplant. Auch ein digitaler Freigabeprozess von neu erstellten Arbeits- und Verfahrensanweisungen wird noch eingerichtet.
Die zunächst geplante Bauakte ist derzeit noch nicht umgesetzt. Es fehlt die Schnittstelle zur Facility-Management-Software. „Wir haben das Modul kurzerhand in eine IT-Projektakte umfunktioniert“, freut sich Rauch-Gebbensleben. „Alle IT-Installationen werden darin von unserer Abteilung mit Fotos, Dokumenten und Protokollen dokumentiert, um im Supportfall alle Informationen zur Hand zu haben.“
Datenschutz berücksichtigen bei Digitaler Personalakte und E-Mail-Archivierung
Aufgrund hoher Datenschutzbestimmungen im Umgang mit personenbezogenen Angaben ist die Umsetzung einer digitalen Personalakte ein besonders sensibles Thema. Beim Salus-Verbund wurden daher der interne Datenschutzbeauftragte und die Betriebsräte in die Umsetzung des Projekts einbezogen. Ein standardisierter Aktenplan wurde definiert und die Personalstammdaten aus dem HR-System übernommen. Neue Dokumente werden sofort digital archiviert und die vorhandene Papierakte sukzessive digitalisiert. Dies findet unter strengen Auflagen direkt in der Personalabteilung statt. Der Migrationsprozess für alle 2.400 Personalakten wird noch eine Weile andauern.
Die angestrebte Archivierung aller E-Mails war zu Projektbeginn zunächst gestoppt worden. Unklar war die Abgrenzung zu privaten E-Mails, die nicht archiviert werden dürfen. Um hier rechtliche Klarheit zu schaffen, wurde die private Nutzung der dienstlichen E-Mail-Adresse untersagt. Seit letztem Jahr werden nun ca. 8.000 ein- und ausgehende Mails pro Tag archiviert.
Projektziel erreicht, Optimierungen geplant
IT-Leiter Benjamin Rauch-Gebbensleben ist sehr zufrieden mit der Umsetzung: „Mit der Einführung von PEGASOS als „SALUS Information Cloud“ haben wir unser Projektziel erreicht. Auch die Akzeptanz unter den Mitarbeitern ist hoch, weil PEGASOS den standortübergreifenden Arbeitsalltag erleichtert und die Zusammenarbeit untereinander verbessert hat.“ Zukünftig ist eine noch bessere Verzahnung der PEGASOS Fachpakete untereinander geplant, so z.B. zwischen Beschaffungsanforderung und Rechnungsbearbeitung. „So ein Mammut-Projekt ist ja nie zu Ende“, meint Rauch-Gebbensleben. „PEGASOS bietet an vielen Stellen Optimierungsmöglichkeiten, die wir gerne erschließen möchten.“ So sollen z.B. Rechnungen aus einem E-Mail-Postfach automatisch in die Rechnungseingangsbearbeitung übernommen werden können. Auch das Scannen von mitgebrachten Patientenunterlagen ist angedacht. Sukzessive wird auch der 7 km lange Altakten-Bestand immer weiter abgebaut. Dann steht der „papierlosen Salus“ nichts mehr im Wege.
Komplexe Papierprozesse, ein 7 km langer Altakten-Bestand mit teilweise über 100 Jahre alten Schriftstücken, 60.000 Eingangsrechnungen im Jahr und über 4.000 QM-Dokumente waren 2014 die Ausgangssituation für die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems. „Wir haben eine integrative Gesamtlösung gesucht, die vorhandene Prozesse standardisiert, papierbasierte Strukturen ablöst und für eine bessere Informationsverfügbarkeit sorgt“, erläutert IT-Leiter Benjamin Rauch-Gebbensleben die Anforderungen. „In einem europaweiten Vergabeverfahren konnte MARABU das attraktivste Gesamtpaket aus Funktionalität und Preis anbieten. Das Unternehmen erhielt 2014 den Zuschlag.“
Für die Umsetzung im Medizinbereich wurde zunächst ein einheitlicher Aktenplan für alle Krankenhäuser definiert. Die Dokumentation erfolgt weitestgehend papierlos im Krankenhausinformationssystem (KIS) mittels mobiler Visite. Dokumente aus dem KIS werden revisionssicher archiviert und die Restpapierakte nach Entlassung digitalisiert. Die Bearbeitung von MDK-Anfragen wird ebenfalls in PEGASOS dokumentiert. Auch Bewohnerakten werden papierlos im Heimverwaltungssystem geführt und sofort revisionssicher abgelegt. PEGASOS wurde dazu an das Krankenhausinformations- und das Heimverwaltungssystem angebunden, so dass Dokumente direkt daraus aufgerufen werden können.
Mehr Transparenz in der Rechnungsbearbeitung und Investitionsbeschaffung
Um die Bearbeitung der mittlerweile 70.000 Eingangsrechnungen jährlich zu erleichtern, werden Rechnungen nun in einer zentralen Scan-Stelle digitalisiert, validiert und durchlaufen in PEGASOS einen kundenspezifischen Freigabeprozess. Nach sachlicher Prüfung wird die Rechnung durch die Einrichtungsleitung freigegeben. Die Buchung selbst erfolgt im FiBu-System, das ebenfalls an das ECM-System angebunden wurde.
Unter dem Begriff BANF („Beschaffungsanforderung“) wurde der manuelle Bestellvorgang von Investitionsgütern als digitaler Prozess im ECM-System abgebildet. Alle notwendigen Informationen zur Anforderung werden in einem Formular erfasst. Daran schließen sich ein definierter Freigabeprozess und die Bestellung an. „Einerseits konnten wir so ein einheitliches Verfahren bei der Bestellanforderung etablieren. Andererseits profitieren wir von mehr Transparenz in den Bestellvorgängen“, betont Benjamin Rauch-Gebbensleben. Denn alle dazugehörigen Dokumente wie Angebote, Lieferscheine und der Schriftverkehr werden ebenfalls in PEGASOS zum Bestellvorgang archiviert.
Verträge, QM-Dokumente und IT-Unterlagen zentral verfügbar
Einen Überblick über alle abgeschlossenen Verträge des gesamten Salus-Verbundes bietet das PEGASOS-Modul Vertragsmanagement. Neben der einheitlichen Stammdatenpflege ist auch die einfache Überwachung von Kündigungsfristen möglich. Der Salus IT-Leiter erklärt die Vorteile an einem aktuellen Beispiel: „Mit wenigen Klicks konnten wir herausfinden, mit welchen Lieferanten wir AV-Verträge im Rahmen der DSGVO bereits abgeschlossen haben.“ Der Zugriff ist dabei nach einem umfassenden Berechtigungssystem nur für relevante Mitarbeiter möglich.
Dagegen stehen den 2.400 Mitarbeitern an allen 14 Unternehmensstandorten die Dokumente des Qualitätsmanagements zur Einsicht zur Verfügung, die zentral in PEGASOS archiviert werden. Zukünftig ist hier die Einführung eines Workflows zur Kenntnisnahme von Dokumenten geplant. Auch ein digitaler Freigabeprozess von neu erstellten Arbeits- und Verfahrensanweisungen wird noch eingerichtet.
Die zunächst geplante Bauakte ist derzeit noch nicht umgesetzt. Es fehlt die Schnittstelle zur Facility-Management-Software. „Wir haben das Modul kurzerhand in eine IT-Projektakte umfunktioniert“, freut sich Rauch-Gebbensleben. „Alle IT-Installationen werden darin von unserer Abteilung mit Fotos, Dokumenten und Protokollen dokumentiert, um im Supportfall alle Informationen zur Hand zu haben.“
Datenschutz berücksichtigen bei Digitaler Personalakte und E-Mail-Archivierung
Aufgrund hoher Datenschutzbestimmungen im Umgang mit personenbezogenen Angaben ist die Umsetzung einer digitalen Personalakte ein besonders sensibles Thema. Beim Salus-Verbund wurden daher der interne Datenschutzbeauftragte und die Betriebsräte in die Umsetzung des Projekts einbezogen. Ein standardisierter Aktenplan wurde definiert und die Personalstammdaten aus dem HR-System übernommen. Neue Dokumente werden sofort digital archiviert und die vorhandene Papierakte sukzessive digitalisiert. Dies findet unter strengen Auflagen direkt in der Personalabteilung statt. Der Migrationsprozess für alle 2.400 Personalakten wird noch eine Weile andauern.
Die angestrebte Archivierung aller E-Mails war zu Projektbeginn zunächst gestoppt worden. Unklar war die Abgrenzung zu privaten E-Mails, die nicht archiviert werden dürfen. Um hier rechtliche Klarheit zu schaffen, wurde die private Nutzung der dienstlichen E-Mail-Adresse untersagt. Seit letztem Jahr werden nun ca. 8.000 ein- und ausgehende Mails pro Tag archiviert.
Projektziel erreicht, Optimierungen geplant
IT-Leiter Benjamin Rauch-Gebbensleben ist sehr zufrieden mit der Umsetzung: „Mit der Einführung von PEGASOS als „SALUS Information Cloud“ haben wir unser Projektziel erreicht. Auch die Akzeptanz unter den Mitarbeitern ist hoch, weil PEGASOS den standortübergreifenden Arbeitsalltag erleichtert und die Zusammenarbeit untereinander verbessert hat.“ Zukünftig ist eine noch bessere Verzahnung der PEGASOS Fachpakete untereinander geplant, so z.B. zwischen Beschaffungsanforderung und Rechnungsbearbeitung. „So ein Mammut-Projekt ist ja nie zu Ende“, meint Rauch-Gebbensleben. „PEGASOS bietet an vielen Stellen Optimierungsmöglichkeiten, die wir gerne erschließen möchten.“ So sollen z.B. Rechnungen aus einem E-Mail-Postfach automatisch in die Rechnungseingangsbearbeitung übernommen werden können. Auch das Scannen von mitgebrachten Patientenunterlagen ist angedacht. Sukzessive wird auch der 7 km lange Altakten-Bestand immer weiter abgebaut. Dann steht der „papierlosen Salus“ nichts mehr im Wege.
