Speditionen, die sich dem globalen Wettbewerb gut gerüstet stellen wollen, steht jetzt ESA zur Verfügung, die revisionssichere Dokumenten-Management-Lösung für Sammel- und Stückgut. Die von der noeske netsolutions GmbH entwickelte Branchenlösung unterstützt durch maßgeschneiderte Funktionen Speditionen darin, die zahlreichen und speziellen dort anfallenden Dokumente effizient zu verwalten und zu verteilen. Dabei lassen sich Kosten sparen sowie die Geschäftsprozesse transparenter und erheblich beschleunigt abwickeln. Vorteile sind z.B. die Eliminierung von Aktentransporten, direkter Zugriff auf Unterlagen und Informationen – auch standortübergreifend -, kein Verlust von Dokumenten durch Ablagefehler sowie maßgebliche Reduzierung der Formularkosten.
ESA basiert auf der Dokumenten-Management- und Archivierungslösung ELO von ELO Digital Office.
Die noeske netsolutions GmbH hat sich darauf spezialisiert, die Dokumenten-Management- und Archivierungslösung ELO des DMS-Anbieters ELO Digital Office an den konkreten Branchen- bzw. Kundenbedarf anzupassen. Basis hierfür sind die zahlreichen Projekterfahrungen von noeske. Dabei sind die eigenentwickelten ELO-Module auch als ASP Modelle verfügbar. In der ASP-Version zeichnen sie sich durch einfache Oberflächen und eine am klassischen Aktenhandling ausgerichtete Benutzerführung aus. Somit sind sie rasch und ohne weitreichende technologische Kenntnisse nutzbar.
ESA – Die Elektronische Speditionsakte
In diesem Rahmen wurde auch ESA entwickelt, eine Speditionslösung für Sammel- und Stückgut. Sie erweitert die Dokumenten-Management-Lösung ELOenterprise um spezielle, auf die Prozesse in Speditionen ausgerichtete Funktionen. Als universelle Schnittstelle sorgt ESA für den reibungslosen Dokumenten- und Datentransfer sowie den internen und externen Dokumentenaustausch in Speditionen. Somit reduziert sich der Aufwand für die Archivierung und Ablage sowie für den Rückversand der Papierdokumente erheblich.
Mit ESA können beliebig viele Dokumentenklassen automatisch archiviert und strukturiert abgelegt werden. Die Daten für den elektronischen Versand der für Speditionen geschäftskritischen Rollkarten, sowie evtl. zusätzliche Dokumente für die jeweiligen Kooperationspartner, stellt ESA entsprechend der jeweiligen Spezifikation bereit. Durch Warnmeldungen und automatische Auswertungen mit Listengenerierung wird auf fehlende Dokumente genauso hingewiesen, wie auf Prozesse, die stehen geblieben sind. Dadurch sind Logistikdienstleister in der Lage, auch bei zeitlichen Engpässen korrekt und Just in Time zu agieren.
Vorgehensweise am Beispiel der Rollkarte
Beim Druck der Rollkarten wird eine separate SQL Servertabelle aufgebaut, die den Barcode als Index und die wesentlichen Verschlagwortungsdaten enthält. Wahlweise kann die Rollkarte automatisch vorab als Tiffdatei in ELO abgelegt werden. Nach Auslieferung, Abzeichnung und Rücklauf der Rollkarte wird geprüft, ob die zur Rollkarte gehörenden Lieferscheine in der Reihenfolge der Rollkarteneinträge zusortiert sind. Der Anfang eines neuen Lieferscheinstapels muss dabei erkennbar sein. Die Rollkarte wird gescannt und in die Barcodeerkennung übergeben. Anhand des erkannten Barcodes werden in der SQL Tabelle die zur Rollkarte gehörenden Indizes identifiziert. Die Rollkarte wird einmal komplett in ELO abgelegt. Danach werden die einzelnen Abschnitte aus der Rollkarte ausgeschnitten und mit den dazugehörenden Lieferscheinen beim entsprechenden Auftraggeber abgelegt. Diese Rollkartenabschnitte werden bei der vollständigen Rollkarte als logische Kopien hinterlegt.
Abgleich zwischen Kooperationen
Um zwischen den unterschiedlichen Kooperationspartnern und Verbunden die im Archiv abgelegten Dokumente flexibel auszutauschen, stehen verschiedene Technologien - z.B. FTP Transfer – zur Verfügung. Der Austausch kann in beliebigen Zeitabständen an die Kooperationsverbünde erfolgen. Die Daten-Austauschformate lassen sich je Kooperationsverbund frei wählen, z.B. das XML-Format. Alle Dokumente, die nicht übertragen wurden, exportiert das System in ein Explorerverzeichnis pro Kooperationsverbund pro Tag. Die Schnittstelle der Druckdaten zum ELO Archiv für automatische Datenzuführung ist voll integriert, um die automatische Archivierung aller Druckdokumente wie z.B. Rollkarte, Be- und Entladeberichte, Borderos, etc. sicher zu stellen.
ESA basiert auf der Dokumenten-Management- und Archivierungslösung ELO von ELO Digital Office.
Die noeske netsolutions GmbH hat sich darauf spezialisiert, die Dokumenten-Management- und Archivierungslösung ELO des DMS-Anbieters ELO Digital Office an den konkreten Branchen- bzw. Kundenbedarf anzupassen. Basis hierfür sind die zahlreichen Projekterfahrungen von noeske. Dabei sind die eigenentwickelten ELO-Module auch als ASP Modelle verfügbar. In der ASP-Version zeichnen sie sich durch einfache Oberflächen und eine am klassischen Aktenhandling ausgerichtete Benutzerführung aus. Somit sind sie rasch und ohne weitreichende technologische Kenntnisse nutzbar.
ESA – Die Elektronische Speditionsakte
In diesem Rahmen wurde auch ESA entwickelt, eine Speditionslösung für Sammel- und Stückgut. Sie erweitert die Dokumenten-Management-Lösung ELOenterprise um spezielle, auf die Prozesse in Speditionen ausgerichtete Funktionen. Als universelle Schnittstelle sorgt ESA für den reibungslosen Dokumenten- und Datentransfer sowie den internen und externen Dokumentenaustausch in Speditionen. Somit reduziert sich der Aufwand für die Archivierung und Ablage sowie für den Rückversand der Papierdokumente erheblich.
Mit ESA können beliebig viele Dokumentenklassen automatisch archiviert und strukturiert abgelegt werden. Die Daten für den elektronischen Versand der für Speditionen geschäftskritischen Rollkarten, sowie evtl. zusätzliche Dokumente für die jeweiligen Kooperationspartner, stellt ESA entsprechend der jeweiligen Spezifikation bereit. Durch Warnmeldungen und automatische Auswertungen mit Listengenerierung wird auf fehlende Dokumente genauso hingewiesen, wie auf Prozesse, die stehen geblieben sind. Dadurch sind Logistikdienstleister in der Lage, auch bei zeitlichen Engpässen korrekt und Just in Time zu agieren.
Vorgehensweise am Beispiel der Rollkarte
Beim Druck der Rollkarten wird eine separate SQL Servertabelle aufgebaut, die den Barcode als Index und die wesentlichen Verschlagwortungsdaten enthält. Wahlweise kann die Rollkarte automatisch vorab als Tiffdatei in ELO abgelegt werden. Nach Auslieferung, Abzeichnung und Rücklauf der Rollkarte wird geprüft, ob die zur Rollkarte gehörenden Lieferscheine in der Reihenfolge der Rollkarteneinträge zusortiert sind. Der Anfang eines neuen Lieferscheinstapels muss dabei erkennbar sein. Die Rollkarte wird gescannt und in die Barcodeerkennung übergeben. Anhand des erkannten Barcodes werden in der SQL Tabelle die zur Rollkarte gehörenden Indizes identifiziert. Die Rollkarte wird einmal komplett in ELO abgelegt. Danach werden die einzelnen Abschnitte aus der Rollkarte ausgeschnitten und mit den dazugehörenden Lieferscheinen beim entsprechenden Auftraggeber abgelegt. Diese Rollkartenabschnitte werden bei der vollständigen Rollkarte als logische Kopien hinterlegt.
Abgleich zwischen Kooperationen
Um zwischen den unterschiedlichen Kooperationspartnern und Verbunden die im Archiv abgelegten Dokumente flexibel auszutauschen, stehen verschiedene Technologien - z.B. FTP Transfer – zur Verfügung. Der Austausch kann in beliebigen Zeitabständen an die Kooperationsverbünde erfolgen. Die Daten-Austauschformate lassen sich je Kooperationsverbund frei wählen, z.B. das XML-Format. Alle Dokumente, die nicht übertragen wurden, exportiert das System in ein Explorerverzeichnis pro Kooperationsverbund pro Tag. Die Schnittstelle der Druckdaten zum ELO Archiv für automatische Datenzuführung ist voll integriert, um die automatische Archivierung aller Druckdokumente wie z.B. Rollkarte, Be- und Entladeberichte, Borderos, etc. sicher zu stellen.
