Wenn IT-Ausschreibungen zum Stolperstein werden

IT-Outsourcing ist Standard. Entscheidet sich ein Unternehmen dazu, seine IT von einem Dienstleister betreiben zu lassen, ist das kein ungewöhnlicher Vorgang. Und doch ist der Weg zum Sourcing-Partner oft nicht leicht und geplatzte Sourcing-Verträge nicht selten. Doch was ist schief gegangen, wenn die Partnerschaft keine rechte Freude macht? IT-Ausschreibungen sind die Königsdisziplin auf dem Weg zum richtigen Dienstleister, sei es für ein Einzelgewerk oder eine fortlaufende Leistungsübernahme. Und hier läuft oft manches schief. Mangelnder Abgleich mit der eigenen IT-Strategie, handwerkliche Fehler im Ausschreibungsprozess oder der Mangel an Erfahrung im Umgang mit Providern gehören zu den häufigsten Fehlern in aktuellen Ausschreibungen. Ausschreibende Unternehmen haben die Verantwortung für den Ausschreibungsprozess und sollten aus eigenem Interesse gut vorbereitet sein.

IT-Strategie, Sourcing-Strategie und IT-Ausschreibung gehören zusammen

Es klingt wie aus der Gebetsmühle von IT-Management Beratungen und ist doch richtig: am Anfang einer jeden größeren Veränderung stehen die Grundsatzfragen. Was ist unser Geschäftszweck? Welche strategische und operative Bedeutung hat unsere IT für das Geschäft? Wie ist unsere IT-Infrastruktur konkret aufgestellt? Was wollen wir verändern? Was wollen wir selbst tun, was wollen wir outsourcen? Erst wenn diese Rückversicherung in der Unternehmensstrategie geleistet ist, kann eine IT-Ausschreibung mit Hand und Fuß aufgesetzt werden. Unternehmen, die nicht zum ersten Mal ausschreiben, kennen diese Forderungen und können mit entsprechenden Erfahrungen in konkreten Ausschreibungen agieren. Firmen, die zum ersten Mal in ein größeres Vergabeverfahren durchführen, erfahren oft schmerzhaft wie wichtig diese grundlegenden Vorarbeiten sind.

IT-Ausschreibungen sind ein weites Feld. Öffentliche Ausschreibungen, beschränkte oder offene Ausschreibungen, Ausschreibungen für konkrete Werkstücke (z.B. Software) oder IT-Prozesse (z.B. Application Management), Ausschreibungen für einen vollständigen IT-Betrieb oder solche für kleinere Einheiten – die Rahmenbedingungen sind so divers wie die Ziele. Was alle Ausschreibungen miteinander verbindet, ist die Notwendigkeit einer guten Vorbereitung. Das ausschreibende Unternehmen sollte klar haben, was es will, von der Strategie bis zur Auswahl der Provider, mit denen man in die Verhandlung geht. Die Verhandlung selbst und der Auftrag sind noch einmal mal separat zu betrachten, auch sie bergen Fallstricke.

IT-Ausschreibungen – die häufigsten Fehler

• Unklare Ziele eines Sourcing-Vorhabens, bzw. der Ausschreibung.
• Festgelegte Ziele, die durch eine mögliche Auslagerung erreichten werden sollen, ändern sich über die Laufzeit der Ausschreibung.
  
• Der Scope und der Inhalt sind vom Auftraggeber nicht konkret beschrieben.
  
• Der Scope des Leistungspaketes wird auf der Strecke verändert.
  
• Keine Longlist gebaut? (Unzureichende Auswahl der Anbieter)
  
• Unterschiedliche Lose werden an unterschiedliche Provider vergeben
  
• Die Anforderungen des Auftraggebers und der Request for Proposal sind nicht direkt in einer Vertragsstruktur beschrieben.
  
• Nicht alle teilnehmenden Dienstleister haben dieselben Rahmenbedingungen
  
• Es werden keine konkreten Service Level definiert oder die definierten Service Level passen nicht zu den Anforderungen des Kunden und sind nicht mit entsprechenden Bedingungen hinsichtlich der Erfüllung beschrieben.
  
• Zu glauben, mit Ausschreibungen und der Auslagerung von IT-Leistungen spart man immer Geld
  
• Die Ausschreibung ist so aufgebaut, dass sie sich nicht für den Provider lohnen kann
  
• Juristische Bewertung vergessen? Am Ende spricht der Hausanwalt als Fachmann.

Lesen Sie den vollständigen Artikel von Judith Wagener auf auf nc360° der Infoplattform der noventum consulting GmbH.