Das Bundesrechenzentrum (BRZ) Österreich bietet seinen Kunden im Öffentlichen Sektor Enterprise Content Management (ECM)-Funktionalitäten als Shared Services auf Basis der Open Text ECM Suite. Die Nutzung der verschiedenen Services der eGovernment-Plattform wird dabei nach dem ASP-Modell verrechnet. Seit 2005 wurden rund 15 Applikationen – sowohl Standardlösungen wie SAP als auch individuelle Mainframe-Anwendungen – an die Open Text ECM Suite angebunden, das Volumen der gespeicherten Dokumente beträgt 5 TB. Weniger Kosten, effizientere Prozesse und bequeme Nutzungsmöglichkeiten für Unternehmen und Privatpersonen sind die Folge. Als Finalist des europäischen eGovernment-Preises 2007 wurde das Teilprojekt der elektronischen Urkundenarchivierung für das österreichische Justizministerium mit dem Good Practice Label 2007 ausgezeichnet. Für die Lösungen von Open Text™ (Nasdaq: OTEX, TSX: OTC), eines führenden Anbieters für Enterprise Content Management (ECM), sprachen insbesondere die große Zahl an Referenzprojekten im SAP-Umfeld sowie ihre Skalierbarkeit.
Abläufe in der Verwaltung sind nicht primär von Daten, sondern von Dokumenten bestimmt, die in den meisten Fällen den jeweiligen Prozess von dessen Anfang bis zum Ende durchlaufen. Während die Daten in der Regel bereits seit Jahren nur noch digital vorgehalten und bearbeitet werden, liegen die Dokumente weiter in Papierform vor – ein Medienbruch, der zu Verlustrisiko der Originale, Ineffizienzen in den Abläufen und höheren Kosten insbesondere in der Archivpflege führt.
Ein typisches Beispiel für diese Situation war das Grund- und Firmenbucharchiv des österreichischen Justizministeriums. Während das zugehörige Aktenregister bereits seit den 1980er Jahren digital geführt wurde und gegen eine Gebühr per Internet abgerufen werden konnte, wurden die Dokumente selbst in der Urkundensammlung am jeweils zuständigen Gericht aufbewahrt und konnten nur dort eingesehen werden. Noch während 2003 die Vorstudie für ein elektronisches Dokumentenarchiv erstellt wurde, erreichten das BRZ immer mehr Anfragen aus der Verwaltung, ob und wie Dokumente elektronisch gemanagt und aufbewahrt werden können. Dazu Mag. Robert Grim, Leiter New eGovernment Services beim BRZ: „Uns wurde sehr schnell klar, dass wir nicht nur projektbezogenen denken durften, sondern eine skalierbare ECM-Infrastruktur aufbauen mussten, die langfristig den immer zahlreicher werdenden Anforderungen unserer Kunden gerecht werden konnte.“
Anfang 2004 fand deshalb eine Ausschreibung für ECM-Software und Storage-Hardware statt, deren Hauptkriterien nicht nur Preis-Leistungsverhältnis und Funktionsumfang lauteten, sondern auch und vor allem Leistungsfähigkeit, Integrationsfähigkeit und Skalierbarkeit. Die Applikationslandschaft der BRZ-Kunden aus dem Öffentlichen Sektor ist heterogen und sowohl von Standardlösungen gekennzeichnet als auch von einer Vielzahl an Individuallösungen, die perfekt auf die Prozessanforderungen zum Beispiel in der Finanzverwaltung zugeschnitten sind – meistens in Form von bewährten und effizienten Mainframeapplikationen. Die hohe Zahl an erfolgreichen und großen SAP-Projekten gab am Ende den Ausschlag für Open Text, weil im Bereich Standardapplikationen SAP dominierte.
ECM as a Service: eGovernment-Plattform für Österreich
Seit dem Echtstart im Januar 2005 kann über die im Internet verfügbare Registerapplikation auf das elektronische Grund- und Firmenbucharchiv zugegriffen werden, dessen Dokumentenbestand mittlerweile auf ein TB angewachsen ist. „Neben den niedrigeren Kosten für die Archivpflege konnte durch die ortsunabhängige Einsehbarkeit der Dokumente auch die Effizienz der Prozesse rund um Grund- und Firmenbücher sowohl für Unternehmen als auch Privatpersonen gesteigert werden“, betont Mag. Robert Grim.
Parallel dazu hat das BRZ die ECM-Infrastruktur auf Basis von Open Text konsequent zu einer eGovernment-Plattform für verschiedenste Behördenapplikationen ausgebaut. Deren Dokumentenbestand hat mittlerweile ein Speichervolumen von 5 TB erreicht. Von den rund 15 angebundenen Anwendungen sind allein vier SAP-Systeme, die in verschiedenen Universitäten des Landes, im österreichischen Finanzministerium sowie im BRZ selbst eingesetzt werden. Hinzu kommen Lösungen für das Management und die rechtssichere Archivierung des E-Mail-Verkehrs sowie für Projekt-, Vertrags- und Auftragsmanagement im Finanzministerium und im BRZ – ebenfalls auf Basis der Open Text ECM Suite.
Daneben wurden die Individuallösungen mit der Plattform über eine Open Text-Standardschnittstelle integriert. Für das Metadatenmanagement wird dabei die Komponente für Transactional Content Processing aus der Open Text ECM Suite verwendet. Diese erlaubt die vollständige Automatisierung von Metadatenextraktion und -management, wobei applikationsspezifische Metadatensätze erstellt werden.
Die verschiedenen ECM-Dienste werden den Kunden nach Aufwand in Rechnung gestellt. „Unser ASP-Modell wird wegen der damit verbundenen Kostentransparenz besonders positiv aufgenommen. Denn der Kunde zahlt nur für die tatsächlich in Anspruch genommenen Leistungen, ohne sich um die IT kümmern zu müssen“, so Mag. Robert Grim.
Kostenersparnisse im Output-Management
Das Einsparpotenzial der ECM-Plattform auf Basis von Open Text ist noch lange nicht ausgeschöpft. Paradebeispiel hierfür ist der Bereich Output-Management. Das BRZ druckt und versendet im Behördenauftrag jährlich mehr als 30 Millionen Dokumente. Da diese über viele Jahre hinweg im Originallayout reproduzierbar sein müssen, werden in den Mainframe-Applikationen, in denen sie erzeugt werden, nicht nur die Dokumenteninhalte, sondern auch die zugehörigen Vorlagen vorgehalten. Demgegenüber ist es viel kostengünstiger, die Originale nach Erstellung in der Applikation revisionssicher in der ECM-Plattform zu archivieren. Dadurch lassen sich die Mainframe-Anwendungen deutlich vereinfachen, der Administrationsaufwand sinkt in der Folge entsprechend. Das Projekt, das vom BRZ hierfür vor kurzem in Angriff genommen wurde, ist inklusive Redesign der Anwendungen auf mehrere Jahre angelegt. Das damit verbundene Einsparpotenzial ist laut Mag. Robert Grim enorm und kommt den Kunden über niedrigere Gebühren direkt zugute.
Bundesrechenzentrum GmbH
Das BRZ ist der IKT-Dienstleister der österreichischen Bundesverwaltung. Hervorragendes IT-Know-how und langjährige Erfahrung mit den Abläufen der öffentlichen Hand machen das BRZ zum führenden E-Government-Partner. Das Unternehmen versteht sich als Integrator zwischen den Anforderungen der Verwaltung, den Leistungen der IT-Wirtschaft sowie den Bedürfnissen der Anwender und unterstützt bei der Harmonisierung und Standardisierung der Verwaltungs-IKT. Mit rund 1.200 Mitarbeitern bei einem Jahresumsatz von 230 Mio. Euro (2007) entwickelt und betreibt das BRZ erfolgreich E-Government-Services, u.a. für Bundesministerien, Universitäten, Sozialversicherungsträger und staatsnahe Organisationen. Das BRZ belegt Platz 4 im nationalen Ranking der IT-Service-Provider (IDC 2007) und betreibt eines der größten Rechenzentren Österreichs. Ausgestattet mit modernster Hard- und Software und einem Parallelrechenzentrum bietet es höchste Systemverfügbarkeit, Betriebssicherheit und Datenschutz. Das Unternehmen betreibt ca. 320 IT-Verfahren, stellt österreichweit Infrastruktur an über 1.200 Standorten zur Verfügung und betreut rund 30.000 IT-Arbeitsplätze.
Abläufe in der Verwaltung sind nicht primär von Daten, sondern von Dokumenten bestimmt, die in den meisten Fällen den jeweiligen Prozess von dessen Anfang bis zum Ende durchlaufen. Während die Daten in der Regel bereits seit Jahren nur noch digital vorgehalten und bearbeitet werden, liegen die Dokumente weiter in Papierform vor – ein Medienbruch, der zu Verlustrisiko der Originale, Ineffizienzen in den Abläufen und höheren Kosten insbesondere in der Archivpflege führt.
Ein typisches Beispiel für diese Situation war das Grund- und Firmenbucharchiv des österreichischen Justizministeriums. Während das zugehörige Aktenregister bereits seit den 1980er Jahren digital geführt wurde und gegen eine Gebühr per Internet abgerufen werden konnte, wurden die Dokumente selbst in der Urkundensammlung am jeweils zuständigen Gericht aufbewahrt und konnten nur dort eingesehen werden. Noch während 2003 die Vorstudie für ein elektronisches Dokumentenarchiv erstellt wurde, erreichten das BRZ immer mehr Anfragen aus der Verwaltung, ob und wie Dokumente elektronisch gemanagt und aufbewahrt werden können. Dazu Mag. Robert Grim, Leiter New eGovernment Services beim BRZ: „Uns wurde sehr schnell klar, dass wir nicht nur projektbezogenen denken durften, sondern eine skalierbare ECM-Infrastruktur aufbauen mussten, die langfristig den immer zahlreicher werdenden Anforderungen unserer Kunden gerecht werden konnte.“
Anfang 2004 fand deshalb eine Ausschreibung für ECM-Software und Storage-Hardware statt, deren Hauptkriterien nicht nur Preis-Leistungsverhältnis und Funktionsumfang lauteten, sondern auch und vor allem Leistungsfähigkeit, Integrationsfähigkeit und Skalierbarkeit. Die Applikationslandschaft der BRZ-Kunden aus dem Öffentlichen Sektor ist heterogen und sowohl von Standardlösungen gekennzeichnet als auch von einer Vielzahl an Individuallösungen, die perfekt auf die Prozessanforderungen zum Beispiel in der Finanzverwaltung zugeschnitten sind – meistens in Form von bewährten und effizienten Mainframeapplikationen. Die hohe Zahl an erfolgreichen und großen SAP-Projekten gab am Ende den Ausschlag für Open Text, weil im Bereich Standardapplikationen SAP dominierte.
ECM as a Service: eGovernment-Plattform für Österreich
Seit dem Echtstart im Januar 2005 kann über die im Internet verfügbare Registerapplikation auf das elektronische Grund- und Firmenbucharchiv zugegriffen werden, dessen Dokumentenbestand mittlerweile auf ein TB angewachsen ist. „Neben den niedrigeren Kosten für die Archivpflege konnte durch die ortsunabhängige Einsehbarkeit der Dokumente auch die Effizienz der Prozesse rund um Grund- und Firmenbücher sowohl für Unternehmen als auch Privatpersonen gesteigert werden“, betont Mag. Robert Grim.
Parallel dazu hat das BRZ die ECM-Infrastruktur auf Basis von Open Text konsequent zu einer eGovernment-Plattform für verschiedenste Behördenapplikationen ausgebaut. Deren Dokumentenbestand hat mittlerweile ein Speichervolumen von 5 TB erreicht. Von den rund 15 angebundenen Anwendungen sind allein vier SAP-Systeme, die in verschiedenen Universitäten des Landes, im österreichischen Finanzministerium sowie im BRZ selbst eingesetzt werden. Hinzu kommen Lösungen für das Management und die rechtssichere Archivierung des E-Mail-Verkehrs sowie für Projekt-, Vertrags- und Auftragsmanagement im Finanzministerium und im BRZ – ebenfalls auf Basis der Open Text ECM Suite.
Daneben wurden die Individuallösungen mit der Plattform über eine Open Text-Standardschnittstelle integriert. Für das Metadatenmanagement wird dabei die Komponente für Transactional Content Processing aus der Open Text ECM Suite verwendet. Diese erlaubt die vollständige Automatisierung von Metadatenextraktion und -management, wobei applikationsspezifische Metadatensätze erstellt werden.
Die verschiedenen ECM-Dienste werden den Kunden nach Aufwand in Rechnung gestellt. „Unser ASP-Modell wird wegen der damit verbundenen Kostentransparenz besonders positiv aufgenommen. Denn der Kunde zahlt nur für die tatsächlich in Anspruch genommenen Leistungen, ohne sich um die IT kümmern zu müssen“, so Mag. Robert Grim.
Kostenersparnisse im Output-Management
Das Einsparpotenzial der ECM-Plattform auf Basis von Open Text ist noch lange nicht ausgeschöpft. Paradebeispiel hierfür ist der Bereich Output-Management. Das BRZ druckt und versendet im Behördenauftrag jährlich mehr als 30 Millionen Dokumente. Da diese über viele Jahre hinweg im Originallayout reproduzierbar sein müssen, werden in den Mainframe-Applikationen, in denen sie erzeugt werden, nicht nur die Dokumenteninhalte, sondern auch die zugehörigen Vorlagen vorgehalten. Demgegenüber ist es viel kostengünstiger, die Originale nach Erstellung in der Applikation revisionssicher in der ECM-Plattform zu archivieren. Dadurch lassen sich die Mainframe-Anwendungen deutlich vereinfachen, der Administrationsaufwand sinkt in der Folge entsprechend. Das Projekt, das vom BRZ hierfür vor kurzem in Angriff genommen wurde, ist inklusive Redesign der Anwendungen auf mehrere Jahre angelegt. Das damit verbundene Einsparpotenzial ist laut Mag. Robert Grim enorm und kommt den Kunden über niedrigere Gebühren direkt zugute.
Bundesrechenzentrum GmbH
Das BRZ ist der IKT-Dienstleister der österreichischen Bundesverwaltung. Hervorragendes IT-Know-how und langjährige Erfahrung mit den Abläufen der öffentlichen Hand machen das BRZ zum führenden E-Government-Partner. Das Unternehmen versteht sich als Integrator zwischen den Anforderungen der Verwaltung, den Leistungen der IT-Wirtschaft sowie den Bedürfnissen der Anwender und unterstützt bei der Harmonisierung und Standardisierung der Verwaltungs-IKT. Mit rund 1.200 Mitarbeitern bei einem Jahresumsatz von 230 Mio. Euro (2007) entwickelt und betreibt das BRZ erfolgreich E-Government-Services, u.a. für Bundesministerien, Universitäten, Sozialversicherungsträger und staatsnahe Organisationen. Das BRZ belegt Platz 4 im nationalen Ranking der IT-Service-Provider (IDC 2007) und betreibt eines der größten Rechenzentren Österreichs. Ausgestattet mit modernster Hard- und Software und einem Parallelrechenzentrum bietet es höchste Systemverfügbarkeit, Betriebssicherheit und Datenschutz. Das Unternehmen betreibt ca. 320 IT-Verfahren, stellt österreichweit Infrastruktur an über 1.200 Standorten zur Verfügung und betreut rund 30.000 IT-Arbeitsplätze.
