Mit der Einführung eines neuen Systems für die Vorbereitung und Verteilung von Ratsvorlagen geht die Stadt Duisburg neue Wege bei der Modernisierung der Verwaltung. Ratsvorlagen wurden bisher in einem vielstufigen Prozess gesammelt, gedruckt, eingescannt, erneut gedruckt und verteilt. Die Lösung des Softwarehauses StreamServe reduziert diesen aufwändigen Prozess auf nur drei Schritte: Der elektronischen Sammlung der Dokumente folgt der automatisierte und personalisierte Seriendruck sowie die Verteilung an die Ratsmitglieder. Dadurch werden die Kosten für die Bereitstellung der Ratsvorlagen drastisch gesenkt und darüber hinaus Fehlerquellen wie doppelte Produktion oder Nicht-Zustellung der Vorlagen eliminiert.
„Das System reduziert den personellen Aufwand im städtischen Druckcenter für die Bereitstellung der Vorlagen um 80 Prozent“, sagt Carmen Scherhag, zuständige Projektleiterin bei der Stadt Duisburg. „Dazu kommt, dass in den verschiedenen Ratssitzungen die Beschlussfassung gelegentlich durch verspätet zugestellte oder fehlende Unterlagen erschwert war. Durch die neue Lösung können wir diese Fehlerquelle heute eingrenzen und nahezu ganz ausschließen.“
„Kommunale Verwaltungen haben im Bereich der Aufbereitung und Verteilung von Dokumenten sehr große Potenziale zur effizienteren Gestaltung von Geschäftsprozessen“, sagt Michael Frauen, Geschäftsführer der StreamServe Deutschland GmbH.
Nach dem Abschluss der ersten Phase des Projektes werden als weitere Schritte die zentrale Archivierung und der zentrale e-Mailversand mit der neuen Lösung umgesetzt.
„Das System reduziert den personellen Aufwand im städtischen Druckcenter für die Bereitstellung der Vorlagen um 80 Prozent“, sagt Carmen Scherhag, zuständige Projektleiterin bei der Stadt Duisburg. „Dazu kommt, dass in den verschiedenen Ratssitzungen die Beschlussfassung gelegentlich durch verspätet zugestellte oder fehlende Unterlagen erschwert war. Durch die neue Lösung können wir diese Fehlerquelle heute eingrenzen und nahezu ganz ausschließen.“
„Kommunale Verwaltungen haben im Bereich der Aufbereitung und Verteilung von Dokumenten sehr große Potenziale zur effizienteren Gestaltung von Geschäftsprozessen“, sagt Michael Frauen, Geschäftsführer der StreamServe Deutschland GmbH.
Nach dem Abschluss der ersten Phase des Projektes werden als weitere Schritte die zentrale Archivierung und der zentrale e-Mailversand mit der neuen Lösung umgesetzt.
