Verbunden mit der Rückkehr in den Zweckverband und dem Einsatz des Fachverfahrens Infoma newsystem beim Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) setzt die Stadt Oerlinghausen seit dem 3. Juli 2017 nun auch das krz-Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein, welches auf Basis des Produktes nscale der Bielefelder Ceyoniq Technology GmbH auf die Bedürfnisse der Mitgliedskommunen angepasst wurde.
Im ersten Schritt sorgte das Fachteam DMS/Archiv unter Projektleitung von Ulrike Brauße dafür, dass die von dem bisherigen Dienstleister aus dem D3-Archiv bereitgestellten Dokumente und Metadaten in das krz-DMS übertragen, archiviert und in den neu eingerichteten Aktenstrukturen abgelegt wurden. Aufgrund der guten Zusammenarbeit der beiden kommunalen Serviceprovider wurden über 350.000 Dokumente erfolgreich und zeitgerecht migriert.
Im zweiten Schritt realisierte das krz die laufende Verarbeitung aller seit Juli 2017 entstehenden Dokumente und Daten aus den Bereichen Steuern und Abgaben sowie Buchführung und Zahlungsabwicklung mit Anbindung an das Fachverfahren Infoma newsystem. Über krz-Schnittstellen und Verarbeitungsprozesse gesteuert werden nun Veranlagungsbescheide sowie gescannte Buchungsbelege automatisiert im DMS archiviert und abgelegt. Mittels eines vom Lemgoer DMS-Team entwickelten Anzeigeprogrammes werden die archivierten Dokumente direkt aus Infoma newsystem auf den Bildschirm gebracht. Darüber hinaus bietet der verfahrensunabhängige DMS-Client den Sachbearbeitern die Möglichkeit, mit digitalen Akten und Dokumenten auch in den Fachverfahren für Veranlagung und Buchführung zu arbeiten. Mit entsprechender Berechtigung suchen sie hier mithilfe fachlich angepasster Layouts nach Akten und Dokumenten, lassen sich diese anzeigen, bearbeiten sie, fügen weitere hinzu und drucken sie aus.
Stephan Kaup, stellvertretender Fachbereichsleiter der Stadt Oerlinghausen, freut sich, dass auf Grund der guten Zusammenarbeit aller Beteiligten ein nahtloser Übergang möglich war und alle Dokumente rechtzeitig zur Verfügung standen.
Mit der Nutzung des krz-DMS wird die Stadt Oerlinghausen nun in die Lage versetzt, weitere Aktenmodule aus dem Produktportfolio einzusetzen, wie z.B. die digitale SEPA-Mandatsakte oder die Grundstücksakte. So kann die elektronische Aktenführung in der Kommune mit Unterstützung des Lemgoer Serviceproviders vorangetrieben werden - zentral, vollständig, revisions- und zukunftssicher.
Im ersten Schritt sorgte das Fachteam DMS/Archiv unter Projektleitung von Ulrike Brauße dafür, dass die von dem bisherigen Dienstleister aus dem D3-Archiv bereitgestellten Dokumente und Metadaten in das krz-DMS übertragen, archiviert und in den neu eingerichteten Aktenstrukturen abgelegt wurden. Aufgrund der guten Zusammenarbeit der beiden kommunalen Serviceprovider wurden über 350.000 Dokumente erfolgreich und zeitgerecht migriert.
Im zweiten Schritt realisierte das krz die laufende Verarbeitung aller seit Juli 2017 entstehenden Dokumente und Daten aus den Bereichen Steuern und Abgaben sowie Buchführung und Zahlungsabwicklung mit Anbindung an das Fachverfahren Infoma newsystem. Über krz-Schnittstellen und Verarbeitungsprozesse gesteuert werden nun Veranlagungsbescheide sowie gescannte Buchungsbelege automatisiert im DMS archiviert und abgelegt. Mittels eines vom Lemgoer DMS-Team entwickelten Anzeigeprogrammes werden die archivierten Dokumente direkt aus Infoma newsystem auf den Bildschirm gebracht. Darüber hinaus bietet der verfahrensunabhängige DMS-Client den Sachbearbeitern die Möglichkeit, mit digitalen Akten und Dokumenten auch in den Fachverfahren für Veranlagung und Buchführung zu arbeiten. Mit entsprechender Berechtigung suchen sie hier mithilfe fachlich angepasster Layouts nach Akten und Dokumenten, lassen sich diese anzeigen, bearbeiten sie, fügen weitere hinzu und drucken sie aus.
Stephan Kaup, stellvertretender Fachbereichsleiter der Stadt Oerlinghausen, freut sich, dass auf Grund der guten Zusammenarbeit aller Beteiligten ein nahtloser Übergang möglich war und alle Dokumente rechtzeitig zur Verfügung standen.
Mit der Nutzung des krz-DMS wird die Stadt Oerlinghausen nun in die Lage versetzt, weitere Aktenmodule aus dem Produktportfolio einzusetzen, wie z.B. die digitale SEPA-Mandatsakte oder die Grundstücksakte. So kann die elektronische Aktenführung in der Kommune mit Unterstützung des Lemgoer Serviceproviders vorangetrieben werden - zentral, vollständig, revisions- und zukunftssicher.
