Seit einem Jahr nutzt die Stadt Lemgo den Hausdruckerei-Service des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg / Lippe (krz). Seit Januar 2015 produziert das krz für die Stadt Lemgo Ratsunterlagen, Flyer, Broschüren und Vervielfältigungen in etlichen Formaten und in unterschiedlichsten Stückzahlen. Darunter sind auch sensible Unterlagen wie z.B. Vorlagen für nichtöffentliche Sitzungen. Insgesamt hat der Lemgoer Dienstleister im Jahr 2015 den Druck von rund 350.000 Seiten (farbig oder monochrom) übernommen und hierfür etwa 200.000 Blatt Papier benötigt. Vorher wurden diese Drucksachen oder Kleinstserien wie etwa Einladungsschreiben für städtische Kindergärten in der Hausdruckerei der Stadtverwaltung produziert.
Lemgo ist die erste Kommune, die den neuen Komplett-Service des krz für sich entdeckt hat und sieht sich als Vorreiter. „Die Zusammenarbeit verläuft sehr erfolgreich“, erklärt der Kämmerer der Alten Hansestadt Dirk Tolkemitt. „Wir werden sie auf jeden Fall fortsetzen, denn sie erspart uns Kosten im fünfstelligen Bereich. Ich bin überzeugt, dass sich dieses Modell in Zukunft auch in weiteren Kommunen durchsetzen wird.“ Denn der Aufwand für die Anschaffung, den Erhalt oder die Wartung von Druckmaschinen und -material liegt nun beim krz, das für ein jährliches Druckaufkommen von über 26 Millionen Seiten ausgerüstet ist. „Dies ist ein weiterer Fall, in der die Interkommunale Zusammenarbeit für beide Seiten nur Vorteile bringt“ ergänzt Reinhold Harnisch. „Für uns zahlen sich die Investitionen in unseren Druckservice aus und für die Kommunen die Abgabe von Services, die nicht ihre ureigensten Aufgaben sind.“
Schon vor der Übergabe der Hausdruckerei nutzte die Kommune das krz für den Druck von Bescheiden, die das Lemgoer Rechenzentrum verarbeitet. „Das krz ist nicht nur nah, sondern als unser kommunaler IT-Dienstleister auch ein Anbieter, der uns versteht“, ergänzt Tolkemitt. „Im krz weiß man, wie wichtig in der Verwaltung Fristen sind, zum Beispiel für die Versendung von Ratsunterlagen.“ Alle Aufträge der Lemgoer Stadtverwaltung, die bis zu einem vereinbarten Zeitpunkt eingeliefert sind, werden am gleichen Tag produziert und am Folgetag zugestellt. Durch die räumliche Nähe hat die Stadt auf die Postzustellung verzichtet und anstelle dessen einen Hol- und Bringdienst eingerichtet.
Der Service vom krz wird in Zukunft noch stärker ausgeweitet: Bislang werden die zu druckenden Dateien zusammen mit einem Auftragszettel verschlüsselt an das krz gesendet und dort weitgehend automatisiert verarbeitet. Im Verlauf des Produktionsprozesses werden die Daten gedruckt, auf Wunsch geheftet, gefalzt, kuvertiert und anschließend versandfertig gemacht. Künftig wird hierfür ein Print-Webshop eingerichtet. Der Sachbearbeiter in der Verwaltung sieht dann das spätere Druckergebnis bereits am Monitor. Alle möglichen Verarbeitungsvarianten werden dabei während des Auswahl- und Bestellvorganges konkret dargestellt. Rückfragen bzw. Missverständnisse lassen sich dadurch erheblich reduzieren. Auch der Produktionsprozess im Druckzentrum des krz profitiert von diesem standardisierten Ablauf. Ein weiterer Vorteil also für alle Beteiligten.
Lemgo ist die erste Kommune, die den neuen Komplett-Service des krz für sich entdeckt hat und sieht sich als Vorreiter. „Die Zusammenarbeit verläuft sehr erfolgreich“, erklärt der Kämmerer der Alten Hansestadt Dirk Tolkemitt. „Wir werden sie auf jeden Fall fortsetzen, denn sie erspart uns Kosten im fünfstelligen Bereich. Ich bin überzeugt, dass sich dieses Modell in Zukunft auch in weiteren Kommunen durchsetzen wird.“ Denn der Aufwand für die Anschaffung, den Erhalt oder die Wartung von Druckmaschinen und -material liegt nun beim krz, das für ein jährliches Druckaufkommen von über 26 Millionen Seiten ausgerüstet ist. „Dies ist ein weiterer Fall, in der die Interkommunale Zusammenarbeit für beide Seiten nur Vorteile bringt“ ergänzt Reinhold Harnisch. „Für uns zahlen sich die Investitionen in unseren Druckservice aus und für die Kommunen die Abgabe von Services, die nicht ihre ureigensten Aufgaben sind.“
Schon vor der Übergabe der Hausdruckerei nutzte die Kommune das krz für den Druck von Bescheiden, die das Lemgoer Rechenzentrum verarbeitet. „Das krz ist nicht nur nah, sondern als unser kommunaler IT-Dienstleister auch ein Anbieter, der uns versteht“, ergänzt Tolkemitt. „Im krz weiß man, wie wichtig in der Verwaltung Fristen sind, zum Beispiel für die Versendung von Ratsunterlagen.“ Alle Aufträge der Lemgoer Stadtverwaltung, die bis zu einem vereinbarten Zeitpunkt eingeliefert sind, werden am gleichen Tag produziert und am Folgetag zugestellt. Durch die räumliche Nähe hat die Stadt auf die Postzustellung verzichtet und anstelle dessen einen Hol- und Bringdienst eingerichtet.
Der Service vom krz wird in Zukunft noch stärker ausgeweitet: Bislang werden die zu druckenden Dateien zusammen mit einem Auftragszettel verschlüsselt an das krz gesendet und dort weitgehend automatisiert verarbeitet. Im Verlauf des Produktionsprozesses werden die Daten gedruckt, auf Wunsch geheftet, gefalzt, kuvertiert und anschließend versandfertig gemacht. Künftig wird hierfür ein Print-Webshop eingerichtet. Der Sachbearbeiter in der Verwaltung sieht dann das spätere Druckergebnis bereits am Monitor. Alle möglichen Verarbeitungsvarianten werden dabei während des Auswahl- und Bestellvorganges konkret dargestellt. Rückfragen bzw. Missverständnisse lassen sich dadurch erheblich reduzieren. Auch der Produktionsprozess im Druckzentrum des krz profitiert von diesem standardisierten Ablauf. Ein weiterer Vorteil also für alle Beteiligten.
