Schneller und flexibler Auskunft erteilen: Das ist nur ein Vorteil, den die digitale Sozialakte des krz für die Jobcenter im Kreis Minden-Lübbecke bringt. Seit dem Sommer 2016 unterstützt diese Dokumenten-Management-System (DMS)-Lösung die Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen in Lübbecke, Espelkamp und Minden bei der täglichen Arbeit.
Im Sommer 2016 wurde die digitale Sozialakte, ein DMS-Modul des krz, im Bereich „Leistungen nach SGB II – Leistungsgewährung (passiv)“, im Kreis Minden-Lübbecke eingeführt, um Akten digital zu führen und Vorgänge effizienter zu bearbeiten.
Seitdem geschieht in Lübbecke, Espelkamp und Minden vieles automatisiert wie z.B. Aktenbildung, Archivierung sowie Ablage der Bescheide und Protokolle mit fachlichen Metadaten. Dokumente werden mittels des DMS-Clients direkt am Arbeitsplatz digitalisiert und in die Akte eingefügt. Die Office-Integration ermöglicht es, Dokumente direkt aus Word und Outlook in die Akte abzulegen. Durch Anbindung an das Fachverfahren AKDN-Sozial können Sachbearbeiter den Akteninhalt auch von dort aus einsehen, Dokumente suchen oder weitere ablegen. So ist zu jeder Zeit eine schnelle Auskunft möglich und die Sachbearbeitung wird unterstützt. Jutta Diekmann von der Stadt Lübbecke ist zufrieden mit der digitalen Aktenlösung vom krz: „Auf die digitale Arbeit möchte ich nicht mehr verzichten. Einen Wechsel zurück auf die manuelle Sachbearbeitung kann ich mir heute nicht mehr vorstellen!“
Mehrwerte ergeben sich auch für die Mitarbeiter des Kreises im Bereich Widerspruch und Klage, da nun keine Papierakten mehr hin und her geschickt werden müssen, sondern zuständige Stellen direkt Zugriff auf die relevanten Dokumente erhalten. Für die Abgabe der Unterlagen an das Gericht steht eine automatische Paginierungsfunktion zur Verfügung, die eine durchnummerierte PDF-Datei erzeugt. Diese kann direkt aus der DMS-Anwendung versendet werden.
Ein halbes Jahr nach Einführung erfolgt nun der nächste Ausbauschritt: Weitere Teams werden auf die digitale Aktenführung umgestellt. Hierzu schulte das krz im Januar über 20 Anwender in den Räumen der Kreisverwaltung. Dabei begleiteten Thomas Neidiger und Janine Schütte, Teamleiter im Jobcenter Minden, die Schulung fachlich und sehen positiv in die Zukunft: „Durch die rundum gelungenen Schulungen des krz sehen wir uns nun bestens gerüstet für die digitale Aktenführung“. Derzeit wird eine zentrale Scanlösung mit dezentraler Bearbeitung auf Sachbearbeiterebene eingeführt, die ebenfalls dazu dient, Prozesse zu optimieren sowie schnell und qualifiziert auskunftsfähig zu sein.
Im Sommer 2016 wurde die digitale Sozialakte, ein DMS-Modul des krz, im Bereich „Leistungen nach SGB II – Leistungsgewährung (passiv)“, im Kreis Minden-Lübbecke eingeführt, um Akten digital zu führen und Vorgänge effizienter zu bearbeiten.
Seitdem geschieht in Lübbecke, Espelkamp und Minden vieles automatisiert wie z.B. Aktenbildung, Archivierung sowie Ablage der Bescheide und Protokolle mit fachlichen Metadaten. Dokumente werden mittels des DMS-Clients direkt am Arbeitsplatz digitalisiert und in die Akte eingefügt. Die Office-Integration ermöglicht es, Dokumente direkt aus Word und Outlook in die Akte abzulegen. Durch Anbindung an das Fachverfahren AKDN-Sozial können Sachbearbeiter den Akteninhalt auch von dort aus einsehen, Dokumente suchen oder weitere ablegen. So ist zu jeder Zeit eine schnelle Auskunft möglich und die Sachbearbeitung wird unterstützt. Jutta Diekmann von der Stadt Lübbecke ist zufrieden mit der digitalen Aktenlösung vom krz: „Auf die digitale Arbeit möchte ich nicht mehr verzichten. Einen Wechsel zurück auf die manuelle Sachbearbeitung kann ich mir heute nicht mehr vorstellen!“
Mehrwerte ergeben sich auch für die Mitarbeiter des Kreises im Bereich Widerspruch und Klage, da nun keine Papierakten mehr hin und her geschickt werden müssen, sondern zuständige Stellen direkt Zugriff auf die relevanten Dokumente erhalten. Für die Abgabe der Unterlagen an das Gericht steht eine automatische Paginierungsfunktion zur Verfügung, die eine durchnummerierte PDF-Datei erzeugt. Diese kann direkt aus der DMS-Anwendung versendet werden.
Ein halbes Jahr nach Einführung erfolgt nun der nächste Ausbauschritt: Weitere Teams werden auf die digitale Aktenführung umgestellt. Hierzu schulte das krz im Januar über 20 Anwender in den Räumen der Kreisverwaltung. Dabei begleiteten Thomas Neidiger und Janine Schütte, Teamleiter im Jobcenter Minden, die Schulung fachlich und sehen positiv in die Zukunft: „Durch die rundum gelungenen Schulungen des krz sehen wir uns nun bestens gerüstet für die digitale Aktenführung“. Derzeit wird eine zentrale Scanlösung mit dezentraler Bearbeitung auf Sachbearbeiterebene eingeführt, die ebenfalls dazu dient, Prozesse zu optimieren sowie schnell und qualifiziert auskunftsfähig zu sein.
