Am 24. Juni präsentierte das Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg-Lippe (krz) der Stadt Oerlinghausen die Ergebnisse von den zwei DigiChange-Projekten, die die Stadt Anfang 2021 bei dem Lemgoer IT-Dienstleister beauftragt hatte.
Sie umfassten die Erstellung der kommunalen Digitalisierungsstrategie über die nächsten sieben Jahre für die Bergstadt und ein Wissensmanagementkonzept, um die Übergabe bei Ruhestand, Weggang oder Vertretungen von publikumsrelevanten Bereichen bei z.B. Urlaub oder Krankheit optimal zu gestalten, und sollen der Verwaltung als Entscheidungsgrundlage zur Umsetzung der Digitalisierung dienen.
In fünf Terminen seit Januar 2021 hatten die krz-Mitarbeiter um den krz-Koordinator für Kommunalberatung Torsten Fisahn gemeinsam mit der Oerlinghauser Digitalisierungsbeauftragten Sabine Lindhorst, Fachbereichsleiter Marcel Jagnow und betroffenen Beschäftigten der Stadt die beiden Konzepte entwickelt.
Alle Beteiligten lobten die schnelle und zielgerichtete Arbeitsweise der Teams, die auch dazu führte, dass das Wissensmanagement-Konzept bereits bei einigen Oerlinghauser Kolleginnen und Kollegen angewandt wird.
Einmal mehr hat sich in diesem Projekt gezeigt, dass Digitalisierung weit mehr ist, als nur die Einführung neuer Technik, sondern eine ganzheitliche Umstrukturierung, die immer mehr auch die Mitarbeitenden in den Fachbereichen betrifft. Kernziel beider DigiChange-Projekte war dabei, direkt mit den Beschäftigten der Kommune die Punkte herauszuarbeiten, in der die Digitalisierung Lösungen bereits bestehender Probleme bietet „dort, wo der Schuh drückt“, wie Torsten Fisahn es auf den Punkt brachte.
Auch Oerlinghausens Bürgermeister Dirk Becker betonte anlässlich der Übergabe diesen Aspekt „Ganz wichtig bei dieser Umwandlung ist die Überzeugungsarbeit. Digitalisierung ist eine Daueraufgabe, und kleine Schritte reichen nicht mehr, den Anfordernissen dieser Zeit zu begegnen. Das hat man besonders in Bezug auf die Corona-Pandemie gesehen, die zwangsläufig zu einer Beschleunigung der Digitalisierung führte. Es geht nicht mehr ohne. Von daher müssen für diese Kernaufgabe auch finanzielle und vor allem personelle Ressourcen geschaffen werden. Mein Dank gilt hier ganz besonders unserer Digitalisierungsbeauftragten Frau Lindhorst, die schon jetzt die wichtige Koordinierungsaufgabe übernimmt.“
Digitalisierungsstrategie
Die Strategie umfasst einen Zeitstrahl mit Bündelungen und Prioritäten unter Einbeziehung bestehender Projekte. Unter konstruktiver und wertschätzender Einbeziehung der zuständigen Fachbereiche wurden für die Digitalisierung Bereiche ermittelt und priorisiert, die aufgrund der personellen Ausstattung, der demografischen Entwicklungen und der Zielgruppe besonders von einer Umwandlung profitieren. Wichtig ist hier, dass ein Changemanagement aufgebaut wird, die in den drei Schritten Information, Kommunikation, und Transaktion die Mitarbeitenden miteinbezieht.
So steht als erste Aufgabe die Umsetzung des OZG (Onlinezugangsgesetzes) an, das verlangt, dass ab Ende 2022 alle Verwaltungsdienstleistungen über das Internet zugänglich sein müssen. Bis 2028 sollen dann laut dem gemeinsam erarbeiteten Plan, der auch Umstellungen und Puffer ermöglicht, alle Bereiche der Oerlinghauser Verwaltung digitalisiert sein.
Wissensmanagement
Auch im Bereich des Wissensmanagements wurden aufgrund des Altersstrukturatlasses der Stadt und der Publikumsnähe der einzelnen Fachbereiche eine Priorisierung vorgenommen. Des Weiteren wurde thematisiert, wie Wissen erfasst und zur Verfügung gestellt werden kann, und wie die Mitarbeiter motiviert werden können, ihr Wissen zu teilen. Wissensmanagement liefert zudem die Möglichkeit, mehr über die eigene Verwaltung zu erfahren und führt nicht selten zu der Erkenntnis „ach so, das machen wir auch noch!“
Bürgermeister Dirk Becker wies hier auf die besondere Situation seiner Kommunalverwaltung mit weniger als 100 Beschäftigten hin – nicht jeder Kollege hat eine Vertretung, oft handelt es sich um Einzelkämpfer. Anhand eines eigenen Altersstrukturatlasses kann die Kommune z.B. rechtzeitig auf bevorstehende Ruhestände reagieren. Das Konzept des krz sei dafür eine tolle Ergänzung, denn „Wissensmanagement hilft jedem“.
Ein proaktiver Umgang mit dem demografischen Wandel und der Digitalisierung bietet große Chancen, so Becker, indem sich die Aufgaben der Städte und Gemeinden verlagern, weg von der Verwaltung im eigentlichen Sinne des Wortes hin zur Gestaltung des kommunalen Lebens. Standardaufgaben können automatisiert werden, übergreifende Themen müssen nicht mehr individuell und vor Ort entschieden werden.
Die Ergebnisse beider DigiChange-Projekte werden auch dafür verwendet, andere Städte und Gemeinden im Verbandsgebiet zu unterstützen. „So schaffen wir Synergieeffekte durch Übertragungspotentiale, denn die Nachfrage nach Beratung durch die Kommunen ist groß“, betonte Torsten Fisahn. „Das krz sieht sich als umfassender Dienstleister für alle Mitgliedkommunen und steht auch weiter beratend und unterstützend für die Digitalisierungsumsetzung zur Verfügung.“
Sie umfassten die Erstellung der kommunalen Digitalisierungsstrategie über die nächsten sieben Jahre für die Bergstadt und ein Wissensmanagementkonzept, um die Übergabe bei Ruhestand, Weggang oder Vertretungen von publikumsrelevanten Bereichen bei z.B. Urlaub oder Krankheit optimal zu gestalten, und sollen der Verwaltung als Entscheidungsgrundlage zur Umsetzung der Digitalisierung dienen.
In fünf Terminen seit Januar 2021 hatten die krz-Mitarbeiter um den krz-Koordinator für Kommunalberatung Torsten Fisahn gemeinsam mit der Oerlinghauser Digitalisierungsbeauftragten Sabine Lindhorst, Fachbereichsleiter Marcel Jagnow und betroffenen Beschäftigten der Stadt die beiden Konzepte entwickelt.
Alle Beteiligten lobten die schnelle und zielgerichtete Arbeitsweise der Teams, die auch dazu führte, dass das Wissensmanagement-Konzept bereits bei einigen Oerlinghauser Kolleginnen und Kollegen angewandt wird.
Einmal mehr hat sich in diesem Projekt gezeigt, dass Digitalisierung weit mehr ist, als nur die Einführung neuer Technik, sondern eine ganzheitliche Umstrukturierung, die immer mehr auch die Mitarbeitenden in den Fachbereichen betrifft. Kernziel beider DigiChange-Projekte war dabei, direkt mit den Beschäftigten der Kommune die Punkte herauszuarbeiten, in der die Digitalisierung Lösungen bereits bestehender Probleme bietet „dort, wo der Schuh drückt“, wie Torsten Fisahn es auf den Punkt brachte.
Auch Oerlinghausens Bürgermeister Dirk Becker betonte anlässlich der Übergabe diesen Aspekt „Ganz wichtig bei dieser Umwandlung ist die Überzeugungsarbeit. Digitalisierung ist eine Daueraufgabe, und kleine Schritte reichen nicht mehr, den Anfordernissen dieser Zeit zu begegnen. Das hat man besonders in Bezug auf die Corona-Pandemie gesehen, die zwangsläufig zu einer Beschleunigung der Digitalisierung führte. Es geht nicht mehr ohne. Von daher müssen für diese Kernaufgabe auch finanzielle und vor allem personelle Ressourcen geschaffen werden. Mein Dank gilt hier ganz besonders unserer Digitalisierungsbeauftragten Frau Lindhorst, die schon jetzt die wichtige Koordinierungsaufgabe übernimmt.“
Digitalisierungsstrategie
Die Strategie umfasst einen Zeitstrahl mit Bündelungen und Prioritäten unter Einbeziehung bestehender Projekte. Unter konstruktiver und wertschätzender Einbeziehung der zuständigen Fachbereiche wurden für die Digitalisierung Bereiche ermittelt und priorisiert, die aufgrund der personellen Ausstattung, der demografischen Entwicklungen und der Zielgruppe besonders von einer Umwandlung profitieren. Wichtig ist hier, dass ein Changemanagement aufgebaut wird, die in den drei Schritten Information, Kommunikation, und Transaktion die Mitarbeitenden miteinbezieht.
So steht als erste Aufgabe die Umsetzung des OZG (Onlinezugangsgesetzes) an, das verlangt, dass ab Ende 2022 alle Verwaltungsdienstleistungen über das Internet zugänglich sein müssen. Bis 2028 sollen dann laut dem gemeinsam erarbeiteten Plan, der auch Umstellungen und Puffer ermöglicht, alle Bereiche der Oerlinghauser Verwaltung digitalisiert sein.
Wissensmanagement
Auch im Bereich des Wissensmanagements wurden aufgrund des Altersstrukturatlasses der Stadt und der Publikumsnähe der einzelnen Fachbereiche eine Priorisierung vorgenommen. Des Weiteren wurde thematisiert, wie Wissen erfasst und zur Verfügung gestellt werden kann, und wie die Mitarbeiter motiviert werden können, ihr Wissen zu teilen. Wissensmanagement liefert zudem die Möglichkeit, mehr über die eigene Verwaltung zu erfahren und führt nicht selten zu der Erkenntnis „ach so, das machen wir auch noch!“
Bürgermeister Dirk Becker wies hier auf die besondere Situation seiner Kommunalverwaltung mit weniger als 100 Beschäftigten hin – nicht jeder Kollege hat eine Vertretung, oft handelt es sich um Einzelkämpfer. Anhand eines eigenen Altersstrukturatlasses kann die Kommune z.B. rechtzeitig auf bevorstehende Ruhestände reagieren. Das Konzept des krz sei dafür eine tolle Ergänzung, denn „Wissensmanagement hilft jedem“.
Ein proaktiver Umgang mit dem demografischen Wandel und der Digitalisierung bietet große Chancen, so Becker, indem sich die Aufgaben der Städte und Gemeinden verlagern, weg von der Verwaltung im eigentlichen Sinne des Wortes hin zur Gestaltung des kommunalen Lebens. Standardaufgaben können automatisiert werden, übergreifende Themen müssen nicht mehr individuell und vor Ort entschieden werden.
Die Ergebnisse beider DigiChange-Projekte werden auch dafür verwendet, andere Städte und Gemeinden im Verbandsgebiet zu unterstützen. „So schaffen wir Synergieeffekte durch Übertragungspotentiale, denn die Nachfrage nach Beratung durch die Kommunen ist groß“, betonte Torsten Fisahn. „Das krz sieht sich als umfassender Dienstleister für alle Mitgliedkommunen und steht auch weiter beratend und unterstützend für die Digitalisierungsumsetzung zur Verfügung.“
