Der Kreis Lippe verwaltet seit Beginn des Jahres seine Gebäude mit einer maßgeschneiderten Software für Facility-Management. Die vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg / Lippe (krz) bereitgestellte Anwendung IMSWARE.CAFM bietet softwaretechnische Unterstützung für die breitgefächerten Prozesse rund um die Verwaltung von Immobilien und Liegenschaften.
IMSWARE gewährleistet einen umfassenden Überblick über Wartung, Instandhaltung, Reinigung und Haftung. Dies ist besonders wichtig mit Hinblick auf die Betreiberhaftung, der mit Einsatz von IMSWARE problemlos nachgekommen wird.
Die Mitarbeiter des Kreises und die Verfahrensbetreuer vom krz haben sich seit dem Spätsommer 2016 in verschiedenen Workshops und Schulungen mit der neuen Facility-Management-Software vertraut gemacht. Die Vorbereitungszeit diente auch dazu, Stammdaten zu pflegen, CAD-Zeichnungen zu überarbeiten und Listen für Importe zu erstellen. Nun startet die Kreisbehörde als Pilotanwender mit den Modulen Budget- und Bauauftragsmanagement, um den Einsatz der Software schrittweise zu erweitern.
Eine Besonderheit dabei: Im Eigenbetrieb Schulen des Kreises und in der zentralen Verwaltung wird mit Budgets gearbeitet, die über unterschiedliche Finanzsoftware-Anwendungen verwaltet werden. Über die in den Workshops diskutierten Lösungsansätze konnten die Fachleute im krz für den Kreis Lippe eine maßgeschneiderte Budgetstruktur in IMSWARE abbilden, mit der ab diesem Jahr die jeweiligen Aufgabenfelder des Gebäudemanagements bedient werden. Ab 2017 findet daher jederzeit eine Überwachung der Mittel direkt aus den Modulen des Gebäudemanagements statt, ohne dass Rückfragen an die Kämmerei oder die Kreiskasse gestellt werden müssen.
Zusätzliche Sicherheit beim Prüfen von erteilten Bauaufträgen und auch von beauftragten Dienstleistungen gewinnt die lippische Kreisbehörde durch den Einsatz des Bauauftragsmanagements. Hier können die Bearbeitenden auch komplexe Rechnungen prüfen, freigeben und den entsprechenden Budgets zuordnen.
Nach einer ersten Erprobungsphase wird der Kreis die Software ebenfalls für das Instandhaltungsmanagement einsetzen. Damit dokumentiert die Behörde sowohl die geplanten Instandhaltungen und Wartungen, als auch die spontan anfallenden Störungen während des laufenden Betriebs. IMSWARE ist modular aufgebaut, damit ist ein nachträgliches Hinzunehmen weiterer Bausteine ist auf einer einheitlichen Datenbasis einfach realisierbar.
Mit dem Modul IMSWARE.GO! wird die Anwendung flexibel vor Ort anwendbar: sei es durch die Erfassung mit mobilen Endgeräten oder beim Gesamtüberblick aller Immobiliendaten auf dem Computer, Tablet-PC oder dem Smartphone.
Die Einbindung der Software in bestehende Prozesse bringt im Tagesgeschäft weitere Vorteile. Das krz sorgt mit einer Schnittstelle zwischen dem beleglosen Zahlungsprozess Metastorm und IMSWARE für die technische Integration des Rechnungseingangsworkflows. Die Bearbeitenden legen so die Dokumente über die Archivschnittstelle sicher im Dokumentenmanagementsystem (DMS) ab und können sich diese direkt aus IMSWARE heraus wieder anzeigen lassen. Start der Schnittstelle ist für den Sommer 2017 geplant.
Die Facility-Management-Lösung IMSWARE stößt auch auf starkes Interesse bei den übrigen Verbandsmitgliedern des Lemgoer Serviceproviders: Mit dem Kreis Minden-Lübbecke und der Stadt Vlotho stehen bereits weitere Kunden in den Startlöchern, die Software für die Verwaltung der eigenen Gebäude einzusetzen. Die IMS GmbH als Produkthersteller mit Sitz in Dinslaken verzeichnet über 500 Unternehmen und Organisationen als ihre Kunden, die an mehr als 40.000 Arbeitsplätzen die Vorteile der Software nutzen.
IMSWARE gewährleistet einen umfassenden Überblick über Wartung, Instandhaltung, Reinigung und Haftung. Dies ist besonders wichtig mit Hinblick auf die Betreiberhaftung, der mit Einsatz von IMSWARE problemlos nachgekommen wird.
Die Mitarbeiter des Kreises und die Verfahrensbetreuer vom krz haben sich seit dem Spätsommer 2016 in verschiedenen Workshops und Schulungen mit der neuen Facility-Management-Software vertraut gemacht. Die Vorbereitungszeit diente auch dazu, Stammdaten zu pflegen, CAD-Zeichnungen zu überarbeiten und Listen für Importe zu erstellen. Nun startet die Kreisbehörde als Pilotanwender mit den Modulen Budget- und Bauauftragsmanagement, um den Einsatz der Software schrittweise zu erweitern.
Eine Besonderheit dabei: Im Eigenbetrieb Schulen des Kreises und in der zentralen Verwaltung wird mit Budgets gearbeitet, die über unterschiedliche Finanzsoftware-Anwendungen verwaltet werden. Über die in den Workshops diskutierten Lösungsansätze konnten die Fachleute im krz für den Kreis Lippe eine maßgeschneiderte Budgetstruktur in IMSWARE abbilden, mit der ab diesem Jahr die jeweiligen Aufgabenfelder des Gebäudemanagements bedient werden. Ab 2017 findet daher jederzeit eine Überwachung der Mittel direkt aus den Modulen des Gebäudemanagements statt, ohne dass Rückfragen an die Kämmerei oder die Kreiskasse gestellt werden müssen.
Zusätzliche Sicherheit beim Prüfen von erteilten Bauaufträgen und auch von beauftragten Dienstleistungen gewinnt die lippische Kreisbehörde durch den Einsatz des Bauauftragsmanagements. Hier können die Bearbeitenden auch komplexe Rechnungen prüfen, freigeben und den entsprechenden Budgets zuordnen.
Nach einer ersten Erprobungsphase wird der Kreis die Software ebenfalls für das Instandhaltungsmanagement einsetzen. Damit dokumentiert die Behörde sowohl die geplanten Instandhaltungen und Wartungen, als auch die spontan anfallenden Störungen während des laufenden Betriebs. IMSWARE ist modular aufgebaut, damit ist ein nachträgliches Hinzunehmen weiterer Bausteine ist auf einer einheitlichen Datenbasis einfach realisierbar.
Mit dem Modul IMSWARE.GO! wird die Anwendung flexibel vor Ort anwendbar: sei es durch die Erfassung mit mobilen Endgeräten oder beim Gesamtüberblick aller Immobiliendaten auf dem Computer, Tablet-PC oder dem Smartphone.
Die Einbindung der Software in bestehende Prozesse bringt im Tagesgeschäft weitere Vorteile. Das krz sorgt mit einer Schnittstelle zwischen dem beleglosen Zahlungsprozess Metastorm und IMSWARE für die technische Integration des Rechnungseingangsworkflows. Die Bearbeitenden legen so die Dokumente über die Archivschnittstelle sicher im Dokumentenmanagementsystem (DMS) ab und können sich diese direkt aus IMSWARE heraus wieder anzeigen lassen. Start der Schnittstelle ist für den Sommer 2017 geplant.
Die Facility-Management-Lösung IMSWARE stößt auch auf starkes Interesse bei den übrigen Verbandsmitgliedern des Lemgoer Serviceproviders: Mit dem Kreis Minden-Lübbecke und der Stadt Vlotho stehen bereits weitere Kunden in den Startlöchern, die Software für die Verwaltung der eigenen Gebäude einzusetzen. Die IMS GmbH als Produkthersteller mit Sitz in Dinslaken verzeichnet über 500 Unternehmen und Organisationen als ihre Kunden, die an mehr als 40.000 Arbeitsplätzen die Vorteile der Software nutzen.
