Im Rahmen ihrer schrittweisen Digitalisierung der Vollstreckungs-Bearbeitung hat die Stadt Detmold gemeinsam mit dem Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) eine Digitale Vollstreckungsakte entwickelt. Ein Anwenderbericht beschreibt, wie die elektronische Aktenlösung mit Anbindung an die Vollstreckungssoftware avviso den Beschäftigten die Bearbeitung der komplexen Fälle erleichtert.
Die Bearbeitenden können sowohl in der Vollstreckungsanwendung avviso als auch über einen unabhängigen Client des angebundenen Dokumentenmanagementsystems (DMS) nscale auf das gesamten Verfahren zugreifen. Von der Ankündigung der Vollstreckung bis hin zur Zwangsversteigerung stehen hier alle Dokumente zur Verfügung, ohne dass dafür mühsam Papierordner archiviert und gewälzt werden müssen. Der Umfang der Zugriffsmöglichkeiten wird dabei über ein Berechtigungssystem festgelegt und erfordert eine SAFE-ID sowie ein eingerichtetes elektronisches Gerichtspostfach.
Eine Projektgruppe aus Vollstreckungssachbearbeitern und -bearbeiterinnen der Städte Detmold, Enger und Herford sowie Experten des krz aus den Bereichen DMS/Archiv und Finanzen hatte gemeinsam das Konzept für die DMS-Lösung erarbeitet und die Anforderungen abgestimmt. Sie formulierten dabei das Ziel, sämtliche Dokumente, sowohl die im Fachverfahren avviso erzeugten als auch zusätzliche Unterlagen, in der digitalen Akte abzulegen und revisionssicher aufzubewahren. Dabei wurden die Anforderungen der Verwaltungen auch unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Abläufe in den einzelnen Kommunen angepasst.
Die Digitale Akte ist in die Vollstreckungsanwendung avviso integriert und ermöglicht in Verbindung mit weiteren Features der Webanwendung avviso.web eine vollständige elektronische Bearbeitung im Vollstreckungsfall. Der Umstieg zum digitalen Arbeiten verlief in der Detmolder Verwaltung schrittweise über einzelne Module und konnte durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des krz zügig umgesetzt werden. Für Kassenleiterin Jennifer Sonneborn ist klar: „Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Wer jetzt nicht handelt, verschläft den Trend. Der Zeitpunkt zum Umsteigen ist genau jetzt!“
Ab 2022 wird als Teil des EGovernment-Gesetzes in NRW, primär auf Landesebene, die E-Akte gesetzlich vorgeschrieben. Mit ihrer umfassenden Lösung im Vollstreckungsbereich ist die Stadt Detmold darauf bestens vorbereitet. Der ostwestfälische Service-Provider erfüllt mit seiner BSI-Zertifizierung nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz die technischen Anforderungen sowie die hohen Sicherheitsansprüche, die an die Führung der elektronischen Akte geknüpft sind.
Die Bearbeitenden können sowohl in der Vollstreckungsanwendung avviso als auch über einen unabhängigen Client des angebundenen Dokumentenmanagementsystems (DMS) nscale auf das gesamten Verfahren zugreifen. Von der Ankündigung der Vollstreckung bis hin zur Zwangsversteigerung stehen hier alle Dokumente zur Verfügung, ohne dass dafür mühsam Papierordner archiviert und gewälzt werden müssen. Der Umfang der Zugriffsmöglichkeiten wird dabei über ein Berechtigungssystem festgelegt und erfordert eine SAFE-ID sowie ein eingerichtetes elektronisches Gerichtspostfach.
Eine Projektgruppe aus Vollstreckungssachbearbeitern und -bearbeiterinnen der Städte Detmold, Enger und Herford sowie Experten des krz aus den Bereichen DMS/Archiv und Finanzen hatte gemeinsam das Konzept für die DMS-Lösung erarbeitet und die Anforderungen abgestimmt. Sie formulierten dabei das Ziel, sämtliche Dokumente, sowohl die im Fachverfahren avviso erzeugten als auch zusätzliche Unterlagen, in der digitalen Akte abzulegen und revisionssicher aufzubewahren. Dabei wurden die Anforderungen der Verwaltungen auch unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Abläufe in den einzelnen Kommunen angepasst.
Die Digitale Akte ist in die Vollstreckungsanwendung avviso integriert und ermöglicht in Verbindung mit weiteren Features der Webanwendung avviso.web eine vollständige elektronische Bearbeitung im Vollstreckungsfall. Der Umstieg zum digitalen Arbeiten verlief in der Detmolder Verwaltung schrittweise über einzelne Module und konnte durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des krz zügig umgesetzt werden. Für Kassenleiterin Jennifer Sonneborn ist klar: „Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Wer jetzt nicht handelt, verschläft den Trend. Der Zeitpunkt zum Umsteigen ist genau jetzt!“
Ab 2022 wird als Teil des EGovernment-Gesetzes in NRW, primär auf Landesebene, die E-Akte gesetzlich vorgeschrieben. Mit ihrer umfassenden Lösung im Vollstreckungsbereich ist die Stadt Detmold darauf bestens vorbereitet. Der ostwestfälische Service-Provider erfüllt mit seiner BSI-Zertifizierung nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz die technischen Anforderungen sowie die hohen Sicherheitsansprüche, die an die Führung der elektronischen Akte geknüpft sind.
