Der Kreis Minden-Lübbecke plant zum Jahresbeginn 2018, den Workflow für den Genehmigungsprozess im Finanzwesen flächendeckend über alle Abteilungen hinweg auszurollen. Im Vorfeld der Softwareeinführung hat das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) Anpassungen an den bestehenden Workflowprozessen vorgenommen. Die Kreisverwaltung hatte ein detailliertes Lastenheft mit den notwendigen Funktionen erstellt; dadurch konnten die Fachbetreuer vom Lemgoer IT-Dienstleister die Angleichung der Software schnell und kostengünstig umsetzen. Sämtliche Eingangsrechnungen und Belege werden von der zentralen Buchhaltung komplett vorkontiert. Die einzelnen beteiligten Ämter konzentrieren sich künftig auf kontrollierende und freigebende Aufgaben. Zusätzlich wurden die Abläufe des Genehmigungsprozesses weiter gestrafft und verschlankt.
In der ersten Rolloutphase wird der Workflow in zwei Pilotämtern in Einsatz gebracht. Zuvor wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der zentralen Buchhaltung durch die Fachleute des ostwestfälischen Service-Providers geschult. "Als Multiplikatoren geben sie nun ihr Wissen an die Kolleginnen und Kollegen in den Abteilungen weiter, die künftig an den Genehmigungsprozessen beteiligt sind", zeigt Kreiskämmerer Jörg Schrader die Vorteile der Vorgehensweise auf.
Der vom Lemgoer IT-Dienstleister zur Verfügung gestellte Workflow zeichnet sich durch seine hohe Integration in die Programme des Finanzwesens, in das Dokumentenmanagement sowie in die Bauhofsoftware und die Facility-Managementlösung aus. Mittlerweile nutzen im krz-Verbandsgebiet 29 Kommunen mit über 4.000 Usern den Workflow, für einen erheblichen zeitlichen und finanziellen Vorteil in den Verwaltungsabläufen sorgt.
In der ersten Rolloutphase wird der Workflow in zwei Pilotämtern in Einsatz gebracht. Zuvor wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der zentralen Buchhaltung durch die Fachleute des ostwestfälischen Service-Providers geschult. "Als Multiplikatoren geben sie nun ihr Wissen an die Kolleginnen und Kollegen in den Abteilungen weiter, die künftig an den Genehmigungsprozessen beteiligt sind", zeigt Kreiskämmerer Jörg Schrader die Vorteile der Vorgehensweise auf.
Der vom Lemgoer IT-Dienstleister zur Verfügung gestellte Workflow zeichnet sich durch seine hohe Integration in die Programme des Finanzwesens, in das Dokumentenmanagement sowie in die Bauhofsoftware und die Facility-Managementlösung aus. Mittlerweile nutzen im krz-Verbandsgebiet 29 Kommunen mit über 4.000 Usern den Workflow, für einen erheblichen zeitlichen und finanziellen Vorteil in den Verwaltungsabläufen sorgt.
