Ein gut strukturiertes Business Continuity Management (BCM) – oder auch betriebliches Kontinuitätsmanagement – ermöglicht es Unternehmen, auf unerwartete Ereignisse und Störungen im Betriebsablauf jederzeit vorbereitet zu sein und relevante Geschäftsprozesse aufrechtzuerhalten. Gemeinsam mit Partner und IT-Technologieunternehmen affinis hat Panvision einen BCM-Workflow entwickelt, der die Identifizierung, Kategorisierung und Überwachung kritischer Geschäftsprozesse einfacher als je zuvor macht.
Betriebliches Kontinuitätsmanagement gewinnt für Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Von der Pandemie, über verschiedene geopolitische Spannungen bis hin zu innerbetrieblichen Störungen – ein Unternehmen sollte und muss in der heutigen Zeit darauf vorbereitet sein, unvorhergesehene Herausforderungen zu meistern und kritische Prozesse, die das Unternehmen selbst, aber auch seine Kunden, die Gesellschaft oder die Umwelt betreffen, jederzeit aufrechtzuerhalten. Nur so kann es allen Krisen trotzen, verantwortungsvoll handeln und auch in der Zukunft wettbewerbsfähig bleiben. Dies hat auch der Gesetzgeber erkannt. Nicht mehr allein die Prozesse in Großunternehmen sind als „kritisch“ zu betrachten - durch das IT-Sicherheitsgesetz, DORA oder NIS2 unterliegen auch schon mittelständische Unternehmen diesen Verpflichtungen.
Was sind überhaupt kritische Prozesse? Welche davon sind im eigenen Unternehmen vorhanden und wer ist für diese verantwortlich? Ist eine Überwachung sichergestellt? Und vor allem: Wie kann der BCM-Überwachungsprozess digitalisiert und vereinfacht werden?
Mit dieser Frage haben sich Panvision und affinis auseinandergesetzt, mit dem Ergebnis: Die wichtigsten Schritte zur Sicherstellung der kritischen Prozesse sind die Überprüfung der Prozess-Zuständigkeit sowie das kontinuierliche Monitoring der Kritikalität. Aus dieser Erkenntnis heraus wurde der BCM-Workflow mit PANFLOW entwickelt, der genau diese beiden Elemente digital abbildet und bei Bedarf flexibel um weitere Aufgabenschritte aus dem betrieblichen Kontinuitätsmanagement ergänzt werden kann. PANFLOW kann hierbei sowohl auf bestehende Prozessdokumente zurückgreifen, unterstützt aber auch einen initialen Erhebungsprozess.
Der Workflow im Detail
Überprüfung der Prozess-Zuständigkeit
In der PANFLOW-Administrationsoberfläche kann der BCM-Prozess-Administrator zunächst alle wichtigen Rahmenbedingungen eines ausgewählten Prozesses festlegen: Wie heißt der Prozess? Ist der Prozess noch aktuell? Wird der Prozess erst zukünftig starten? Wer ist im weiteren Verlauf dafür verantwortlich? Wann, bzw. wie oft soll eine Überprüfung der Prozess-Zuständigkeit stattfinden?
In der Grundkonfiguration prüft daraufhin ein Skript täglich im Hintergrund die eingegebenen Daten. Sobald das Datum für eine initiale oder erneute Überprüfung erreicht wurde, wird automatisch eine E-Mail an den eingetragenen Verantwortlichen gesendet. Über den darin enthaltenen Link erhält dieser ein Formular zur Überprüfung der Zuständigkeitsinformationen (ich bin noch zuständig für den Prozess, ich bin nicht mehr zuständig, der Prozess wurde geändert, es liegen keine Änderungen am Prozess vor) und kann auch den jeweiligen Grund direkt mit angeben (der Prozess existiert nicht mehr, der Prozess wird von jemand anderem betreut etc.). Im Falle eines Zuständigkeitswechsels kann die Person, die nun für den Prozess verantwortlich sein soll, einfach aus einer Mitarbeitenden-Liste ausgewählt werden.
Prüfung der Kritikalität
Nachdem die Zuständigkeit eines Prozesses überprüft wurde, soll im zweiten Teil des Workflows ermittelt werden, wie kritisch der jeweilige Prozess für das Tagesgeschäft des Unternehmens ist. Hierzu startet in der Grundkonfiguration 24 Stunden nach der Zuständigkeitsüberprüfung automatisch ein weiteres Skript, das einen Fragebogen zur Bestimmung der Prozess-Kritikalität an den Prozessverantwortlichen sendet. Gibt dieser an, dass der Workflow nicht kritisch ist, wird der ausführliche Teil des Fragebogens ausgelassen und der Workflow ist beendet. Stuft er den Prozess als kritisch ein, muss der gesamte Fragebogen beantwortet werden (Welche Auswirkung hätte ein möglicher Prozessausfall auf das Tagesgeschäft? Welche Auswirkungen hätte ein Datenverlust innerhalb des Prozesses? Welche IT-Systeme werden im Prozess eingesetzt? Wie ist der Prozess organisatorisch aufgestellt? Gibt es externe Mitarbeitende? Gibt es ein Notfalldrehbuch?). Zudem können persönliche Einschätzungen und Informationen ergänzt sowie noch nicht erfasste Risiken und mögliches Optimierungspotenzial mit angegeben werden. Reagiert der Prozessverantwortliche nicht innerhalb einer festgelegten Zeit, geht der Prozess automatisch zurück an den Workflow-Administrator, der über den weiteren Verlauf entscheidet.
Der Administrator kann im PANFLOW-Dashboard jederzeit sehen, was mit den Prozessen geschieht, wer die Prozessverantwortlichen sind und wie die Zuständigkeits- bzw. die Kritikalitätsüberprüfung ausgefallen ist. Die Ergebnisse können bei Bedarf vom Administrator nach verschiedenen Kriterien gefiltert und zu Reporting-Zwecken als Excel-Tabelle exportiert werden.
Fazit & Ausblick
„Eine workflowgestütze BCM-Abfrage erleichtert sowohl dem Business Continuity Manager als auch den Prozessverantwortlichen beispielsweise die termingerechte Bearbeitung einer Business Impact Analyse“, berichtet Mike Metzkow, Consultant bei affinis. „Und viele Unternehmen wissen auch bereits um die dringende Notwendigkeit der Einführung bzw. Optimierung des Kontinuitätsmanagements“, stellt Hermann Lüpken, Geschäftsführer bei Panvision, fest und fügt hinzu: „Die größten Hürden dabei sind fast immer das „wie fange ich an“, gefolgt von der Sorge, dass die Erfassung und Einschätzung der Prozesse das Unternehmen vor eine schier riesige Aufgabe stellen, die unglaublich viel Zeit und wichtige Ressourcen in Anspruch nimmt. Mit dem PANFLOW BCM-Workflow haben Unternehmen ihre kritischen Prozesse jederzeit im Blick, und das ohne viel Aufwand. Zum Beispiel ist die Abfrage der Kritikalität so konzipiert, dass Verantwortliche von unkritischen Prozessen sich nicht länger mit diesem zeitraubenden Thema auseinandersetzen müssen. Wichtige und kritische Prozesse hingegen können nicht mehr unerkannt bleiben und stehen durch den Workflow automatisch unter kontinuierlicher Beobachtung."
Für die nähere Zukunft kündigt Hermann Lüpken an: „Wir arbeiten aktuell sehr intensiv an diesem Thema, weil die Nachfrage aus großen und auch mittelständischen Unternehmen stetig zunimmt. Unser Team entwickelt gerade eine Suite aus Workflows, die wichtige Aufgaben - zum Beispiel aus den Bereichen BCM, IT-Datenschutz, Change Management und ISO-Zertifizierung - abbildet und dadurch als Gesamtpaket für viele Unternehmen sehr interessant ist. Wir werden in den kommenden Newsletter-Ausgaben ausführlich über die Entwicklung berichten.“
Betriebliches Kontinuitätsmanagement gewinnt für Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Von der Pandemie, über verschiedene geopolitische Spannungen bis hin zu innerbetrieblichen Störungen – ein Unternehmen sollte und muss in der heutigen Zeit darauf vorbereitet sein, unvorhergesehene Herausforderungen zu meistern und kritische Prozesse, die das Unternehmen selbst, aber auch seine Kunden, die Gesellschaft oder die Umwelt betreffen, jederzeit aufrechtzuerhalten. Nur so kann es allen Krisen trotzen, verantwortungsvoll handeln und auch in der Zukunft wettbewerbsfähig bleiben. Dies hat auch der Gesetzgeber erkannt. Nicht mehr allein die Prozesse in Großunternehmen sind als „kritisch“ zu betrachten - durch das IT-Sicherheitsgesetz, DORA oder NIS2 unterliegen auch schon mittelständische Unternehmen diesen Verpflichtungen.
Was sind überhaupt kritische Prozesse? Welche davon sind im eigenen Unternehmen vorhanden und wer ist für diese verantwortlich? Ist eine Überwachung sichergestellt? Und vor allem: Wie kann der BCM-Überwachungsprozess digitalisiert und vereinfacht werden?
Mit dieser Frage haben sich Panvision und affinis auseinandergesetzt, mit dem Ergebnis: Die wichtigsten Schritte zur Sicherstellung der kritischen Prozesse sind die Überprüfung der Prozess-Zuständigkeit sowie das kontinuierliche Monitoring der Kritikalität. Aus dieser Erkenntnis heraus wurde der BCM-Workflow mit PANFLOW entwickelt, der genau diese beiden Elemente digital abbildet und bei Bedarf flexibel um weitere Aufgabenschritte aus dem betrieblichen Kontinuitätsmanagement ergänzt werden kann. PANFLOW kann hierbei sowohl auf bestehende Prozessdokumente zurückgreifen, unterstützt aber auch einen initialen Erhebungsprozess.
Der Workflow im Detail
Überprüfung der Prozess-Zuständigkeit
In der PANFLOW-Administrationsoberfläche kann der BCM-Prozess-Administrator zunächst alle wichtigen Rahmenbedingungen eines ausgewählten Prozesses festlegen: Wie heißt der Prozess? Ist der Prozess noch aktuell? Wird der Prozess erst zukünftig starten? Wer ist im weiteren Verlauf dafür verantwortlich? Wann, bzw. wie oft soll eine Überprüfung der Prozess-Zuständigkeit stattfinden?
In der Grundkonfiguration prüft daraufhin ein Skript täglich im Hintergrund die eingegebenen Daten. Sobald das Datum für eine initiale oder erneute Überprüfung erreicht wurde, wird automatisch eine E-Mail an den eingetragenen Verantwortlichen gesendet. Über den darin enthaltenen Link erhält dieser ein Formular zur Überprüfung der Zuständigkeitsinformationen (ich bin noch zuständig für den Prozess, ich bin nicht mehr zuständig, der Prozess wurde geändert, es liegen keine Änderungen am Prozess vor) und kann auch den jeweiligen Grund direkt mit angeben (der Prozess existiert nicht mehr, der Prozess wird von jemand anderem betreut etc.). Im Falle eines Zuständigkeitswechsels kann die Person, die nun für den Prozess verantwortlich sein soll, einfach aus einer Mitarbeitenden-Liste ausgewählt werden.
Prüfung der Kritikalität
Nachdem die Zuständigkeit eines Prozesses überprüft wurde, soll im zweiten Teil des Workflows ermittelt werden, wie kritisch der jeweilige Prozess für das Tagesgeschäft des Unternehmens ist. Hierzu startet in der Grundkonfiguration 24 Stunden nach der Zuständigkeitsüberprüfung automatisch ein weiteres Skript, das einen Fragebogen zur Bestimmung der Prozess-Kritikalität an den Prozessverantwortlichen sendet. Gibt dieser an, dass der Workflow nicht kritisch ist, wird der ausführliche Teil des Fragebogens ausgelassen und der Workflow ist beendet. Stuft er den Prozess als kritisch ein, muss der gesamte Fragebogen beantwortet werden (Welche Auswirkung hätte ein möglicher Prozessausfall auf das Tagesgeschäft? Welche Auswirkungen hätte ein Datenverlust innerhalb des Prozesses? Welche IT-Systeme werden im Prozess eingesetzt? Wie ist der Prozess organisatorisch aufgestellt? Gibt es externe Mitarbeitende? Gibt es ein Notfalldrehbuch?). Zudem können persönliche Einschätzungen und Informationen ergänzt sowie noch nicht erfasste Risiken und mögliches Optimierungspotenzial mit angegeben werden. Reagiert der Prozessverantwortliche nicht innerhalb einer festgelegten Zeit, geht der Prozess automatisch zurück an den Workflow-Administrator, der über den weiteren Verlauf entscheidet.
Der Administrator kann im PANFLOW-Dashboard jederzeit sehen, was mit den Prozessen geschieht, wer die Prozessverantwortlichen sind und wie die Zuständigkeits- bzw. die Kritikalitätsüberprüfung ausgefallen ist. Die Ergebnisse können bei Bedarf vom Administrator nach verschiedenen Kriterien gefiltert und zu Reporting-Zwecken als Excel-Tabelle exportiert werden.
Fazit & Ausblick
„Eine workflowgestütze BCM-Abfrage erleichtert sowohl dem Business Continuity Manager als auch den Prozessverantwortlichen beispielsweise die termingerechte Bearbeitung einer Business Impact Analyse“, berichtet Mike Metzkow, Consultant bei affinis. „Und viele Unternehmen wissen auch bereits um die dringende Notwendigkeit der Einführung bzw. Optimierung des Kontinuitätsmanagements“, stellt Hermann Lüpken, Geschäftsführer bei Panvision, fest und fügt hinzu: „Die größten Hürden dabei sind fast immer das „wie fange ich an“, gefolgt von der Sorge, dass die Erfassung und Einschätzung der Prozesse das Unternehmen vor eine schier riesige Aufgabe stellen, die unglaublich viel Zeit und wichtige Ressourcen in Anspruch nimmt. Mit dem PANFLOW BCM-Workflow haben Unternehmen ihre kritischen Prozesse jederzeit im Blick, und das ohne viel Aufwand. Zum Beispiel ist die Abfrage der Kritikalität so konzipiert, dass Verantwortliche von unkritischen Prozessen sich nicht länger mit diesem zeitraubenden Thema auseinandersetzen müssen. Wichtige und kritische Prozesse hingegen können nicht mehr unerkannt bleiben und stehen durch den Workflow automatisch unter kontinuierlicher Beobachtung."
Für die nähere Zukunft kündigt Hermann Lüpken an: „Wir arbeiten aktuell sehr intensiv an diesem Thema, weil die Nachfrage aus großen und auch mittelständischen Unternehmen stetig zunimmt. Unser Team entwickelt gerade eine Suite aus Workflows, die wichtige Aufgaben - zum Beispiel aus den Bereichen BCM, IT-Datenschutz, Change Management und ISO-Zertifizierung - abbildet und dadurch als Gesamtpaket für viele Unternehmen sehr interessant ist. Wir werden in den kommenden Newsletter-Ausgaben ausführlich über die Entwicklung berichten.“
