Über viele Jahre hinweg hat sich die Augenklinik Sulzbach im Saarland zu einer der größten Augenkliniken Deutschlands mit überregionalem Ruf entwickelt, die zahlreiche renommierte Experten beschäftigt und täglich über 200 Patienten medizinisch versorgt. Um einen reibungslosen Austausch mit den behandelnden Arztpraxen zu ermöglichen, die gemeinsame Terminvereinbarung zu erleichtern und Untersuchungsergebnisse in Echtzeit zu besprechen, hat die Klinik Sulzbach zusammen mit Panvision ein Onlineportal entwickelt, das effektive Arbeitsabläufe und höchsten Datenschutz miteinander vereint.
Einfache Terminvergabe
Das neue Terminportal basiert auf einer Kooperation zwischen der Augenklinik Sulzbach und zahlreichen Augenarzt-Praxen. Den behandelnden Ärzten wird es so ermöglicht, Patiententermine schnell und einfach online mit der Klinik abzustimmen. Hierzu stellt die Augenklinik ein bestimmtes Kontingent an freien Terminen zur Verfügung, die von den Praxen direkt gebucht werden können. Dabei kann aus einer bereitgestellten Liste ausgewählt werden, welche ärztliche Leistung (z. B. Allgemeine Sprechstunde, Glaukomsprechstunde etc.) erfolgen soll. Entsprechende Folgetermine werden je nach Art der Behandlung durch einen von der Klinik entworfenen Algorithmus automatisch erstellt, was die Mitarbeiter von unnötigem Organisationsaufwand befreit.
Für die Registrierung im Termin- und Kommunikationsportal wurde ein Token-basierter Anmeldeserver auf Basis von OAuth implementiert. Bei der Anmeldung eines Nutzers erkennt das System automatisch, welcher Praxis dieser Nutzer angehört und lädt die entsprechenden Daten für das Online-Dienstangebot.
Um einen Patiententermin zu vereinbaren, kann der Mitarbeiter zunächst die implementierte Suchfunktion nutzen, die das System nach bereits angemeldeten Patienten durchsucht. Ist ein Patient noch nicht in der Klinik angemeldet, können alle hierfür benötigten Informationen, inklusive der Stammdaten, im Portal eingepflegt werden. Für eine reibungslose Koordination und die größtmögliche Transparenz auf beiden Seiten kann für jeden Patienten der Behandlungsverlauf eingesehen werden – und welche Termine bereits stattgefunden haben.
Kommunikative Lücken schließen
Einhergehend mit der Digitalisierung der Terminvereinbarung wird nun auch die Kommunikation zwischen der Augenklinik und den behandelnden Arztpraxen erleichtert und bei Informationsbedarf ein zeitnaher und einfacher Austausch innerhalb des Portals ermöglicht.
Hierfür können zwischen der Klinik und den Arztpraxen Nachrichten versendet und bei Bedarf gezielt mit Daten aus der Patientenakte verknüpft werden. Zudem ist es möglich, Dateien unterschiedlicher Formate hochzuladen, bzw. an die Nachrichten anzuhängen, um Behandlungsverläufe gemeinsam zu diskutieren. Die „Patientenansicht“ gibt schließlich einen Überblick über alle mit dem jeweiligen Patienten verknüpften Nachrichten.
Um Untersuchungsmaterial auch in Echtzeit zu besprechen, kann direkt über das Portal ein Video-Meeting eröffnet werden, indem einer der Gesprächsteilnehmer seinen Bildschirm für den jeweils anderen freigibt. Dieser kann so alle Aktivitäten auf dem Bildschirm sowie die Bewegungen des Mauszeigers mitverfolgen, ohne dafür zusätzliche Software installieren zu müssen.
Besonders einfach gestaltet sich so die gemeinsame Betrachtung von OCT-Schichtaufnahmen: Die im DICOM-Format (Digital Imaging and Communications in Medicine) vorliegenden Dateien enthalten bereits Größeninformationen, die es ermöglichen, Abstände im Bild zu messen und somit Größenverhältnisse sichtbar zu machen. Um bestimmte Bildbereiche hervorzuheben, können diese zusätzlich eingekreist oder mit einem Pfeil versehen werden.
Intuitives Erstellen von Formularen
Sowohl im Vorfeld als auch nach jeder Behandlung kommt auf das Personal das übliche, unvermeidbare Ausfüllen von Patientenformularen zu. Im neuen Terminportal erhalten die Arztpraxen die auszufüllenden Formulare bereits vor dem Klinikbesuch ihrer Patienten online. Dabei kann die Klinik entscheiden, welche Formulare benötigt werden und welche Formularbereiche im Vorfeld von der Praxis ausgefüllt werden müssen – bzw. dürfen.
Hierzu kommt der von Panvision speziell entwickelte Formularmanager zum Einsatz, mit dem die Mitarbeiter der Klinik unkompliziert neue Formulare erstellen und Formularblöcke hinzufügen, entfernen oder an eine andere Position verschieben können. Zum Schutz des Corporate Design der jeweiligen Fachabteilungen bleibt der Kopf der so entstehenden Formulare unveränderbar, wohingegen der Inhalt von den Mitarbeitern frei bearbeitet werden kann. Durch die automatische Versionierung können auch im Nachhinein alle vorgenommenen Änderungen nachverfolgt werden.
Höchstmaß an Sicherheit und Datenschutz
Die Datenversorgung des Terminportals erfolgt über einen Webservice, der die notwendigen Informationen aus relevanten Datenpools zur Verfügung stellt. Der Webservice liefert Informationen über freie Terminslots, Praxis- und Patientendaten sowie Kategorien und Auswahllisten und verarbeitet und speichert Daten aus dem Webportal nach festgelegten Regeln. Hierfür wurde von Panvision eine Schnittstelle entwickelt, die den Zugriff auf bestehende Datenbanksysteme und den Austausch von Patientendaten zwischen den Arztpraxen und der Augenklinik Sulzbach ermöglicht.
Um einen rundum sicheren und zuverlässigen Datenschutz beim Austausch der sensiblen Patientendaten zu gewährleisten, ist für die Anmeldung im Terminportal eine zweifache Benutzerauthentifizierung erforderlich, die neben der Eingabe eines Benutzernamens und Passworts zusätzlich ein Einmal-Passwort abfragt, das entweder durch eine Authenticator-App oder durch ein von der Klinik an die Arztpraxen ausgehändigtes Hardware-Token erzeugt wird.
Einfache Terminvergabe
Das neue Terminportal basiert auf einer Kooperation zwischen der Augenklinik Sulzbach und zahlreichen Augenarzt-Praxen. Den behandelnden Ärzten wird es so ermöglicht, Patiententermine schnell und einfach online mit der Klinik abzustimmen. Hierzu stellt die Augenklinik ein bestimmtes Kontingent an freien Terminen zur Verfügung, die von den Praxen direkt gebucht werden können. Dabei kann aus einer bereitgestellten Liste ausgewählt werden, welche ärztliche Leistung (z. B. Allgemeine Sprechstunde, Glaukomsprechstunde etc.) erfolgen soll. Entsprechende Folgetermine werden je nach Art der Behandlung durch einen von der Klinik entworfenen Algorithmus automatisch erstellt, was die Mitarbeiter von unnötigem Organisationsaufwand befreit.
Für die Registrierung im Termin- und Kommunikationsportal wurde ein Token-basierter Anmeldeserver auf Basis von OAuth implementiert. Bei der Anmeldung eines Nutzers erkennt das System automatisch, welcher Praxis dieser Nutzer angehört und lädt die entsprechenden Daten für das Online-Dienstangebot.
Um einen Patiententermin zu vereinbaren, kann der Mitarbeiter zunächst die implementierte Suchfunktion nutzen, die das System nach bereits angemeldeten Patienten durchsucht. Ist ein Patient noch nicht in der Klinik angemeldet, können alle hierfür benötigten Informationen, inklusive der Stammdaten, im Portal eingepflegt werden. Für eine reibungslose Koordination und die größtmögliche Transparenz auf beiden Seiten kann für jeden Patienten der Behandlungsverlauf eingesehen werden – und welche Termine bereits stattgefunden haben.
Kommunikative Lücken schließen
Einhergehend mit der Digitalisierung der Terminvereinbarung wird nun auch die Kommunikation zwischen der Augenklinik und den behandelnden Arztpraxen erleichtert und bei Informationsbedarf ein zeitnaher und einfacher Austausch innerhalb des Portals ermöglicht.
Hierfür können zwischen der Klinik und den Arztpraxen Nachrichten versendet und bei Bedarf gezielt mit Daten aus der Patientenakte verknüpft werden. Zudem ist es möglich, Dateien unterschiedlicher Formate hochzuladen, bzw. an die Nachrichten anzuhängen, um Behandlungsverläufe gemeinsam zu diskutieren. Die „Patientenansicht“ gibt schließlich einen Überblick über alle mit dem jeweiligen Patienten verknüpften Nachrichten.
Um Untersuchungsmaterial auch in Echtzeit zu besprechen, kann direkt über das Portal ein Video-Meeting eröffnet werden, indem einer der Gesprächsteilnehmer seinen Bildschirm für den jeweils anderen freigibt. Dieser kann so alle Aktivitäten auf dem Bildschirm sowie die Bewegungen des Mauszeigers mitverfolgen, ohne dafür zusätzliche Software installieren zu müssen.
Besonders einfach gestaltet sich so die gemeinsame Betrachtung von OCT-Schichtaufnahmen: Die im DICOM-Format (Digital Imaging and Communications in Medicine) vorliegenden Dateien enthalten bereits Größeninformationen, die es ermöglichen, Abstände im Bild zu messen und somit Größenverhältnisse sichtbar zu machen. Um bestimmte Bildbereiche hervorzuheben, können diese zusätzlich eingekreist oder mit einem Pfeil versehen werden.
Intuitives Erstellen von Formularen
Sowohl im Vorfeld als auch nach jeder Behandlung kommt auf das Personal das übliche, unvermeidbare Ausfüllen von Patientenformularen zu. Im neuen Terminportal erhalten die Arztpraxen die auszufüllenden Formulare bereits vor dem Klinikbesuch ihrer Patienten online. Dabei kann die Klinik entscheiden, welche Formulare benötigt werden und welche Formularbereiche im Vorfeld von der Praxis ausgefüllt werden müssen – bzw. dürfen.
Hierzu kommt der von Panvision speziell entwickelte Formularmanager zum Einsatz, mit dem die Mitarbeiter der Klinik unkompliziert neue Formulare erstellen und Formularblöcke hinzufügen, entfernen oder an eine andere Position verschieben können. Zum Schutz des Corporate Design der jeweiligen Fachabteilungen bleibt der Kopf der so entstehenden Formulare unveränderbar, wohingegen der Inhalt von den Mitarbeitern frei bearbeitet werden kann. Durch die automatische Versionierung können auch im Nachhinein alle vorgenommenen Änderungen nachverfolgt werden.
Höchstmaß an Sicherheit und Datenschutz
Die Datenversorgung des Terminportals erfolgt über einen Webservice, der die notwendigen Informationen aus relevanten Datenpools zur Verfügung stellt. Der Webservice liefert Informationen über freie Terminslots, Praxis- und Patientendaten sowie Kategorien und Auswahllisten und verarbeitet und speichert Daten aus dem Webportal nach festgelegten Regeln. Hierfür wurde von Panvision eine Schnittstelle entwickelt, die den Zugriff auf bestehende Datenbanksysteme und den Austausch von Patientendaten zwischen den Arztpraxen und der Augenklinik Sulzbach ermöglicht.
Um einen rundum sicheren und zuverlässigen Datenschutz beim Austausch der sensiblen Patientendaten zu gewährleisten, ist für die Anmeldung im Terminportal eine zweifache Benutzerauthentifizierung erforderlich, die neben der Eingabe eines Benutzernamens und Passworts zusätzlich ein Einmal-Passwort abfragt, das entweder durch eine Authenticator-App oder durch ein von der Klinik an die Arztpraxen ausgehändigtes Hardware-Token erzeugt wird.
