Wie organisiert man heutzutage wichtige Dokumente effizient und ohne zeitraubende Fleißarbeit? Diese Frage haben sich die Wirtschaftsbetriebe Duisburg gestellt. Damit die Mitglieder den Versand wichtiger Informationen für einen ausgewählten Personenkreis nicht mehr über den Papierweg erledigen müssen, hat Panvision für sie eine Dokumentenplattform entwickelt.
Berichte, Protokolle und Dokumentationen: Für jede Sitzung von Entscheidungsgremien der Wirtschaftsbetriebe Duisburg (WBD) müssen den Mitgliedern eine Menge Informationen bereitgestellt werden. Mal sind es einfache Textdateien, mal datenreiche Excel-Tabellen oder Power-Point-Präsentationen. Bisher wurden alle nötigen Informationen per Post übermittelt.
Jetzt haben sie die Möglichkeit, ihre Dokumente zentral auf einer webbasierten Plattform zu verwalten. „Die von Panvision entwickelte Lösung erleichtert unseren Arbeitsalltag sehr“, sagt Sarah Mdaghi von den Wirtschaftsbetrieben Duisburg. „Es ist ein wichtiger Schritt zum papierlosen Büro. Außerdem kann jetzt garantiert werden, dass jedes Mitglied jederzeit Zugriff auf die aktuellste Version eines Dokuments hat. Alles, was man dafür braucht, ist ein Internetzugang.“
Verschlüsselte Datenübertragung
Das Konzept für die webbasierte Plattform wurde von Panvision ausgearbeitet und in enger Abstimmung mit den zuständigen WBD-Projektverantwortlichen umgesetzt. Im Vordergrund standen dabei vor allem die Sicherheit und die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung. Da auf der Plattform vertrauliche Dokumenten behandelt werden, wird eine gesicherte Verbindung aufgebaut. Diese Verbindung garantiert, dass alle Daten nur verschlüsselt übertragen und auf dem Weg von ihrem Arbeitsplatz zum Server von keinem Dritten eingesehen werden. Die Mitglieder können sich mit ihren Zugangsdaten direkt auf der Plattform anmelden und sofort auf alle Dokumente zugreifen, für die sie über die entsprechenden Rechte verfügen. Dank des mehrstufigen Berechtigungssystems bekommt jeder User nur die Bereiche bzw. Dokumente angezeigt, für die er autorisiert ist. Die Personalisierung der Inhalte spiegelt sich auch in der Struktur der Website wider:
- Der Bereich Meine Dokumente dient den Mitgliedern als ihre persönliche Dokumentenablage. Nur die Nutzer selber sind dazu berechtigt, diesen Bereich zu sehen bzw. zu bearbeiten. Sie können dort einzelne Dokumente oder ganze Zip-Archive einbinden, die sich auf dem lokalen Rechner befinden.
- In der Downloadliste können die Mitglieder mehrere Dokumente, die sich auf der Dokumentenplattform befinden, beliebig zusammenstellen und dann in einer einzigen Zip-Datei gebündelt herunterladen. Die Größe oder das Format der Dateien spielt dabei keine Rolle.
- Die Favoritenliste stellt eine persönliche Lesezeichen-Sammlung der Mitglieder dar. In dieser Liste können Nutzer Seiten und Dokumente speichern, die sie auf der Dokumentenplattform besonders oft besuchen bzw. für sie besonders wichtig sind.
Alle drei Elemente werden auf jeder Seite eingeblendet, was die Navigation, die Suche und die Verwaltung von Dokumenten erheblich erleichtert.
Berichte, Protokolle und Dokumentationen: Für jede Sitzung von Entscheidungsgremien der Wirtschaftsbetriebe Duisburg (WBD) müssen den Mitgliedern eine Menge Informationen bereitgestellt werden. Mal sind es einfache Textdateien, mal datenreiche Excel-Tabellen oder Power-Point-Präsentationen. Bisher wurden alle nötigen Informationen per Post übermittelt.
Jetzt haben sie die Möglichkeit, ihre Dokumente zentral auf einer webbasierten Plattform zu verwalten. „Die von Panvision entwickelte Lösung erleichtert unseren Arbeitsalltag sehr“, sagt Sarah Mdaghi von den Wirtschaftsbetrieben Duisburg. „Es ist ein wichtiger Schritt zum papierlosen Büro. Außerdem kann jetzt garantiert werden, dass jedes Mitglied jederzeit Zugriff auf die aktuellste Version eines Dokuments hat. Alles, was man dafür braucht, ist ein Internetzugang.“
Verschlüsselte Datenübertragung
Das Konzept für die webbasierte Plattform wurde von Panvision ausgearbeitet und in enger Abstimmung mit den zuständigen WBD-Projektverantwortlichen umgesetzt. Im Vordergrund standen dabei vor allem die Sicherheit und die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung. Da auf der Plattform vertrauliche Dokumenten behandelt werden, wird eine gesicherte Verbindung aufgebaut. Diese Verbindung garantiert, dass alle Daten nur verschlüsselt übertragen und auf dem Weg von ihrem Arbeitsplatz zum Server von keinem Dritten eingesehen werden. Die Mitglieder können sich mit ihren Zugangsdaten direkt auf der Plattform anmelden und sofort auf alle Dokumente zugreifen, für die sie über die entsprechenden Rechte verfügen. Dank des mehrstufigen Berechtigungssystems bekommt jeder User nur die Bereiche bzw. Dokumente angezeigt, für die er autorisiert ist. Die Personalisierung der Inhalte spiegelt sich auch in der Struktur der Website wider:
- Der Bereich Meine Dokumente dient den Mitgliedern als ihre persönliche Dokumentenablage. Nur die Nutzer selber sind dazu berechtigt, diesen Bereich zu sehen bzw. zu bearbeiten. Sie können dort einzelne Dokumente oder ganze Zip-Archive einbinden, die sich auf dem lokalen Rechner befinden.
- In der Downloadliste können die Mitglieder mehrere Dokumente, die sich auf der Dokumentenplattform befinden, beliebig zusammenstellen und dann in einer einzigen Zip-Datei gebündelt herunterladen. Die Größe oder das Format der Dateien spielt dabei keine Rolle.
- Die Favoritenliste stellt eine persönliche Lesezeichen-Sammlung der Mitglieder dar. In dieser Liste können Nutzer Seiten und Dokumente speichern, die sie auf der Dokumentenplattform besonders oft besuchen bzw. für sie besonders wichtig sind.
Alle drei Elemente werden auf jeder Seite eingeblendet, was die Navigation, die Suche und die Verwaltung von Dokumenten erheblich erleichtert.
