Bisher enthält ein Beton-Lieferschein bis zu 4 Durchschläge. Jeder einzelne Durchschlag wird über Kurz oder Lang von den Mitarbeitern der Verwaltungen sortiert und in Aktenordner geheftet. Kaum ein Lieferschein wird innerhalb der 6jährigen Aufbewahrungsfrist nochmals gesucht und für Reklamationszwecke oder Recherchen manuell bearbeitet. Wenn man bedenkt, dass ein Betonwerk je nach Größe zwischen 5.000 – 10.000 Lieferscheine im Jahr erzeugt, sind das in der Verwaltung des Werkes, beim Bau-Unternehmen/Kunden und beim Spediteur je 1 Lieferschein in den Akten. Sie werden von Mitarbeitern der Verwaltung in Werk selbst, beim Spediteur, dem Bau-Unternehmen auf Vollständigkeit sowie Ergänzungen der Fahrer geprüft, oftmals gescannt, sortiert und abgeheftet. Ein unglaublicher Aufwand an Zeit!
PRAXIS macht nun die Vision zum 1-Blatt-Lieferschein Wirklichkeit! Der Papieraufwand, die Lager- und Raumkosten und die manuelle Arbeitszeit der Mitarbeiter in der Verwaltung in der Nacharbeit sinken rapide!
Doch wie funktioniert das?
Die Lösung liegt ganz nah. Denn nur der Bauleiter benötigt noch einen Papierlieferschein. Warum also noch Durschläge erzeugen? Beim Erstellen des Lieferscheins im Werk wird automatisch ein PDF/3A-Dokument erstellt. Dieses ist sofort im Lieferscheinportal Bau-ELSE.de einsehbar – für die Mitarbeiter des Betonwerkes, für den Kunden und für den Spediteur. Natürlich verschlüsselt. Jeder Beteiligte erhält auf ihn zugeschnittene Zugangsdaten. Zeitgleich wird der Lieferschein als XML-Dokument (definierte Schnittstelle) in das ERP-System des Bau-Unternehmens zur Abrechnung eingelesen. Alle Beteiligten - Werk, Spediteur und Bau-Unternehmen - haben Einsicht in das Lieferscheinportal Bau-ELSE.de und können den Lieferschein zu jeder Zeit als PDF ansehen und wenn gewünscht ausdrucken. Die Lieferscheine entsprechen den Anforderungen der seit 2015 geltenden GoBD!
Nun fragen Sie sicherlich, was passiert mit manuellen Eintragungen auf dem Lieferschein, wie Unterschrift und Angaben zu Zusätzen und Wartezeiten? Auch hier ist die Lösung durchdacht und komfortabel in der Handhabung. Der LKW-Fahrer führt einen intelligenten Kugelschreiber mit sich. Der Bauleiter auf der Baustelle unterschreibt mit diesem Stift. Auch Angaben zu Verzögerer, Beschleuniger und Wartezeiten werden vom Fahrer mit diesem Stift auf dem Lieferschein in vorgefertigten Feldern vorgenommen. Am Abend oder nach jeder Tour wird der Stift in der Verwaltung in Sekundenschnelle ausgelesen. Alle getätigten Angaben werden automatisiert dem Datensatz des jeweiligen Lieferscheins zugeordnet. Neben dem Sinken des Papieraufkommens ist der Zeitaufwand zur Nachbearbeitung das schlagende Argument. Das Auslesen im Werk bzw. der Verwaltung ist in wenigen Minuten abgeschlossen. Die Prüfung und anschließende Faktura erfolgen automatisch. Die ersten Projekte sind abgeschlossen. Ergebnis: nur 10% der Lieferscheine mussten manuell nachbearbeitet werden.
Automatisierung im Rohstoffwerk, oder moderner formuliert Industrie4.0, liefert eine Vielzahl an Automatismen, die neben Papier vor allem die Ressource Arbeitszeit und damit Fehlerquellen angehen. Informieren Sie sich jetzt bei PRAXIS zu den Möglichkeiten, damit auch Sie wirtschaftlich und kostensparend im neuen Industriezeitalter arbeiten können. Freiwerdende Arbeitszeit liefert viel Potenzial für Service am Kunden, Dienstleistung und Nachwuchsförderung im Unternehmen.
www.wdv20xx.org
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