Spüren Sie es auch? Wir sind angekommen, in der digitalen Revolution unseres Geschäftslebens. Das Internet mit den Technologien rund um Mailversand und social media verändert die Art wie wir kaufen, arbeiten und Beziehungen pflegen grundlegend. Gewohnte Geschäftsmodelle geraten in den Hintergrund, Neue gewinnen zunehmend an Bedeutung. Bestes Beispiel ist die Möglichkeit, Rechnungen auf elektronischem Wege als PDF/A-Dokument zu versenden. Dies ist bereits seit einigen Jahren gängige Praxis. Bisher hat der Gesetzgeber die Anwendung nur eingeschränkt mit dem digitalen Signaturverfahren ermöglicht. Ein kostenintensives Verfahren, dass sich erst nach vielen Briefen amortisiert hätte. Doch nunmehr hat der Bundesrat mit dem Steuervereinfachungsgesetz den elektronischen Rechnungsversand für die Unternehmen vereinfacht! Rückwirkend ab 2011 kann jedes Unternehmen seine Rechnungen per E-Mail als PDF/A-Dokument versenden! Das freut die Portokasse, muss diese für Rechnungen ist ab sofort nicht mehr geplündert werden. Wie jeder andere Geschäftsbrief auch, kann nun auf einfachem und sicheren Wege die E-Mail im Bereich Rechnungsversand ergänzend zur Unternehmenskommunikation genutzt werden.
Was bedeutet das für die Unternehmen?
Die entscheidenden Vorteile des elektronischen Rechnungsversandes für Sie als Lieferant, sowie für Ihre Kunden:
• spart Papier und Porto, da der Postversand wegfällt
• eine Archivexemplar muss nicht mehr gedruckt und abgeheftet werden - das spart Papier, Registratur, Archivfläche und Personalaufwand zum Ablegen
• Ihr Kunde, der Empfänger, archiviert und bearbeitet die Rechnung digital
• somit spart Ihr Kunde ebenso an Papier und Lagerplatz, vor allem jedoch – beiderseitig - an Personalaufwand
Für Sie als Lieferant bedeutet dies, ein wirkungsvolles Serviceinstrument anzubieten. Ihre Kunden werden es danken!
Checkliste zur Nutzung
Täglich kommen Rechnungen auf dem klassischen Wege an. Das Öffnen der Briefe, die Kontrolle der Anlagen, die Pflege des Posteingangsbuches, das Stempeln, scannen und im Verteilersystem den Mitarbeitern zuzuordnen ist viel Arbeit für mindestens einen Mitarbeiter in der Poststelle. Stellen Sie sich nun vor, es kommen täglich dieselben Rechnungen in Form von E-Mails. Was im ersten Moment abschreckt, ist letztlich eine enorme Arbeits- und Ressourcenerleichterung für Kunden und Lieferanten!
Damit von Beginn an die Arbeitsabläufe durchdacht und sinnvoll angewendet werden, stellen wir eine kurze Checkliste mit den wichtigsten Grundlagen für die Anwendung und Nutzung der E-Mail-Rechnungen zur Verfügung.
1. Legen Sie eine E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen an. Teilen Sie diese Ihrem Lieferanten (idealerweise per Serienrundmail) mit.
2. Eingangsrechnungen, die per Mail eintreffen, werden nicht ausgedruckt! Das schont die Arbeitszeit und den Papierverbrauch sowie die Archivordner gleichermaßen.
3. Nutzen Sie eine TÜV-zertifizierte elektronische Archivierung, und archivieren Sie die Eingangsrechnungen in der EDV. Das hat den Vorteil, dass die Rechnungen von jedem Mitarbeiter direkt vom Arbeitsplatz aus eingesehen werden können. Jede Version der Bearbeitungshistorie ist dokumentiert und nachvollziehbar. Alle Dokumente wie Bestellungen und Auftragsbestätigungen werden zugeordnet und angehangen. Die WDV2010 ist eine vom TÜV zertifizierte Archivierung – noch vor den Einzelsystemen sogar die erste in Deutschland!
4. Kommunizieren und informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig zum Projekt elektronische Archivierung. So kommen Vorbehalte gar nicht erst auf, und niemand muss befürchten aufgrund von neuer Software wegrationalisiert zu werden. Das freiliegende Potenzial kann gewinnbringend in Servicemaßnahmen und dem Produktvertrieb investiert werden. Davon profitieren alle – das Unternehmen und seine Mitarbeiter!
5. Portokosten für Lieferanten werden im Rechnungsbereich auf 0,00 Euro gesenkt!
WDV-Anwender haben die Nase vorn!
Kunden und Anwender der Branchensoftware WDV2010 sind bereits seit langer Zeit auf der sicheren Seite. Unabhängig davon, ob die Signaturkarte bereits genutzt wurde – jeder kann sofort mit dem Rechnungsversand per Mail loslegen. Die Anwendungen zum elektronischen Rechnungsversand sind ab der Version 34 in der Standardanwendung eingerichtet. Ein Wettbewerbsvorteil für die Rohstoffbranche, den das PRAXIS-Team mit seinem Spürsinn und dem Innovationsgeist möglich macht!
Dazu kommt, dass die neuen Möglichkeiten rund um Organisation und Verwaltung eine noch einfachere Bearbeitung bei der Rechnungseingangsprüfung zulässt. Per Drag&Drop werden die Mails einfach aus dem Mailprogramm wie MS Outlook in die WDV gezogen. Viele Anwender kennen dieses Verfahren aus dem Windows-Explorer. Datei markieren, mit der Maus in einen anderen Ordner ziehen und fallen lassen. Genauso einfach wie genial arbeitet die WDV! Umständliches Beschlagworten mit Dateinamen fällt weg. Durch die in die WDV integrierte Archivierung mit Volltextsuche wird die Rechnung – vertretend zu nennen für Angebot, Auftrag oder Geschäftsbrief - wie von selbst dem entsprechenden Kreditor zugeordnet.
Alle Unternehmen, die noch keine entsprechend moderne Software nutzen, jedoch die Neuanschaffung scheuen: die WDV kann man auch mieten. Das, was an Porto im Monat eingespart wird, kann für die Monatsmiete der WDV genutzt werden. Sie können sicher sein, es bleibt noch immer was übrig! Die günstigen Monatsmieten ermöglichen auch hier einen Wettbewerbsvorteil aus Lieferantensicht.
Kurz gesagt:
Was für Branchenanwendungen eher untypisch ist, ist für das Systemhaus PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG eine Selbstverständlichkeit. WDV-Anwender können sich glücklich schätzen, mit moderner und professioneller Software zu arbeiten, und revisionssicher im Rechnungswesen zu bestehen. Die WDV bringt bereits seit den letzten Versionen alle Voraussetzungen im Standard mit, um den elektronischen Rechnungsversand zu realisieren. Dieser ermöglicht es, Rechnungen automatisch als PDF/A-Dokument an eine in den Stammdaten festgelegte E-Mail-Adresse zu senden. Dies ist sowohl für Einzelrechnungen als auch für Sammelrechnungen im Stapeldruck möglich. Diese Rechnungen bzw. PDF/A-Dokumente werden vom Empfänger in das hauseigene Archivsystem übernommen und können hier weiterverarbeitet werden. Mit der Möglichkeit des elektronischen Rechnungsversandes aus der WDV und der Archivierung ergeben sich enorme Einsparpotenziale bei Papier, Porto, Lagerfläche und Personalaufwand. Auch in der Mietvariante der WDV ist der elektronische Rechnungsversand möglich. Das was an Porto gespart wird, reicht mehr als einmal um die Monatsmiete zu begleichen.
Was bedeutet das für die Unternehmen?
Die entscheidenden Vorteile des elektronischen Rechnungsversandes für Sie als Lieferant, sowie für Ihre Kunden:
• spart Papier und Porto, da der Postversand wegfällt
• eine Archivexemplar muss nicht mehr gedruckt und abgeheftet werden - das spart Papier, Registratur, Archivfläche und Personalaufwand zum Ablegen
• Ihr Kunde, der Empfänger, archiviert und bearbeitet die Rechnung digital
• somit spart Ihr Kunde ebenso an Papier und Lagerplatz, vor allem jedoch – beiderseitig - an Personalaufwand
Für Sie als Lieferant bedeutet dies, ein wirkungsvolles Serviceinstrument anzubieten. Ihre Kunden werden es danken!
Checkliste zur Nutzung
Täglich kommen Rechnungen auf dem klassischen Wege an. Das Öffnen der Briefe, die Kontrolle der Anlagen, die Pflege des Posteingangsbuches, das Stempeln, scannen und im Verteilersystem den Mitarbeitern zuzuordnen ist viel Arbeit für mindestens einen Mitarbeiter in der Poststelle. Stellen Sie sich nun vor, es kommen täglich dieselben Rechnungen in Form von E-Mails. Was im ersten Moment abschreckt, ist letztlich eine enorme Arbeits- und Ressourcenerleichterung für Kunden und Lieferanten!
Damit von Beginn an die Arbeitsabläufe durchdacht und sinnvoll angewendet werden, stellen wir eine kurze Checkliste mit den wichtigsten Grundlagen für die Anwendung und Nutzung der E-Mail-Rechnungen zur Verfügung.
1. Legen Sie eine E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen an. Teilen Sie diese Ihrem Lieferanten (idealerweise per Serienrundmail) mit.
2. Eingangsrechnungen, die per Mail eintreffen, werden nicht ausgedruckt! Das schont die Arbeitszeit und den Papierverbrauch sowie die Archivordner gleichermaßen.
3. Nutzen Sie eine TÜV-zertifizierte elektronische Archivierung, und archivieren Sie die Eingangsrechnungen in der EDV. Das hat den Vorteil, dass die Rechnungen von jedem Mitarbeiter direkt vom Arbeitsplatz aus eingesehen werden können. Jede Version der Bearbeitungshistorie ist dokumentiert und nachvollziehbar. Alle Dokumente wie Bestellungen und Auftragsbestätigungen werden zugeordnet und angehangen. Die WDV2010 ist eine vom TÜV zertifizierte Archivierung – noch vor den Einzelsystemen sogar die erste in Deutschland!
4. Kommunizieren und informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig zum Projekt elektronische Archivierung. So kommen Vorbehalte gar nicht erst auf, und niemand muss befürchten aufgrund von neuer Software wegrationalisiert zu werden. Das freiliegende Potenzial kann gewinnbringend in Servicemaßnahmen und dem Produktvertrieb investiert werden. Davon profitieren alle – das Unternehmen und seine Mitarbeiter!
5. Portokosten für Lieferanten werden im Rechnungsbereich auf 0,00 Euro gesenkt!
WDV-Anwender haben die Nase vorn!
Kunden und Anwender der Branchensoftware WDV2010 sind bereits seit langer Zeit auf der sicheren Seite. Unabhängig davon, ob die Signaturkarte bereits genutzt wurde – jeder kann sofort mit dem Rechnungsversand per Mail loslegen. Die Anwendungen zum elektronischen Rechnungsversand sind ab der Version 34 in der Standardanwendung eingerichtet. Ein Wettbewerbsvorteil für die Rohstoffbranche, den das PRAXIS-Team mit seinem Spürsinn und dem Innovationsgeist möglich macht!
Dazu kommt, dass die neuen Möglichkeiten rund um Organisation und Verwaltung eine noch einfachere Bearbeitung bei der Rechnungseingangsprüfung zulässt. Per Drag&Drop werden die Mails einfach aus dem Mailprogramm wie MS Outlook in die WDV gezogen. Viele Anwender kennen dieses Verfahren aus dem Windows-Explorer. Datei markieren, mit der Maus in einen anderen Ordner ziehen und fallen lassen. Genauso einfach wie genial arbeitet die WDV! Umständliches Beschlagworten mit Dateinamen fällt weg. Durch die in die WDV integrierte Archivierung mit Volltextsuche wird die Rechnung – vertretend zu nennen für Angebot, Auftrag oder Geschäftsbrief - wie von selbst dem entsprechenden Kreditor zugeordnet.
Alle Unternehmen, die noch keine entsprechend moderne Software nutzen, jedoch die Neuanschaffung scheuen: die WDV kann man auch mieten. Das, was an Porto im Monat eingespart wird, kann für die Monatsmiete der WDV genutzt werden. Sie können sicher sein, es bleibt noch immer was übrig! Die günstigen Monatsmieten ermöglichen auch hier einen Wettbewerbsvorteil aus Lieferantensicht.
Kurz gesagt:
Was für Branchenanwendungen eher untypisch ist, ist für das Systemhaus PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG eine Selbstverständlichkeit. WDV-Anwender können sich glücklich schätzen, mit moderner und professioneller Software zu arbeiten, und revisionssicher im Rechnungswesen zu bestehen. Die WDV bringt bereits seit den letzten Versionen alle Voraussetzungen im Standard mit, um den elektronischen Rechnungsversand zu realisieren. Dieser ermöglicht es, Rechnungen automatisch als PDF/A-Dokument an eine in den Stammdaten festgelegte E-Mail-Adresse zu senden. Dies ist sowohl für Einzelrechnungen als auch für Sammelrechnungen im Stapeldruck möglich. Diese Rechnungen bzw. PDF/A-Dokumente werden vom Empfänger in das hauseigene Archivsystem übernommen und können hier weiterverarbeitet werden. Mit der Möglichkeit des elektronischen Rechnungsversandes aus der WDV und der Archivierung ergeben sich enorme Einsparpotenziale bei Papier, Porto, Lagerfläche und Personalaufwand. Auch in der Mietvariante der WDV ist der elektronische Rechnungsversand möglich. Das was an Porto gespart wird, reicht mehr als einmal um die Monatsmiete zu begleichen.
