Rechnungsversand per Mail kennt jeder. Ob vom Onlinehändler oder vom Telefonanbieter. Rohstofflieferungen werden vielerorts noch per Papierrechnung mit Lieferscheinstapel im Anhang versendet. Doch gerade hier liegen enorme Potenziale um Portokosten erheblich zu reduzieren und Bearbeitungszeiten bei Ihnen als Lieferant und beim Kunden selbst zu senken. Die Vorteile der Rechnung per E-Mail sind klar. Sie sparen Porto und Papier und können gleichzeitig schneller abrechnen. Lager- und Raumkosten entfallen in den bisherigen Dimensionen völlig! Mit der Verschlüsselung der Rechnung und dem elektronischen Archiv und Dokumenten-Management-System mit der WDV2015 haben Sie die Gewissheit, dass die Belege geschützt ankommen und langfristig sicher aufbewahrt werden. Neben diesen Vorzügen punktet die eRechnung mit den verkürzten Durchlaufzeiten in der Bearbeitung und damit bei dem Einhalten der Zahlungsziele und Skonti. Die Lieferscheine werden beim Mail-Versand nicht mit gesendet. Diese liegen ebenfalls online im Lieferscheinportal Bau-ELSE.de bereit. Fertig sortiert und als PDF/A abrufbar. Die Kunden können die PDFs übernehmen. Zu empfehlen ist jedoch auch die Übernahme per standardisierter XML-Schnittstelle. Per Mouseklick kann der Kunde - der Baubetrieb - die Lieferscheine in sein eigenes ERP/CRM--System übernehmen. Im Zuge der Innovationen rund um den 1-Blatt-Lieferschein ein großer Schritt zum reduzierten Papierarchiv. Im Onlineportal Bau-ELSE liegen die Lieferscheine als PDF/A für 2 Jahre zum Abrufen bereit – und das mit allen Unterschriften!
Gut geplant: Start der Kundenkommunikation
Besprechen Sie die geplante Neuerung mit Ihrem Team und binden es aktiv mit ein. Informieren Sie Ihre Kunden frühzeitig über die geplante Umstellung zum Versand der Rechnung per Mail. Nutzen Sie die Übergangszeit und informieren breit gefächert in Geschäftsbriefen, Mails oder auch auf der Webseite. Zum Beispiel: „Wir arbeiten an der Verbesserung unserer verwaltungsnahen Prozesse. Ab 1.6.2016 erhalten Sie die Rechnungen CO2-freundlich per E-Mail. […].“ Wichtig sind auch die Formalien rund um AGBs Ihres Unternehmens. Passen Sie diese entsprechend an. Zum Beispiel: "Seit 2011 sind elektronische Rechnungen elektronisch und ohne Signatur rechtmäßig. Wir erlauben uns, die erbrachen Lieferungen und Leistungen in dieser Form abzurechnen.“ Nun richten Sie eine E-Mail-Adresse für Ihren Mailausgang ein. Zum Beispiel: rechnung@kieswerk.de.
Trotz aller Vereinfachung, Kunden, die ihre Rechnung nicht per E-Mail empfangen möchte, sondern weiterhin auf dem Postweg, dem sollten Sie nachkommen: Der Kunde hat das Recht, weiterhin die Rechnungen per Post zu erhalten. Richten Sie dies in der WDV im Personenkonto entsprechend ein.
Einrichten der Branchensoftware WDV2015 in wenigen Schritten
Wählen Sie in den Einstellungen der WDV2015 (WDVClient) unter dem Reiter E-Mail/SMS-Versand den gewünschten Mail-Client. Anschließend die Ausgabeeinstellungen des Treibers. Wenn gewünscht erstellen Sie selbst oder das PRAXIS-Team ein neues Rechnungsformular speziell für E-Mail-Rechnung bzw. mit dem Hinweis, dass es sich um eine E-Mail-Rechnung handelt. Dies ist kein Muss. Definieren Sie beim Kunden die Versandeinstellungen. Ganz einfach im Personenkonto der WDV2015. Das war es schon!
Informieren Sie sich jetzt beim PRAXIS-Team zu den Einsatzmöglichkeiten. Hier erfahren Sie auch Referenzen in Ihrer Nähe. bauma-Besucher treffen PRAXIS in Halle C1 Stand 226.
www.wdv20xx.org
Gut geplant: Start der Kundenkommunikation
Besprechen Sie die geplante Neuerung mit Ihrem Team und binden es aktiv mit ein. Informieren Sie Ihre Kunden frühzeitig über die geplante Umstellung zum Versand der Rechnung per Mail. Nutzen Sie die Übergangszeit und informieren breit gefächert in Geschäftsbriefen, Mails oder auch auf der Webseite. Zum Beispiel: „Wir arbeiten an der Verbesserung unserer verwaltungsnahen Prozesse. Ab 1.6.2016 erhalten Sie die Rechnungen CO2-freundlich per E-Mail. […].“ Wichtig sind auch die Formalien rund um AGBs Ihres Unternehmens. Passen Sie diese entsprechend an. Zum Beispiel: "Seit 2011 sind elektronische Rechnungen elektronisch und ohne Signatur rechtmäßig. Wir erlauben uns, die erbrachen Lieferungen und Leistungen in dieser Form abzurechnen.“ Nun richten Sie eine E-Mail-Adresse für Ihren Mailausgang ein. Zum Beispiel: rechnung@kieswerk.de.
Trotz aller Vereinfachung, Kunden, die ihre Rechnung nicht per E-Mail empfangen möchte, sondern weiterhin auf dem Postweg, dem sollten Sie nachkommen: Der Kunde hat das Recht, weiterhin die Rechnungen per Post zu erhalten. Richten Sie dies in der WDV im Personenkonto entsprechend ein.
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Wählen Sie in den Einstellungen der WDV2015 (WDVClient) unter dem Reiter E-Mail/SMS-Versand den gewünschten Mail-Client. Anschließend die Ausgabeeinstellungen des Treibers. Wenn gewünscht erstellen Sie selbst oder das PRAXIS-Team ein neues Rechnungsformular speziell für E-Mail-Rechnung bzw. mit dem Hinweis, dass es sich um eine E-Mail-Rechnung handelt. Dies ist kein Muss. Definieren Sie beim Kunden die Versandeinstellungen. Ganz einfach im Personenkonto der WDV2015. Das war es schon!
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