Sie dokumentierten die Masse getaner Arbeit mit einer überwältigenden Wucht. Heute macht sich das Archiv auf leistungsfähigen Servern klein. Das bringt nicht nur Platzgewinn, sondern birgt viele weitere Vorteile.
Müssen, wie in diversen Branchen üblich, täglich an einem Waagenstandort mehrere hundert Lieferscheine und Rechnungen erzeugt werden, reißt der Papierbedarf nicht ab. Durchschläge kommen als Rückläufer mit Unterschrift von der Auslieferung zurück und müssen dem Vorgang zugeordnet werden. Dieser Prozess lässt sich heute mit den passenden Werkzeugen sehr vereinfachen. Die PRAXIS Software AG bietet dafür seit über zwei Jahren innerhalb ihrer System-Branchensoftware WDV die integrierte Archivierung als Software-Modul an. Einsteiger beginnen mit der Archivierung beim Lieferschein. Alle weiteren Stufen, über die Rechnung bis zum Beleg, der über den Posteingang kommt, können Schritt für Schritt darauf aufgebaut werden. Die Erfahrung zeigt, dass diese weiteren Schritte dem Einstieg meist sehr rasch folgen, da sich die Vorteile der systematischen, digitalen Archivierung in der Praxis meist ganz unmittelbar bemerkbar machen. Die zusätzliche Verwendung von Barcodes und der elektronischen Unterschrift gibt der Archivierung einen weiteren Schub in Richtung Prozessintegration. Insbesondere wenn rücklaufende Belege zu verwalten sind, z. B. im Transportbereich, werden das Zuordnen und Wiederfinden aller Belege zu einem Vorgang sehr vereinfacht. Die integrierte Archivierung in WDV ist TÜV geprüft und gilt als äußerst bedienerfreundlich sowie ausgereift.
Kostengünstig den Überblick behalten
Die Einführung einer Archivierung hat einen durchaus positiven Einfluss auf die Organisation des jeweiligen Unternehmens. Sich von einer großen Masse der bisher üblichen Aktenablage zu verabschieden, bringt zwangsläufig Änderungen im Prozessablauf und oft auch bei den Zuständigkeiten. Diese neue Situation lässt sich in Unternehmen, die darauf vorbereitet sind, sehr vorteilhaft gestalten. Bestehende Prozesse werden analysiert und gemeinsam mit den involvierten Mitarbeitern auf die neue Situation hin weiterentwickelt. Besonders wenn zusätzliche Bereiche oder auch Standorte in den Prozess einbezogen werden und bisher komplexe Abstimmungen erforderlich waren, zeigt sich der zeitsparende Ansatz, mit dem elektronischen Archiv zu arbeiten, sehr rasch. Unproduktive Abstimmungstätigkeiten fallen damit nämlich ebenso weg, wie die damit verknüpften Fehlerquellen. So bringt die Archivierung neue Transparenz und Ordnung in das Unternehmen, was sich absehbar zusätzlich rentiert.
Da vernetzte EDV-Systeme bereits in vielen Industriebereichen Stand der Technik sind, profitieren nun die ursprünglich traditionelleren Branchen von ausgereiften Lösungen, die speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten wurden. Darüber hinaus kostet Hardware nicht die Welt und auch das elektronische Archiv ist mittlerweile kostengünstig anzulegen. Es entstehen lediglich einmalige überschaubare Kosten für Anschaffung, Aufwendungen, Schulungen und Reporteinrichtungen.
Am Anfang der Entscheidung für die elektronische Archivierung sollten im Unternehmen die Verantwortlichkeiten klar festgelegt, ein Projektleiter bestimmt, und die Termine gesetzt sein. Zeitnah sind auch die Mitarbeiter zu informieren und einzubinden, beginnend beim Ist- Zustand bis zu den Anforderungen an die fertige Archivierungs- Lösung, die langfristig bei der Leistungssteigerung und Qualitätssicherung des Unternehmens eine wichtige Rolle spielen wird. Ganz im Sinne der eigenen Ziele, die natürlich vorab bereits klar zu definieren sind.
Archivierung - klare Zieldefinition vorgeben
- nachhaltiges Sichern von Dokumenten und Know how
- Erfüllen gesetzlicher Vorgaben, Normen- oder Kundenanforderungen
- Erschließung von Informationen und Wissen
- Entlastung ganzer Abteilungen durch Bündelung der Archivierung
- Beschleunigung des Zugriffs auf Dokumente
- Schutz vor Verlust, Zerstörung, Sabotage
- Kostensenkung für Miete, Räume, Büroflächen
Müssen, wie in diversen Branchen üblich, täglich an einem Waagenstandort mehrere hundert Lieferscheine und Rechnungen erzeugt werden, reißt der Papierbedarf nicht ab. Durchschläge kommen als Rückläufer mit Unterschrift von der Auslieferung zurück und müssen dem Vorgang zugeordnet werden. Dieser Prozess lässt sich heute mit den passenden Werkzeugen sehr vereinfachen. Die PRAXIS Software AG bietet dafür seit über zwei Jahren innerhalb ihrer System-Branchensoftware WDV die integrierte Archivierung als Software-Modul an. Einsteiger beginnen mit der Archivierung beim Lieferschein. Alle weiteren Stufen, über die Rechnung bis zum Beleg, der über den Posteingang kommt, können Schritt für Schritt darauf aufgebaut werden. Die Erfahrung zeigt, dass diese weiteren Schritte dem Einstieg meist sehr rasch folgen, da sich die Vorteile der systematischen, digitalen Archivierung in der Praxis meist ganz unmittelbar bemerkbar machen. Die zusätzliche Verwendung von Barcodes und der elektronischen Unterschrift gibt der Archivierung einen weiteren Schub in Richtung Prozessintegration. Insbesondere wenn rücklaufende Belege zu verwalten sind, z. B. im Transportbereich, werden das Zuordnen und Wiederfinden aller Belege zu einem Vorgang sehr vereinfacht. Die integrierte Archivierung in WDV ist TÜV geprüft und gilt als äußerst bedienerfreundlich sowie ausgereift.
Kostengünstig den Überblick behalten
Die Einführung einer Archivierung hat einen durchaus positiven Einfluss auf die Organisation des jeweiligen Unternehmens. Sich von einer großen Masse der bisher üblichen Aktenablage zu verabschieden, bringt zwangsläufig Änderungen im Prozessablauf und oft auch bei den Zuständigkeiten. Diese neue Situation lässt sich in Unternehmen, die darauf vorbereitet sind, sehr vorteilhaft gestalten. Bestehende Prozesse werden analysiert und gemeinsam mit den involvierten Mitarbeitern auf die neue Situation hin weiterentwickelt. Besonders wenn zusätzliche Bereiche oder auch Standorte in den Prozess einbezogen werden und bisher komplexe Abstimmungen erforderlich waren, zeigt sich der zeitsparende Ansatz, mit dem elektronischen Archiv zu arbeiten, sehr rasch. Unproduktive Abstimmungstätigkeiten fallen damit nämlich ebenso weg, wie die damit verknüpften Fehlerquellen. So bringt die Archivierung neue Transparenz und Ordnung in das Unternehmen, was sich absehbar zusätzlich rentiert.
Da vernetzte EDV-Systeme bereits in vielen Industriebereichen Stand der Technik sind, profitieren nun die ursprünglich traditionelleren Branchen von ausgereiften Lösungen, die speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten wurden. Darüber hinaus kostet Hardware nicht die Welt und auch das elektronische Archiv ist mittlerweile kostengünstig anzulegen. Es entstehen lediglich einmalige überschaubare Kosten für Anschaffung, Aufwendungen, Schulungen und Reporteinrichtungen.
Am Anfang der Entscheidung für die elektronische Archivierung sollten im Unternehmen die Verantwortlichkeiten klar festgelegt, ein Projektleiter bestimmt, und die Termine gesetzt sein. Zeitnah sind auch die Mitarbeiter zu informieren und einzubinden, beginnend beim Ist- Zustand bis zu den Anforderungen an die fertige Archivierungs- Lösung, die langfristig bei der Leistungssteigerung und Qualitätssicherung des Unternehmens eine wichtige Rolle spielen wird. Ganz im Sinne der eigenen Ziele, die natürlich vorab bereits klar zu definieren sind.
Archivierung - klare Zieldefinition vorgeben
- nachhaltiges Sichern von Dokumenten und Know how
- Erfüllen gesetzlicher Vorgaben, Normen- oder Kundenanforderungen
- Erschließung von Informationen und Wissen
- Entlastung ganzer Abteilungen durch Bündelung der Archivierung
- Beschleunigung des Zugriffs auf Dokumente
- Schutz vor Verlust, Zerstörung, Sabotage
- Kostensenkung für Miete, Räume, Büroflächen
