Die Mainova AG, Frankfurts Energiedienstleister, hat die Rechnungseingangsbearbeitung mit einer ReadSoft-Lösung erfolgreich automatisiert. Sie setzt das Invoice Cockpit, eine Steuerzentrale für Rechnungsprüfer in SAP, den dazugehörigen Workflow Web Cycle sowie die Komponente Documents for Invoices ein. Hierdurch konnten die Geschäftsprozesse beschleunigt und verschlankt werden. Ihre reibungslose Zusammenarbeit verbesserte das Bearbeiten, die Freigabe und die Bereitstellung von Rechnungen.
Bisher bearbeitete das Frankfurter Versorgungsunternehmen die jährlich rund 70.000 Rechnungen, die für alle Fachbereiche und Tochter-gesellschaften in der Zentrale eingehen, über komplexe, oft papierbasierte, zeitaufwendige Prozesse. Das führte dazu, dass die Buchhaltung keine schnelle Auskunft zum aktuellen abrufen konnte. Heute können die Mitarbeiter von Mainova dank der Lösung des Prozessexperten jederzeit nachvollziehen, wo sich eine Rechnung befindet und entsprechende Anfragen sofort mit einem Mausklick beantworten.
„Als größter Energieversorger im Rhein Main Gebiet legen wir innerhalb des Unternehmens besonders hohen Wert auf effiziente, zuverlässige und transparente Prozesse, so auch im Rechnungs-verarbeitungsprozess“, sagt Ilona Pozsgay, Projektleiterin der Mainova. „Neue Technologien, wie das Invoice Cockpit und der Web Cycle sind dabei eine große Hilfe. Die durchgehende technische Unterstützung bei der Bearbeitung der Eingangsrechnungen, der jederzeit ersichtliche Bearbeitungsstatus, die Prozesskontrolle, sowie die mehrstufigen workflow-gestützten Freigabeprozesse pro Rechnungstyp reduzieren die Durchlaufzeit einer Rechnung erheblich.“
Die Lösung
Die eingehenden Rechnungen werden mit Hilfe der intelligenten Texterkennungstechnologie (Intelligent Character Recognition) elektronisch erfasst, die Daten weitgehend automatisch ausgelesen und an das Invoice Cockpit übergeben. Von dieser Schaltzentrale in SAP aus hat die Buchhaltung Zugriff auf alle relevanten Daten für die Rechnungsbearbeitung. Die Lösung prüft die eingescannten Informationen gegen SAP-Stamm- und -Bewegungsdaten. Wenn die Eingangsrechnungen konsistent sind, können sie automatisch gebucht werden. Jeder notwendige Bearbeitungsschritt kann entweder über das Invoice Cockpit direkt ausgeführt oder mit Hilfe des Workflows Web Cycle initiiert werden. Alle relevanten Abteilungen werden in den Workflow einbezogen.
Nachdem der Workflow erfolgreich durchlaufen wurde, werden die Rechnungen mit einer Archivierungslösung von Ceyoniq™ inklusive aller Notizen und Bearbeitungsschritte revisionssicher und schnell abrufbar gespeichert. „Wir haben die ReadSoft-Lösung innerhalb eines kurzen Projektzeitraums in unsere IT-Umgebung einfügt und bereits eine wesentliche Verbesserung bei der Bearbeitung der Lieferantenrechnungen erzielt. Auch die Integration mit unserem Archiv verlief reibungslos“, kommentiert Brigitte Bast, SAP-Anwendungsberaterin von Mainova, ihre Erfahrung zusammenfassend.
Über die Mainova AG:
Die Mainova AG ist der kompetente Versorger für Wirtschaft und Bevölkerung in der Rhein-Main-Region. Rund 460.000 Haushalte in Frankfurt und Umgebung beliefert die Mainova täglich mit Strom, Erdgas, Wärme und Wasser. Auch bundesweit hat sich das Unternehmen einen Namen bei Großkunden gemacht. Daneben berät die Mainova ihre Kunden im rationellen Umgang mit Energie und Wasser und fördert den Einsatz von umweltschonenden Energiequellen. Das Motto lautet „Wir entwickeln zukunftsweisende Versorgungskonzepte, beraten über sparsame Energienutzung und betreiben modernste Energieanlagen. Dabei ist die Orientierung am Kunden das wichtigste Ziel unseres gesamten Handelns.“
Weitere Informationen unter: www.mainova.de
Bisher bearbeitete das Frankfurter Versorgungsunternehmen die jährlich rund 70.000 Rechnungen, die für alle Fachbereiche und Tochter-gesellschaften in der Zentrale eingehen, über komplexe, oft papierbasierte, zeitaufwendige Prozesse. Das führte dazu, dass die Buchhaltung keine schnelle Auskunft zum aktuellen abrufen konnte. Heute können die Mitarbeiter von Mainova dank der Lösung des Prozessexperten jederzeit nachvollziehen, wo sich eine Rechnung befindet und entsprechende Anfragen sofort mit einem Mausklick beantworten.
„Als größter Energieversorger im Rhein Main Gebiet legen wir innerhalb des Unternehmens besonders hohen Wert auf effiziente, zuverlässige und transparente Prozesse, so auch im Rechnungs-verarbeitungsprozess“, sagt Ilona Pozsgay, Projektleiterin der Mainova. „Neue Technologien, wie das Invoice Cockpit und der Web Cycle sind dabei eine große Hilfe. Die durchgehende technische Unterstützung bei der Bearbeitung der Eingangsrechnungen, der jederzeit ersichtliche Bearbeitungsstatus, die Prozesskontrolle, sowie die mehrstufigen workflow-gestützten Freigabeprozesse pro Rechnungstyp reduzieren die Durchlaufzeit einer Rechnung erheblich.“
Die Lösung
Die eingehenden Rechnungen werden mit Hilfe der intelligenten Texterkennungstechnologie (Intelligent Character Recognition) elektronisch erfasst, die Daten weitgehend automatisch ausgelesen und an das Invoice Cockpit übergeben. Von dieser Schaltzentrale in SAP aus hat die Buchhaltung Zugriff auf alle relevanten Daten für die Rechnungsbearbeitung. Die Lösung prüft die eingescannten Informationen gegen SAP-Stamm- und -Bewegungsdaten. Wenn die Eingangsrechnungen konsistent sind, können sie automatisch gebucht werden. Jeder notwendige Bearbeitungsschritt kann entweder über das Invoice Cockpit direkt ausgeführt oder mit Hilfe des Workflows Web Cycle initiiert werden. Alle relevanten Abteilungen werden in den Workflow einbezogen.
Nachdem der Workflow erfolgreich durchlaufen wurde, werden die Rechnungen mit einer Archivierungslösung von Ceyoniq™ inklusive aller Notizen und Bearbeitungsschritte revisionssicher und schnell abrufbar gespeichert. „Wir haben die ReadSoft-Lösung innerhalb eines kurzen Projektzeitraums in unsere IT-Umgebung einfügt und bereits eine wesentliche Verbesserung bei der Bearbeitung der Lieferantenrechnungen erzielt. Auch die Integration mit unserem Archiv verlief reibungslos“, kommentiert Brigitte Bast, SAP-Anwendungsberaterin von Mainova, ihre Erfahrung zusammenfassend.
Über die Mainova AG:
Die Mainova AG ist der kompetente Versorger für Wirtschaft und Bevölkerung in der Rhein-Main-Region. Rund 460.000 Haushalte in Frankfurt und Umgebung beliefert die Mainova täglich mit Strom, Erdgas, Wärme und Wasser. Auch bundesweit hat sich das Unternehmen einen Namen bei Großkunden gemacht. Daneben berät die Mainova ihre Kunden im rationellen Umgang mit Energie und Wasser und fördert den Einsatz von umweltschonenden Energiequellen. Das Motto lautet „Wir entwickeln zukunftsweisende Versorgungskonzepte, beraten über sparsame Energienutzung und betreiben modernste Energieanlagen. Dabei ist die Orientierung am Kunden das wichtigste Ziel unseres gesamten Handelns.“
Weitere Informationen unter: www.mainova.de
