Die Firmengruppe Otto Bock arbeitet mit 22 Buchungskreisen in SAP, die Invoice Cockpit übersichtlich angezeigt werden. Um die ReadSoft-Lösung einzuführen, konnte der zentrale Posteingang für den Healthcare-Bereich beibehalten werden. Bislang hatte man alle Belege bereits in SAP vorerfasst. Mit dem SAP-Add-on von ReadSoft für den Rechnungsworkflow ließ sich der Prozess nun entscheidend verbessern. Es werden keine Papierrechnungen mehr von Abteilung zu Abteilung gereicht. Mit dem Web Cycle erhalten die Sachbearbeiter die Rechnungsprüfungsnachricht nun direkt in ihr E-Mail-Postfach und können die Belege per Mausklick aus dem angebundenen FileNet-Archiv aufrufen, prüfen und genehmigen. Birgit Klingebiel: "Ein großer Vorteil ist, dass die Rechnungen ohne Zeitverlust und Umwege direkt an den berechtigten Mitarbeiter gesendet werden können. Alle rund 1.500 Mitarbeiter sind in den Prüf- und Freigabeprozess einbezogen. Wir erhalten sehr positive Rückmeldungen auf die bequeme und schnelle Möglichkeit, die Rechnungsgenehmigung am Monitor zu erledigen."
Bei Otto Bock nutzen nicht nur die Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung das Invoice Cockpit als einheitliches Rechnungseingangsbuch. Auch die Kollegen aus dem Einkauf können auf diese wertvolle Informationsplattform zugreifen und profitieren von der Transparenz, die das Cockpit hinsichtlich der Rechnungsvorgänge bietet.
Für weitere Prozessverbesserungen soll in Kürze das Zusatzmodul Analyzer eingeführt werden. "Teilweise erhalten wir Rechnungen, die Differenzen zu den Daten in unserem SAP-MM-Modul aufweisen, oder wir stellen generell Preisdifferenzen fest. Nicht erfasste Wareneingänge gehören ebenfalls zu den Besonderheiten in unserem Prozess. Der Analyzer soll dazu beitragen, dass diese Differenzen schon im Vorfeld vermieden werden können. Insofern wird auch bei der Einführung dieses Moduls der Einkauf eng mit einbezogen", informiert Projektleiterin Klingebiel.
Aufgrund der guten Erfahrungen mit der Software und der Zusammenarbeit mit ReadSoft wird die Gesamtlösung in 2008 in weiteren Otto-Bock-Gesellschaften ausgerollt. Dies betrifft insbesondere die ausländischen Gesellschaften, die von ReadSoft als international tätigem Anbieter künftig auch vor Ort in ihrer Landessprache betreut werden.
Über Otto Bock Holding GmbH & Co. KG:
Unter dem Dach der Otto Bock Holding GmbH & Co. KG strukturiert sich die Otto Bock Firmengruppe in die drei Kernbereiche HealthCare, Kunststoff und Informations- & Kommunikationstechnologie (SYCOR GmbH). Otto Bock ist damit in wichtigen globalen Wachstumsmärkten aufgestellt.
Die Otto Bock HealthCare ist ein modernes, erfolgsorientiertes Medtech-Unternehmen mit Tradition, ein Global Player mit lokalen Wurzeln. Mit Vertriebs- und Service-Gesellschaften in 36 Ländern der Erde sowie Exportaktivitäten in über 140 Länder steht Otto Bock HealthCare weltweit ständig in engem Kontakt mit Kunden und Partnern. Die Otto Bock HealthCare ist heute führender Lieferant von innovativen Produkten für Menschen mit eingeschränkter Mobilität und als profilierter Systemanbieter von qualitativ und technologisch hochwertigen Produkten und Dienstleistungen Weltmarktführer in der Orthopädietechnik. Das Unternehmen wurde 1919 in Berlin gegründet und wird heute in dritter Generation geführt.