Die Index-Funktionalität extrahiert im Anschluss an die Klassifizierung aus den Dokumenten alle relevanten Schlüsselinformationen, beispielsweise Kundennummern, Namen, Adressen oder ähnliches. Die Indexinformationen werden zusammen mit dem klassifizierten Dokument an ein nachgelagertes Business-System übergeben und sind dort jederzeit recherchierbar. Dies versetzt Sachbearbeiter oder Fallmanager in die Lage, alle relevanten Informationen digital recherchieren zu können. Nachgelagerte Prozessoptimierungslösungen von ReadSoft, wie beispielsweise ReadSoft INVOICES, ReadSoft FORMS sowie ReadSoft WebCycle, lassen sich an "Classify & Index" sinnvoll und synergetisch vernetzen.
"Classify & Index" in der Version 6.1 deckt als Lösung den Prozess vom Dokumenteninput bis hin zum Output und der Übergabe an nachgelagerte Lösungen ab. Im Prozess werden automatisiert Dokumenten-Images für ein elektronisches Archivsystem generiert und bereitgestellt. Ein manueller Eingriff durch qualifizierte Mitarbeiter muss lediglich in Zweifelsfällen im Bereich der Dokumentenseparierung, -zuordnung oder beim Auslesen von Informationen aus den Dokumenten erfolgen. Daher wird sich die Produktivität im Posteingang steigern, und das Büropersonal kann sich auf die Bearbeitung der eigentlichen Vorgänge konzentrieren.
Anwendungsbeispiel: Versicherung Ein typisches Anwendungsgebiet für "Classify & Index" ist der Posteingang von Versicherungen. Ein eingehender Vorgang enthält beispielsweise einen Schadensbericht, ein Standardformular sowie einen Brief. Die Klassifizierungslösung erkennt die Dokumententypen und stellt den gesamten Schadensfall in ein Case-Management-System. Die Index-Lösung hat die Schlüsseldaten extrahiert, sodass die Dokumente mit dem konkreten Fall und dem zuständigen Mitarbeiter verbunden sind. Dem Sachbearbeiter stehen somit über das Case-Management-System alle drei Dokumente zur Verfügung, um den Fall zu bearbeiten.