Von einer Vertragsmanagement-Lösung der Retarus GmbH, München, verspricht sich das bekannte Optik-Unternehmen Carl Zeiss AG erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Die jetzt implementierte Notes-basierte Datenbanklösung stellt allen leseberechtigten Anwendern digitale Kopien der IT-Service- und Lizenzverträge zur Verfügung, erlaubt die Hinterlegung Controlling-relevanter Daten und Vertragskennzahlen und erinnert über E-Mail und Kalendereintrag automatisch an Kündigungs- und Verlängerungstermine. Die Retarus-Lösung deckt bereits in der Standardversion die wichtigsten Anforderungen an ein Vertragsmanagement ab und kann einfach an die individuellen Bedürfnisse mittelständischer und großer Unternehmen angepasst werden.
Die jetzt bei der Carl Zeiss AG implementierte Lösung „Retarus Contract Management for Lotus Notes/Domino“ bildet IT-Verträge konzernweit in einer zentralen Datenbank ab. Neben einem Scan des Originaldokuments lassen sich dem Vertrag weitere Inhalte zuordnen. Dies können beispielsweise Unternehmensprofile der Vertragspartner, wichtige Ansprechpartner, Kostenstellen im Unternehmen und Leseberechtigungen sein. Tabellen mit Daten und Vertragskennzahlen wie Gesamtvolumen, Zahlungsströme und
-zeiten, Verknüpfungen zu Vor-, Anschluss- und Teilverträgen sowie Übersichten mit vereinbarten Wartungsintervallen und anderen wichtigen Terminen sorgen für große Transparenz – auch bei umfangreichen Vertragsbeständen.
Schnelle Übersicht über Verträge und Zahlungsströme
Die Darstellungen der zentralen Datenbank können nach unterschiedlichsten Kriterien aufgebaut werden, beispielsweise Sortierungen nach Vertragspartnern und -arten, nach unternehmensinternen Kostenstellen oder Leser- und Bearbeitergruppen. Über Zusatzfunktionen lassen sich die ein- oder ausgehenden Zahlungsströme berechnen und darstellen.
Automatische Benachrichtigung
Auf wichtige Termine wie beispielsweise ablaufende Kündigungs- und Verlängerungsfristen werden die Verantwortlichen über E-Mail und/oder Kalendereintrag automatisch hingewiesen. Dies verhindert, dass unnötige Kosten durch versäumte Fristen oder verspätete Kündigungen entstehen.
„Mit dem Retarus Contract Management ist es der Carl Zeiss AG möglich, mit vergleichsweise geringem Aufwand die gesamte Einkaufshistorie und alle Dokumente zu unseren IT-Verträgen zentral und revisionssicher abzulegen“, so Wolfgang Kassel, Service Manager im Bereich Vertragsmanagement und Accounting im Zentralbereich IT der Carl Zeiss AG. „Eine empfehlenswerte Lösung für das Vertragsmanagement in mittelständischen Unternehmen.“
„Das Vertragsmanagement birgt ein großes Kostensenkungspotenzial. Unsere Lösung stellt sicher, dass der Vertragsbestand für alle relevanten Personen und Stellen im Unternehmen transparent ist“, so Alexander Müller, Key Account Manager der Retarus GmbH.
Ansprechpartner:
Herr Peter Kopfmann
eMail: peter.kopfmann@retarus.de
Telefon: 089/5528-1404
Fax: 089/5528-1401
Zuständigkeitsbereich: Marketing und PR
Über das Unternehmen Carl Zeiss AG
Carl Zeiss, 1846 in Jena als Werkstatt für Feinmechanik und Optik gegründet, ist heute eine weltweit führende Unternehmensgruppe der optischen und optoelektronischen Industrie mit mehr als 13.000 Beschäftigten. Das Unternehmen ist in mehr als 30 Ländern mit eigenen Niederlassungen präsent und insgesamt in mehr als 100 Ländern vertreten. Produktionsstätten befinden sich in Europa, Nord- und Mittelamerika sowie in Asien. Der Hauptsitz des Unternehmens ist Oberkochen in Baden-Württemberg.
Die jetzt bei der Carl Zeiss AG implementierte Lösung „Retarus Contract Management for Lotus Notes/Domino“ bildet IT-Verträge konzernweit in einer zentralen Datenbank ab. Neben einem Scan des Originaldokuments lassen sich dem Vertrag weitere Inhalte zuordnen. Dies können beispielsweise Unternehmensprofile der Vertragspartner, wichtige Ansprechpartner, Kostenstellen im Unternehmen und Leseberechtigungen sein. Tabellen mit Daten und Vertragskennzahlen wie Gesamtvolumen, Zahlungsströme und
-zeiten, Verknüpfungen zu Vor-, Anschluss- und Teilverträgen sowie Übersichten mit vereinbarten Wartungsintervallen und anderen wichtigen Terminen sorgen für große Transparenz – auch bei umfangreichen Vertragsbeständen.
Schnelle Übersicht über Verträge und Zahlungsströme
Die Darstellungen der zentralen Datenbank können nach unterschiedlichsten Kriterien aufgebaut werden, beispielsweise Sortierungen nach Vertragspartnern und -arten, nach unternehmensinternen Kostenstellen oder Leser- und Bearbeitergruppen. Über Zusatzfunktionen lassen sich die ein- oder ausgehenden Zahlungsströme berechnen und darstellen.
Automatische Benachrichtigung
Auf wichtige Termine wie beispielsweise ablaufende Kündigungs- und Verlängerungsfristen werden die Verantwortlichen über E-Mail und/oder Kalendereintrag automatisch hingewiesen. Dies verhindert, dass unnötige Kosten durch versäumte Fristen oder verspätete Kündigungen entstehen.
„Mit dem Retarus Contract Management ist es der Carl Zeiss AG möglich, mit vergleichsweise geringem Aufwand die gesamte Einkaufshistorie und alle Dokumente zu unseren IT-Verträgen zentral und revisionssicher abzulegen“, so Wolfgang Kassel, Service Manager im Bereich Vertragsmanagement und Accounting im Zentralbereich IT der Carl Zeiss AG. „Eine empfehlenswerte Lösung für das Vertragsmanagement in mittelständischen Unternehmen.“
„Das Vertragsmanagement birgt ein großes Kostensenkungspotenzial. Unsere Lösung stellt sicher, dass der Vertragsbestand für alle relevanten Personen und Stellen im Unternehmen transparent ist“, so Alexander Müller, Key Account Manager der Retarus GmbH.
Ansprechpartner:
Herr Peter Kopfmann
eMail: peter.kopfmann@retarus.de
Telefon: 089/5528-1404
Fax: 089/5528-1401
Zuständigkeitsbereich: Marketing und PR
Über das Unternehmen Carl Zeiss AG
Carl Zeiss, 1846 in Jena als Werkstatt für Feinmechanik und Optik gegründet, ist heute eine weltweit führende Unternehmensgruppe der optischen und optoelektronischen Industrie mit mehr als 13.000 Beschäftigten. Das Unternehmen ist in mehr als 30 Ländern mit eigenen Niederlassungen präsent und insgesamt in mehr als 100 Ländern vertreten. Produktionsstätten befinden sich in Europa, Nord- und Mittelamerika sowie in Asien. Der Hauptsitz des Unternehmens ist Oberkochen in Baden-Württemberg.
