Bis Ende 2012 lief ein umfassendes Auswahlverfahren für ein gemeinsames Dokumentenmanagementsystem der Kliniken und Institute des UK Essen. Zum Jahreswechsel 2012/2013 wurde roXtra eingeführt, wobei dieser Prozess durch die heterogene Struktur der Kliniken und Institute eine besondere Herausforderung bedeutet.
Das Ziel mit roXtra: Mehr Flexibilität und ein gemeinsamer Nenner für die Dokumentenlenkung
Institute, Kliniken und Laborbereiche haben die unterschiedlichsten Ansprüche an eine Lenkung von Dokumenten, was ein hohes Maß an Flexibilität erfordert. Simone Böttcher, stellvertretende Leiterin der Stabstelle Qualitätsmanagement des Universitätsklinikum Essen, erklärt: "Ziel ist es, einen gemeinsamen Nenner für die Dokumentenlenkung anzubieten und die Besonderheiten einer jeden Abteilung darauf aufsetzen zu können. Bei all' dem muss das System intuitiv zu bedienen sein, da das Thema keinen hohen Schulungsaufwand innerhalb der Klinik haben darf. Die Nutzung von roXtra muss von vorne herein als Erleichterung der Arbeit aufgenommen werden."
Positives Fazit nach der ersten Einführungsphase
Viele der jetzigen roXtra User nutzten vorher ein älteres und meist weniger komfortables QM-Dokumentenlenkungssystem. "Die Umstellung auf roXtra fällt recht leicht und führt zu mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern.", berichtet Simone Böttcher. "Durch die eingängige und leicht erlernbare Handhabung wird roXtra als neues Werkzeug nahezu sofort akzeptiert. Davon abgesehen ist die Akkreditierung des Bereiches Zentrallabor Anfang des Jahres äußerst erfolgreich verlaufen. roXtra wurde in diesem Zusammenhang als ein sehr positiver Fortschritt bewertet."
Der Implementierung geht die Bewertung 10 verschiedener Dokumentenmanagementsysteme voraus
Innerhalb eines Zeitraums von zehn Monaten wurden zehn unterschiedliche Systeme evaluiert und für einen Einsatz am UK Essen bewertet. "Die Bewertung erfolgte mit Hilfe von Vorträgen, Teststellungen und Fragebögen. Außerdem holten wir Erkundigungen bei anderen Kunden der Anbieter ein.", berichtet Simone Böttcher. Die Entscheidung für roXtra fiel nicht zuletzt aufgrund des akzeptablen Preis-Leistungsverhältnisses sowie der kompetenten Präsentation und des auf das UK Essen zugeschnittenen Unterstützungsangebots bei der Implementierung.
Auch die Personalräte werden mit ins Boot geholt
Die Zustimmung der Personalräte stellte einen zentralen Punkt bei der Einführung eines DMS beim UK Essen dar. Ausschlaggebend für die Akzeptanz von roXtra bei den Mitgliedern der Personalräte war die hohe Auskunftsbereitschaft der Rossmanith GmbH im Hinblick auf die transparente Arbeitsweise und den Datenschutz im System.
Das Ziel mit roXtra: Mehr Flexibilität und ein gemeinsamer Nenner für die Dokumentenlenkung
Institute, Kliniken und Laborbereiche haben die unterschiedlichsten Ansprüche an eine Lenkung von Dokumenten, was ein hohes Maß an Flexibilität erfordert. Simone Böttcher, stellvertretende Leiterin der Stabstelle Qualitätsmanagement des Universitätsklinikum Essen, erklärt: "Ziel ist es, einen gemeinsamen Nenner für die Dokumentenlenkung anzubieten und die Besonderheiten einer jeden Abteilung darauf aufsetzen zu können. Bei all' dem muss das System intuitiv zu bedienen sein, da das Thema keinen hohen Schulungsaufwand innerhalb der Klinik haben darf. Die Nutzung von roXtra muss von vorne herein als Erleichterung der Arbeit aufgenommen werden."
Positives Fazit nach der ersten Einführungsphase
Viele der jetzigen roXtra User nutzten vorher ein älteres und meist weniger komfortables QM-Dokumentenlenkungssystem. "Die Umstellung auf roXtra fällt recht leicht und führt zu mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern.", berichtet Simone Böttcher. "Durch die eingängige und leicht erlernbare Handhabung wird roXtra als neues Werkzeug nahezu sofort akzeptiert. Davon abgesehen ist die Akkreditierung des Bereiches Zentrallabor Anfang des Jahres äußerst erfolgreich verlaufen. roXtra wurde in diesem Zusammenhang als ein sehr positiver Fortschritt bewertet."
Der Implementierung geht die Bewertung 10 verschiedener Dokumentenmanagementsysteme voraus
Innerhalb eines Zeitraums von zehn Monaten wurden zehn unterschiedliche Systeme evaluiert und für einen Einsatz am UK Essen bewertet. "Die Bewertung erfolgte mit Hilfe von Vorträgen, Teststellungen und Fragebögen. Außerdem holten wir Erkundigungen bei anderen Kunden der Anbieter ein.", berichtet Simone Böttcher. Die Entscheidung für roXtra fiel nicht zuletzt aufgrund des akzeptablen Preis-Leistungsverhältnisses sowie der kompetenten Präsentation und des auf das UK Essen zugeschnittenen Unterstützungsangebots bei der Implementierung.
Auch die Personalräte werden mit ins Boot geholt
Die Zustimmung der Personalräte stellte einen zentralen Punkt bei der Einführung eines DMS beim UK Essen dar. Ausschlaggebend für die Akzeptanz von roXtra bei den Mitgliedern der Personalräte war die hohe Auskunftsbereitschaft der Rossmanith GmbH im Hinblick auf die transparente Arbeitsweise und den Datenschutz im System.
