Die Stiftung Freundeskreis Ochsenzoll ist einer der größten außerklinischen Psychiatrieträger in Hamburg. Hinter der Stiftung steht die auxiliar GmbH, die seit 2011 nach dem Paritätischen Qualitätssiegel und der DIN EN ISO 9001 zertifiziert ist. Die anstehende Rezertifizierung im Frühjahr 2017 wird zum Anlass genommen, um das Qualitätsmanagementsystem (QMS) der auxiliar GmbH an die neuen Anforderungen der ISO 9001:2015 anzupassen und entsprechend weiterzuentwickeln.
Die Dokumentenlenkung ist mit roXtra bereits gut aufgestellt
Im Rahmen der Einführung der QM-Software roXtra in 2015 wurde das QMS bereits überarbeitet und insgesamt an die Bedürfnisse der Organisation angepasst. Dabei wurden vorab bekannte Neuerungen, die sich aus der überarbeiteten Norm ergeben, gleich integriert.
Durch roXtra ist die Weiterentwicklung der Prozesse nachvollziehbar dokumentiert und im Audittrail transparent darstellbar. So sind im Hinblick auf das Rezertifizierungs-Audit in 2017 nur noch wenige Veränderungen in der Dokumentenlenkung notwendig.
Neue Arbeitsgruppe für das Thema Risikomanagement in der ISO 9001:2015
Um die Risiken und Chancen zu erfassen, zu analysieren und zu bewerten, wurde eine Arbeitsgruppe „Risikomanagement" gegründet, die die Risiken systematisch zusammengefasst und bewertet hat. Im zweiten Schritt wurden und werden die Prozesse und Verfahren einer Risikoanalyse unterzogen und entsprechende Maßnahmen abgeleitet.
Erfahrungsaustausch zur Weiterentwicklung des QMS durch die Qualitätsgemeinschaft
Die Stiftung ist Teil der Qualitätsgemeinschaft der Eingliederungshilfe im Paritätischen Landesverband Hamburg. Durch das gemeinsame Erarbeiten eines einheitlichen QMS im Bereich der Eingliederungshilfe und der Jugend- und Familienhilfe ergeben sich für die dazugehörigen Einrichtungen und Träger gemeinsame Qualitätsstandards.
Aufgrund des Erfahrungsaustausches und dem gemeinsamen Erarbeiten von Prozessabläufen, Risikobewertungen und Strategien kann auf einen großen Wissens- und Kompetenzpool zugegriffen werden, so dass der eigene Ressourceneinsatz verringert werden kann, ohne die Qualität zu mindern.
Zudem ergeben sich durch die Übernahme der Festlegungen der Qualitätsgemeinschaft für die auxiliar GmbH vereinfachte Prozessdarstellungen, die nur im Rahmen der eigenen Verfahrensabläufe angepasst werden müssen und trotzdem alle Anforderungen erfüllen.
Die Dokumentenlenkung ist mit roXtra bereits gut aufgestellt
Im Rahmen der Einführung der QM-Software roXtra in 2015 wurde das QMS bereits überarbeitet und insgesamt an die Bedürfnisse der Organisation angepasst. Dabei wurden vorab bekannte Neuerungen, die sich aus der überarbeiteten Norm ergeben, gleich integriert.
Durch roXtra ist die Weiterentwicklung der Prozesse nachvollziehbar dokumentiert und im Audittrail transparent darstellbar. So sind im Hinblick auf das Rezertifizierungs-Audit in 2017 nur noch wenige Veränderungen in der Dokumentenlenkung notwendig.
Neue Arbeitsgruppe für das Thema Risikomanagement in der ISO 9001:2015
Um die Risiken und Chancen zu erfassen, zu analysieren und zu bewerten, wurde eine Arbeitsgruppe „Risikomanagement" gegründet, die die Risiken systematisch zusammengefasst und bewertet hat. Im zweiten Schritt wurden und werden die Prozesse und Verfahren einer Risikoanalyse unterzogen und entsprechende Maßnahmen abgeleitet.
Erfahrungsaustausch zur Weiterentwicklung des QMS durch die Qualitätsgemeinschaft
Die Stiftung ist Teil der Qualitätsgemeinschaft der Eingliederungshilfe im Paritätischen Landesverband Hamburg. Durch das gemeinsame Erarbeiten eines einheitlichen QMS im Bereich der Eingliederungshilfe und der Jugend- und Familienhilfe ergeben sich für die dazugehörigen Einrichtungen und Träger gemeinsame Qualitätsstandards.
Aufgrund des Erfahrungsaustausches und dem gemeinsamen Erarbeiten von Prozessabläufen, Risikobewertungen und Strategien kann auf einen großen Wissens- und Kompetenzpool zugegriffen werden, so dass der eigene Ressourceneinsatz verringert werden kann, ohne die Qualität zu mindern.
Zudem ergeben sich durch die Übernahme der Festlegungen der Qualitätsgemeinschaft für die auxiliar GmbH vereinfachte Prozessdarstellungen, die nur im Rahmen der eigenen Verfahrensabläufe angepasst werden müssen und trotzdem alle Anforderungen erfüllen.
