Das Rechenzentrum der Wiener Stadtverwaltung sorgt für die optimale Nutzung der Informations- und Kommunikationstechnologie im Magistrat. Mit einem der größten Computernetzwerke Europas schafft die Magistratsabteilung (MA) 14 die technischen Grundlagen für ca. 35.000 Magistratsbedienstete. Um den Umfang der Papierrechnungen zu reduzieren, setzt die Stadt Wien ab sofort auf SAP NetWeaver Exchange Infrastructure (XI) - und schafft so die Grundlagen für einen elektronischen Rechnungseingang.
Alle Dienststellen des Magistrat der Stadt Wien werden bis 2009 in einem flächendeckenden Roll-Out SAP ERP 2005 einführen. Zurzeit sind jedoch noch zwei unterschiedliche Release-Stände und ein Alt-System im Einsatz. Um den Aufwand für die Bearbeitung der jährlich rund 1,6 Mio. einlangenden Rechnungen zu reduzieren, schuf die MA 14 in Abstimmung mit dem Rechnungsamt der Stadt Wien (MA 6) die Voraussetzungen für elektronische Rechnungslegungen. Dabei müssen die digitalen Signaturen der eingehenden Rechnungen auf ihre Gültigkeit überprüft und eine sichere Archivierung gewährleistet werden.
"Die Stadt Wien plant einen Großteil der Lieferanten-Rechnungen auf elektronische Rechnungen umzustellen. Die Heranführung der Geschäftspartner erfolgt schrittweise. Derzeit erhalten wir online per SOAP-Service, FTP oder http zwischen 2.000 und 3.000 Rechnungen im Monat", sagt Bernd Wünschek, SAP Entwicklungsstratege der Stadt Wien. Für die Anbindung an das Webportal, das den Lieferanten zur Verfügung steht, die automatische Verteilung und die Verwaltung der Schnittstellen führte die MA 14 SAP NetWeaver Exchange Infrastructure ein. SAP NetWeaver stellt ein Toolset zur Verfügung um neue Schnittstellen zu entwickeln und zu warten. Unterstützt werden dabei auch non-XML Formate. Content Based Routing sorgt für die Ermittlung des Empfängers und basierend auf dieser Logik wird dann eine Formatkonvertierung vorgenommen.
SAP NetWeaver XI ruft die Rechnungen der Stadt Wien periodisch ab und verarbeitet diese durch Aufruf diverser Web-Services. Zunächst wird die Gültigkeit der Signaturen überprüft, die Rechnungen werden archiviert und danach aufgrund von Rechnungsmerkmalen auf verschiedene Backendsysteme an die entsprechenden Stellen verteilt. Rechnungen werden automatisch vervollständigt. Aufgrund des Inhaltes muss entschieden werden, in welches SAP-System die Daten weiter gegeben werden. Die gesamte Verteilung und Steuerung wird über SAP NetWeaver XI abgewickelt.
Nach einer intensiven Evaluierungsphase entschied sich die MA 14 für SAP NetWeaver XI. "SAP NetWeaver XI hat wesentliche Vorteile in Bezug auf die Integration der unterschiedlichen Protokollvarianten, wir können auf Rechnungsverläufe eingehen, Archivierungen asynchron anstoßen und über SAP NetWeaver XI Monitoring den gesamten Prozess nachvollziehen", erläutert Bernd Wünschek die Vorteile. Auch die Betriebsführung wird vereinfacht. Durch den zentralen Routing-Mechanismus ist das An- und Abhängen von Systemen leicht möglich. "Mit SAP NetWeaver XI können wir unsere IT-Landschaft besser strukturieren und wir haben darüber hinaus einen bedeutenden Schritt in Richtung service-orientierter Architektur gemacht", so Bernd Wünschek.
"Durch den Übergang von Papierrechnung auf automatisierte Einbuchungen werden auch die Geschäftsprozesse der Stadt Wien optimiert. Der Scanvorgang für die Archivierung und die manuelle Eingabe der Rechnungsdaten fallen weg. Nicht zuletzt wirkt sich das auch auf die Lieferanten positiv aus, weil sie ihr Geld früher bekommen", ergänzt Andreas Scherf vom SAP Partner SNAP Consulting, der für die Implementierung verantwortlich zeichnet.
"Wir freuen uns, dass sich die Stadt Wien für SAP NetWeaver entschieden, und damit eine zukunftsweisende Entscheidung getroffen hat. Denn SAP NetWeaver XI ist flexibel und einfach erweiterbar, und kann auch für alle zukünftig aufkommenden SAP-Schnittstellen verwendet werden", resümiert Wolfgang Schuckert, Managing Director SAP Österreich.
Alle Dienststellen des Magistrat der Stadt Wien werden bis 2009 in einem flächendeckenden Roll-Out SAP ERP 2005 einführen. Zurzeit sind jedoch noch zwei unterschiedliche Release-Stände und ein Alt-System im Einsatz. Um den Aufwand für die Bearbeitung der jährlich rund 1,6 Mio. einlangenden Rechnungen zu reduzieren, schuf die MA 14 in Abstimmung mit dem Rechnungsamt der Stadt Wien (MA 6) die Voraussetzungen für elektronische Rechnungslegungen. Dabei müssen die digitalen Signaturen der eingehenden Rechnungen auf ihre Gültigkeit überprüft und eine sichere Archivierung gewährleistet werden.
"Die Stadt Wien plant einen Großteil der Lieferanten-Rechnungen auf elektronische Rechnungen umzustellen. Die Heranführung der Geschäftspartner erfolgt schrittweise. Derzeit erhalten wir online per SOAP-Service, FTP oder http zwischen 2.000 und 3.000 Rechnungen im Monat", sagt Bernd Wünschek, SAP Entwicklungsstratege der Stadt Wien. Für die Anbindung an das Webportal, das den Lieferanten zur Verfügung steht, die automatische Verteilung und die Verwaltung der Schnittstellen führte die MA 14 SAP NetWeaver Exchange Infrastructure ein. SAP NetWeaver stellt ein Toolset zur Verfügung um neue Schnittstellen zu entwickeln und zu warten. Unterstützt werden dabei auch non-XML Formate. Content Based Routing sorgt für die Ermittlung des Empfängers und basierend auf dieser Logik wird dann eine Formatkonvertierung vorgenommen.
SAP NetWeaver XI ruft die Rechnungen der Stadt Wien periodisch ab und verarbeitet diese durch Aufruf diverser Web-Services. Zunächst wird die Gültigkeit der Signaturen überprüft, die Rechnungen werden archiviert und danach aufgrund von Rechnungsmerkmalen auf verschiedene Backendsysteme an die entsprechenden Stellen verteilt. Rechnungen werden automatisch vervollständigt. Aufgrund des Inhaltes muss entschieden werden, in welches SAP-System die Daten weiter gegeben werden. Die gesamte Verteilung und Steuerung wird über SAP NetWeaver XI abgewickelt.
Nach einer intensiven Evaluierungsphase entschied sich die MA 14 für SAP NetWeaver XI. "SAP NetWeaver XI hat wesentliche Vorteile in Bezug auf die Integration der unterschiedlichen Protokollvarianten, wir können auf Rechnungsverläufe eingehen, Archivierungen asynchron anstoßen und über SAP NetWeaver XI Monitoring den gesamten Prozess nachvollziehen", erläutert Bernd Wünschek die Vorteile. Auch die Betriebsführung wird vereinfacht. Durch den zentralen Routing-Mechanismus ist das An- und Abhängen von Systemen leicht möglich. "Mit SAP NetWeaver XI können wir unsere IT-Landschaft besser strukturieren und wir haben darüber hinaus einen bedeutenden Schritt in Richtung service-orientierter Architektur gemacht", so Bernd Wünschek.
"Durch den Übergang von Papierrechnung auf automatisierte Einbuchungen werden auch die Geschäftsprozesse der Stadt Wien optimiert. Der Scanvorgang für die Archivierung und die manuelle Eingabe der Rechnungsdaten fallen weg. Nicht zuletzt wirkt sich das auch auf die Lieferanten positiv aus, weil sie ihr Geld früher bekommen", ergänzt Andreas Scherf vom SAP Partner SNAP Consulting, der für die Implementierung verantwortlich zeichnet.
"Wir freuen uns, dass sich die Stadt Wien für SAP NetWeaver entschieden, und damit eine zukunftsweisende Entscheidung getroffen hat. Denn SAP NetWeaver XI ist flexibel und einfach erweiterbar, und kann auch für alle zukünftig aufkommenden SAP-Schnittstellen verwendet werden", resümiert Wolfgang Schuckert, Managing Director SAP Österreich.
