Als Mehrsparten-Energieversorger hat die Teutoburger Energie Netzwerk eG (TEN eG) relativ viele Kunden außerhalb des eigenen Netzgebietes gewinnen können. Nicht zuletzt um die Versorgung der Neukunden schnell aufzunehmen und die Marktkommunikationsprozesse reibungslos abzuwickeln, suchte das in Hagen a.T.W. ansässige Unternehmen nach einer neuen Softwarelösung. Diese sollte im Vergleich zur Vorgängerlösung über einen sehr hohen Automatisierungsgrad verfügen und möglichst alle Aufgabenbereiche im Unternehmen abdecken. Nach einem mehrstufigen Auswahlverfahren, zu dem führende Softwareanbieter eingeladen wurden und in das auch die eigenen Mitarbeiter intensiv mit einbezogen worden sind, entschieden sich die Verantwortlichen zur Einführung der Softwarelösung Schleupen.CS.
Gemeinsam mit einem Beratungshaus wurde ein prozessualer Ansatz entwickelt, um das gesamte Projekt reibungslos umsetzen zu können. So wurde zu Beginn eine Projektorganisation gebildet, die sowohl die Auswahl als auch die spätere Implementierung des Systems verantwortete. Innerhalb der Projektorganisation wurden kleinere Einheiten formiert, die einzelne Geschäftsprozesse als in sich geschlossene Pakete bearbeiteten (z.B. Ablesung, Abrechnung, Finanzbuchhaltung).
Mehrstufiger Auswahlprozess
Zur Identifizierung der wichtigsten Software-Features wurde von der TEN eine sogenannte „Faktenabfrage“ erstellt. Diese beinhaltete die ca. 50 wichtigsten Punkte/Themen, die sich zum einen aus den Schwächen der Vorgängerlösung und zum anderen aus den Anforderungen an die Zukunft ergaben. Als Entscheidungsgrundlage dienten neben umfangreichen Softwarepräsentationen und Workshops auch Referenzkundenbesuche. Für die geplanten Softwarepräsentationen wurde gemeinsam mit dem Beratungshaus eine Art „Drehbuch“ entwickelt, welches die wichtigsten Geschäftsvorfälle aus der täglichen Praxis beinhaltete. Dieses Drehbuch musste dann von den Softwarehäusern im Rahmen der Präsentation umgesetzt werden. „Im Resultat haben sich unsere Mitarbeiter, die im täglichen Betrieb mit den Systemen arbeiten, für Schleupen.CS ausgesprochen, weil sie ein integriertes System mit durchgängigen Prozessen bevorzugen“, so TEN-Geschäftsführer Peter Obermeyer. Durch die Spezialisierung auf die Versorgungswirtschaft seien viele der internen Verwaltungsprozesse der TEN eG bereits komplett in den Schleupen-Systemen abgebildet. Darüber hinaus wurden auch die Dienstleistungsangebote der Anbieter rund um die Software-Einführung mit in die Auswahlentscheidung einbezogen.
Planmäßige Implementierung
Zum bereichsübergreifenden Austausch wurde während der gesamten Projektlaufzeit ein wöchentlicher Projekt-Jour-Fixe ins Leben gerufen, der auch während der Implementierungsphase weitergeführt worden ist. Der erste Teil des im Frühjahr dieses Jahres angelaufenen Projekts endet fristgerecht zum Jahreswechsel mit der Überführung der ERP-Systeme in den Produktivbetrieb. Bis Mai 2016 wird dann im zweiten Schritt das Abrechnungssystem abgelöst.
Gemeinsam mit einem Beratungshaus wurde ein prozessualer Ansatz entwickelt, um das gesamte Projekt reibungslos umsetzen zu können. So wurde zu Beginn eine Projektorganisation gebildet, die sowohl die Auswahl als auch die spätere Implementierung des Systems verantwortete. Innerhalb der Projektorganisation wurden kleinere Einheiten formiert, die einzelne Geschäftsprozesse als in sich geschlossene Pakete bearbeiteten (z.B. Ablesung, Abrechnung, Finanzbuchhaltung).
Mehrstufiger Auswahlprozess
Zur Identifizierung der wichtigsten Software-Features wurde von der TEN eine sogenannte „Faktenabfrage“ erstellt. Diese beinhaltete die ca. 50 wichtigsten Punkte/Themen, die sich zum einen aus den Schwächen der Vorgängerlösung und zum anderen aus den Anforderungen an die Zukunft ergaben. Als Entscheidungsgrundlage dienten neben umfangreichen Softwarepräsentationen und Workshops auch Referenzkundenbesuche. Für die geplanten Softwarepräsentationen wurde gemeinsam mit dem Beratungshaus eine Art „Drehbuch“ entwickelt, welches die wichtigsten Geschäftsvorfälle aus der täglichen Praxis beinhaltete. Dieses Drehbuch musste dann von den Softwarehäusern im Rahmen der Präsentation umgesetzt werden. „Im Resultat haben sich unsere Mitarbeiter, die im täglichen Betrieb mit den Systemen arbeiten, für Schleupen.CS ausgesprochen, weil sie ein integriertes System mit durchgängigen Prozessen bevorzugen“, so TEN-Geschäftsführer Peter Obermeyer. Durch die Spezialisierung auf die Versorgungswirtschaft seien viele der internen Verwaltungsprozesse der TEN eG bereits komplett in den Schleupen-Systemen abgebildet. Darüber hinaus wurden auch die Dienstleistungsangebote der Anbieter rund um die Software-Einführung mit in die Auswahlentscheidung einbezogen.
Planmäßige Implementierung
Zum bereichsübergreifenden Austausch wurde während der gesamten Projektlaufzeit ein wöchentlicher Projekt-Jour-Fixe ins Leben gerufen, der auch während der Implementierungsphase weitergeführt worden ist. Der erste Teil des im Frühjahr dieses Jahres angelaufenen Projekts endet fristgerecht zum Jahreswechsel mit der Überführung der ERP-Systeme in den Produktivbetrieb. Bis Mai 2016 wird dann im zweiten Schritt das Abrechnungssystem abgelöst.
