Für die Unternehmenssteuerung wurden Daten durch das Controlling ursprünglich in mehreren manuellen Arbeitsschritten sehr umständlich aufbereitet, exportiert, in eine Access-Datenbank übergeben und in Excel visualisiert. Daneben waren diverse Umrechnungen erforderlich, die Diagramme mussten stets neu angepasst werden. Ein direkter Zugriff anderer Mitarbeiter auf die große Excelmappe war aus Sicherheitsgründen nicht möglich, sodass aktuelle Deckungsbeiträge, Preisentwicklungen, Umsatzplanstand u. v. m. von verschiedenen Stellen tagtäglich im Controlling abgefragt wurden.
"Durch den Einsatz des Scoreboards ist es jetzt jedem betroffenen Mitarbeiter möglich, tagesaktuelle Daten auch von unterwegs abzurufen. Die früheren zeitraubenden Telefonate und das Versenden von Diagrammen entfallen. Die durch die automatische Aktualisierung der Diagramme eingesparte Zeit verwenden wir nun zur intensiveren Analyse unserer Daten", erklärt Christoph Kuntz, Controller bei der Fessmann GmbH & Co. KG. Benjamin Dietl, ebenfalls im Controlling bei Fessmann ergänzt: "Durch den geringen administrativen Aufwand werden zukünftig weitere spezielle Auswertungen möglich, die bisher aufgrund des hohen Zeitaufwandes noch nicht umgesetzt werden konnten."
Mit Scoreboard werden Daten automatisiert übergeben, Formeln frei und geschützt erstellt und die Diagramme wie bisher nur von berechtigten Personen geändert, aber von allen betroffenen Mitarbeitern zentral abgerufen. "In der ersten Projektphase konnten mit nur vier Implementationstagen 80 - 90 % der bisherigen Auswertungen im Scoreboard umgesetzt werden", so Rafael Grabenschröer , Geschäftsführer von scoreworx software.