Die MICE AG, Deutschlands größter Veranstaltungskonzern, vermittelt pro Jahr mehr SDZeCOM GmbH & Co. KG als 150.000 Teilnehmer und platziert über 10.000 Veranstaltungen in führenden Tagungshotels, Kongresshallen und Eventlocations. Hauptprodukt ist der "Tagungsplaner", ein Verzeichnis, in dem sich ca. 2.500 führende Hotels und Kongresshallen präsentieren. Für Unternehmen und Organisatoren von Veranstaltungen ist er das Standardwerk zur Buchung von Hotels und Räumlichkeiten.
Bislang wurde der jährlich aufgelegte Tagungsplaner manuell erstellt. Der ca. 1.200 Seiten starke Katalog musste daher jedes Jahr komplett neu aufgebaut und gestaltet werden. Die Einträge und Anzeigen von Hotels, Kongresshallen und Eventlocations wurden telefonisch in Empfang genommen und per Fax oder E-Mail freigegeben - eine aufwendige und fehleranfällige Arbeitsweise. Deshalb sollte ein System installiert werden, mit dem die Kunden ihre Einträge via Online-Interface eigenverantwortlich im Tagungsplaner vornehmen und freigeben können. Weitere Hauptziele des Projekts waren die Optimierung und Automatisierung sämtlicher Publishing-Prozesse (z.B. der Layouts) sowie die Verkürzung von Prozesszeiten (z.B. der Produktionszyklen). Daneben sollte eine große Anzahl unterschiedlicher Internetportale täglich mit aktuellen Daten aus der zentralen Datenhaltung befüllt werden. Als Herzstück der Umsetzung implementierte SDZeCOM zu Beginn des Projekts die zentrale, webbasierte Produkt- und Mediendatenbank von CONTENTSERV. In der Produktdatenmanagement- Lösung CS PDM-Suite werden sämtliche Produktinformationen verwaltet, gepflegt, mit Marketingtexten, Übersetzungen, Verknüpfungen zu Mediendaten und beliebigen Attributen angereichert und bereitgestellt.
Sämtliche Pflegeprozesse können dabei direkt per Webbrowser durchgeführt und Änderungen automatisch in den Kataloglayouts und Onlinemedien aktualisiert werden. Über das medienneutrale Media Asset Management von CONTENTSERV, die CS MAM-Suite, werden alle genutzten Mediendaten sowohl für das Webto-Print-Management als auch für sämtliche Online-Ausgabemedien zur Verfügung gestellt.
Dazu gehören die InDesign-Layoutvorlagen für den Katalog, Bilder, technische Zeichnungen, Grafiken, Audio- und Videoformate. Neben der Implementierung des PIM- und MAM-Systems hatte SDZeCOM vor allen Dingen zwei große Herausforderungen zu bewältigen. Zum einen galt es ein Print- Template-Modell zu konzipieren und umzusetzen, das es einem reinen InDesign-Anwender ermöglicht, hochkomplexe Templates zu erstellen. Zu diesem Zweck wurde für die MICE AG ein Framework entwickelt, das durch den Template-Manager eine einfache Verbindung zwischen Datenbank, Regelwerk und InDesign bereitstellt. Mit Hilfe dieser Technologie werden nun 24 hochdynamische Templates statt bisher 450 statischen eingesetzt. Eine höchst anspruchsvolle Aufgabe war auch die Entwicklung der datenbankgestützten Printausleitung, mit hohem Automatisierungsgrad bei gleichzeitig qualitativ hochwertigen Layoutansprüchen. SDZeCOM setzte dafür das hochflexible Pavo Framework ein. Dieses gleicht das Layout einer Seite dem jeweiligen Content an. Das bedeutet zum Beispiel, dass sich die Bildgröße und position vollautomatisch an die Textlänge anpassen. Um die internen Prozesse zu optimieren, wurde außerdem eine bidirektionale Schnittstelle von der CS PDM-Suite zum bestehenden ERP-System verwirklicht. Diese ermöglicht, dass Auftragsdaten, wie z.B. Größe einer Anzeige, zugeordnete Templates oder Buchungszeitraum, automatisch dem Pavo Framework zur Verfügung gestellt werden. Das in der CONTENTSERV-Lösung integrierte Workflow-Management verarbeitet diese Informationen schließlich zu beliebig gestaltbaren Workflow-Prozessen.
Welche Vorteile zieht die MICE AG aus dem Online-Interface?
MICE AG:
Mit dem Online-Interface bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit, alle Informationen selbst zu erfassen, wann immer gewünscht zu aktualisieren und eigenständig freizugeben. Für uns bedeutet das einen geringeren Pflegeaufwand, weniger Korrekturschleifen und letztendlich eine geringere Fehlerquote.
Warum war die ERP-Anbindung für Sie unverzichtbar?
MICE AG:
Ein gut durchdachter Prozess vom Bestelleingang bis zur Abrechnung ist für ein schlankes Kostenmanagement und schnellen Kundenservice sehr wichtig. Die Bestellung und alle Stammdaten zum Kunden werden in der ERP-Anwendung erfasst und an CONTENTSERV übergeben. Dort weiß die Produktion, dass eine Präsentation erstellt oder aktualisiert werden muss. Umgekehrt gehen aus CONTENTSERV Statusmeldungen (Daten angefordert, Passwort versendet etc.) zurück in die ERP-Applikation und sind für den Kundendienst und den Verkauf stets sichtbar. Fragen des Kunden können also von alle Mitarbeitern beantwortet werden. Das ist für uns ein wichtiges Merkmal für ausgezeichneten Service.
Welche kreativen Möglichkeiten bieten Ihnen die dynamischen Templates?
MICE AG:
Wir haben bisher keine Grenzen entdecken können. Dass eine kreative Design-Idee nicht umsetzbar wäre, ist uns noch nicht passiert. Und die zweite Generation der dynamischen Templates wird noch individueller auf die sehr unterschiedlichen Inhalte unserer verschiedenen Kundengruppen eingehen.
Was sind für Sie die Hauptnutzen des Projektes?
MICE AG:
Mehr Verkaufszeit, weil bis zum letzten Moment noch Anzeigen einfügt werden können. Große Flexibilität, da wir im PIM alleine und ohne Programmierkenntnisse weitere Content-Felder ergänzen können. EINE Datenbank für Produktinformationen und Bilder kommuniziert mit einer Datenbank, die eine 360-Grad-Sicht auf den Kunden liefert - alle Mitarbeiter haben stets die volle Transparenz.
Bislang wurde der jährlich aufgelegte Tagungsplaner manuell erstellt. Der ca. 1.200 Seiten starke Katalog musste daher jedes Jahr komplett neu aufgebaut und gestaltet werden. Die Einträge und Anzeigen von Hotels, Kongresshallen und Eventlocations wurden telefonisch in Empfang genommen und per Fax oder E-Mail freigegeben - eine aufwendige und fehleranfällige Arbeitsweise. Deshalb sollte ein System installiert werden, mit dem die Kunden ihre Einträge via Online-Interface eigenverantwortlich im Tagungsplaner vornehmen und freigeben können. Weitere Hauptziele des Projekts waren die Optimierung und Automatisierung sämtlicher Publishing-Prozesse (z.B. der Layouts) sowie die Verkürzung von Prozesszeiten (z.B. der Produktionszyklen). Daneben sollte eine große Anzahl unterschiedlicher Internetportale täglich mit aktuellen Daten aus der zentralen Datenhaltung befüllt werden. Als Herzstück der Umsetzung implementierte SDZeCOM zu Beginn des Projekts die zentrale, webbasierte Produkt- und Mediendatenbank von CONTENTSERV. In der Produktdatenmanagement- Lösung CS PDM-Suite werden sämtliche Produktinformationen verwaltet, gepflegt, mit Marketingtexten, Übersetzungen, Verknüpfungen zu Mediendaten und beliebigen Attributen angereichert und bereitgestellt.
Sämtliche Pflegeprozesse können dabei direkt per Webbrowser durchgeführt und Änderungen automatisch in den Kataloglayouts und Onlinemedien aktualisiert werden. Über das medienneutrale Media Asset Management von CONTENTSERV, die CS MAM-Suite, werden alle genutzten Mediendaten sowohl für das Webto-Print-Management als auch für sämtliche Online-Ausgabemedien zur Verfügung gestellt.
Dazu gehören die InDesign-Layoutvorlagen für den Katalog, Bilder, technische Zeichnungen, Grafiken, Audio- und Videoformate. Neben der Implementierung des PIM- und MAM-Systems hatte SDZeCOM vor allen Dingen zwei große Herausforderungen zu bewältigen. Zum einen galt es ein Print- Template-Modell zu konzipieren und umzusetzen, das es einem reinen InDesign-Anwender ermöglicht, hochkomplexe Templates zu erstellen. Zu diesem Zweck wurde für die MICE AG ein Framework entwickelt, das durch den Template-Manager eine einfache Verbindung zwischen Datenbank, Regelwerk und InDesign bereitstellt. Mit Hilfe dieser Technologie werden nun 24 hochdynamische Templates statt bisher 450 statischen eingesetzt. Eine höchst anspruchsvolle Aufgabe war auch die Entwicklung der datenbankgestützten Printausleitung, mit hohem Automatisierungsgrad bei gleichzeitig qualitativ hochwertigen Layoutansprüchen. SDZeCOM setzte dafür das hochflexible Pavo Framework ein. Dieses gleicht das Layout einer Seite dem jeweiligen Content an. Das bedeutet zum Beispiel, dass sich die Bildgröße und position vollautomatisch an die Textlänge anpassen. Um die internen Prozesse zu optimieren, wurde außerdem eine bidirektionale Schnittstelle von der CS PDM-Suite zum bestehenden ERP-System verwirklicht. Diese ermöglicht, dass Auftragsdaten, wie z.B. Größe einer Anzeige, zugeordnete Templates oder Buchungszeitraum, automatisch dem Pavo Framework zur Verfügung gestellt werden. Das in der CONTENTSERV-Lösung integrierte Workflow-Management verarbeitet diese Informationen schließlich zu beliebig gestaltbaren Workflow-Prozessen.
Welche Vorteile zieht die MICE AG aus dem Online-Interface?
MICE AG:
Mit dem Online-Interface bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit, alle Informationen selbst zu erfassen, wann immer gewünscht zu aktualisieren und eigenständig freizugeben. Für uns bedeutet das einen geringeren Pflegeaufwand, weniger Korrekturschleifen und letztendlich eine geringere Fehlerquote.
Warum war die ERP-Anbindung für Sie unverzichtbar?
MICE AG:
Ein gut durchdachter Prozess vom Bestelleingang bis zur Abrechnung ist für ein schlankes Kostenmanagement und schnellen Kundenservice sehr wichtig. Die Bestellung und alle Stammdaten zum Kunden werden in der ERP-Anwendung erfasst und an CONTENTSERV übergeben. Dort weiß die Produktion, dass eine Präsentation erstellt oder aktualisiert werden muss. Umgekehrt gehen aus CONTENTSERV Statusmeldungen (Daten angefordert, Passwort versendet etc.) zurück in die ERP-Applikation und sind für den Kundendienst und den Verkauf stets sichtbar. Fragen des Kunden können also von alle Mitarbeitern beantwortet werden. Das ist für uns ein wichtiges Merkmal für ausgezeichneten Service.
Welche kreativen Möglichkeiten bieten Ihnen die dynamischen Templates?
MICE AG:
Wir haben bisher keine Grenzen entdecken können. Dass eine kreative Design-Idee nicht umsetzbar wäre, ist uns noch nicht passiert. Und die zweite Generation der dynamischen Templates wird noch individueller auf die sehr unterschiedlichen Inhalte unserer verschiedenen Kundengruppen eingehen.
Was sind für Sie die Hauptnutzen des Projektes?
MICE AG:
Mehr Verkaufszeit, weil bis zum letzten Moment noch Anzeigen einfügt werden können. Große Flexibilität, da wir im PIM alleine und ohne Programmierkenntnisse weitere Content-Felder ergänzen können. EINE Datenbank für Produktinformationen und Bilder kommuniziert mit einer Datenbank, die eine 360-Grad-Sicht auf den Kunden liefert - alle Mitarbeiter haben stets die volle Transparenz.
