„Mehr Kunden besser bedienen“ - Über die Vorteile IT-gestützter Personaleinsatzplanung

Eine Personaleinsatzplanung, die möglichst exakt der tatsächlichen Frequenz am Point of Sale entspricht, gewinnt im stationären Einzelhandel weiter an Bedeutung. Grund sind die Wachstumsraten im konkurrierenden E-Commerce, denen in klassischen Formaten des Handels vor allem mit einer verbesserten Service-Qualität geantwortet werden kann. Das bedeutet: die richtige Zahl qualifizierter Verkaufsberater zur richtigen Zeit auf der Verkaufsfläche und damit mehr Zeit für Service und Beratung eines jedes Kunden. Denn zusätzliche Umsätze werden im stationären Handel vor allem dann generiert, wenn "mehr Kunden besser bedient werden", so Michael Hanfstängl, Geschäftsführer SEAK Software, Reinbek, ein auf Lösungen zur Personaleinsatzplanung spezialisierter IT-Anbieter.

In einem Beitrag für die Zeitschrift POS Technology vertrat der Experte die Ansicht, dass ein Bewusstsein für die Feinheiten einer guten Personaleinsatzplanung längst noch nicht flächendeckend vorhanden ist. Viele Unternehmen im Handel wüssten zwar, dass man es besser machen kann - aber nicht wie, wird Hanfstängl zitiert. Die Möglichkeiten und Vorteile einer integrierten IT-gestützten Planung seien zu wenig bekannt. Folge: Manch sinnvolle Investition unterbleibt.

Ein Schwachpunkt in der betrieblichen Praxis sei zudem die mitunter zu starke Berücksichtigung der Interessen der Mitarbeiter. So würden Einsatzpläne lediglich von Woche zu Woche kopiert, ohne Bezug zur Umsatzplanung, oder es würden Mitarbeiter eingesetzt, damit sie "auf ihre Stunden kommen" - unabhängig von Umsatzplanung oder erwarteter Frequenz. Hinzu kommt laut Hanfstängl eine Vernachlässigung der täglichen Anpassung der Umsatzplanung.

Dabei entdecken die IT-Profis von SEAK Software die richtigen Ansatzstellen für eine Optimierung einer Personalplanung bereits vor Implementierung der Software bei einer Analyse vorhandener Daten eines Handelsunternehmens. Die Erfahrungen zeigen, dass für eine gute Personalplanung eine klare Zieldefinition bezüglich Umsatz, Produktivität und Kosten sowie deren eindeutiger Kommunikation und Kontrolle unverzichtbar sind.

Daten zur Mitarbeiterführung

Kernpunkt der Software SEAKproHR ist eine sogenannte Topdown-Jahresplanung. "Dabei werden Jahresziele bezüglich Umsatz, Produktivität oder Kosten automatisch auf den einzelnen Tag heruntergebrochen und können auf Abteilungs- und Mitarbeiterebene mit den Ist-Werten abgeglichen werden", beschreibt Hanfstängl im Fachmagazin POS Technology die Vorgehensweise. Dabei ist die Software dazu in der Lage, nach Haupt- und Nebentätigkeiten zu unterscheiden und beide im Rahmen der Einsatzplanung datentechnisch zu verwalten. Die Lösung SEAKproHR stellt zudem die zentralen Mitarbeiterkennzahlen für Jahresgespräche, Mitarbeiterbeurteilung und Provisionssysteme zur Verfügung.

Doch damit nicht genug: Eine gute Personaleinsatzplanung ist laut Hanfstängl längst als Instrument zur Förderung und Sicherung des Betriebsfriedens anerkannt. Voraussetzung:

• Der Personaleinsatzplan liegt rechtzeitig vor, am besten zwei bis drei Wochen im Voraus,
• er ist gerecht, das heißt ohne Ausnahmen und Sonderregelungen für Einzelne, und
• er rfolgt nach transparenten Kriterien wie Planumsatz, Ziel-Produktivität oder Qualifikation.

Laut Hanfstängl macht es Sinn, einen Betriebsrat von Anfang an mit einzubinden. Außerdem sollte die Unternehmensleitung deutlich machen, dass sie hinter dem System steht und Führungskräften bei unpopulären Entscheidungen den Rücken stärken. Hanfstängl wörtlich: "Personalplanung sollte als ganzheitliches Führungsinstrument eingesetzt werden. Dazu muss sie zur Chefsache werden."