Die Gewährleistung der Aufbewahrungspflichten stand im Vordergrund bei der Entscheidung für eine Software-Lösung zur E-Mailarchivierung bei Elastogran. Auf einem zentralen Lotus Domino Mailserver der Elastogran befinden sich ca. 1.100 Mailboxen für die Standorte in Deutschland, England, Frankreich, Ungarn, Italien und Spanien. Aufgrund der Sprache gab es für jedes Land ein eigenes Template. Eine wichtige Anforderung an die Archivierungslösung war daher, dass sie sich in die bestehende Mailverwaltung integrieren und sich zentral administrieren lassen musste. Außerdem sollte der erforderliche Speicherplatz im Mailsystem reduziert werden.
Die Entscheidung für SER als Lieferant des E-Mail-Archivs fiel den Verantwortlichen nicht schwer: „Seit 1993 sind wir zufriedene Archivkunden von SER und nutzen seitdem das SER-Archiv für die Ablage von ein- und ausgehenden SAP R/3-Dokumenten“, berichtet Dipl.-Math. Günter Wulf, Leiter der Gruppe Zentrale Anwendungen bei Elastogran. „Das DOXiS E-Mail-Archiv von SER erfüllte ebenfalls unsere Anforderungen und half uns dabei, die strengen gesetzlichen Vorgaben des SOX zu erfüllen.“ Seit der Einführung der DOXiS E-Mail-Archivierung sind bei Elastogran lokale Archive und lokale Kopien der Lotus-Notes-Mailbox nicht mehr erlaubt, die Funktion der lokalen Archivierung wurde abgeschaltet. Jeder E-Mail-Adresse steht eine maximale Speicherkapazität von 100 MB zur Verfügung. Wird diese Speicherkapazität überschritten, werden E-Mails automatisch auf ein kostengünstigeres Speichermedium ausgelagert. „Neben der Erfüllung der Compliance-Richtlinien hat uns die SER-Lösung auch technische Vorteile gebracht“, freut sich Günter Wulf. „Optimierung der Performance, Reduzierung des Platzbedarfs, "schlanke" Mailboxen und ein sicheres Backup auf dem Notes Server sind nur einige der erzielten Verbesserungen.“
Der Sarbanes-Oxley-Act
Ziel des 2002 in Kraft getretenen Sarbanes-Oxley-Acts ist die Wiederherstellung des Vertrauens der Anleger in die Richtigkeit der veröffentlichten Finanzdaten von Unternehmen, die den amerikanischen Rechtsvorschriften unterliegen. Dazu gehören insbesondere die deutschen Unternehmen, deren Wertpapiere an einer amerikanischen Börse gehandelt werden und deutsche Tochterunternehmen amerikanischer Gesellschaften. Schätzungen zufolge sind fast 35 Prozent der geschäftskritischen Inhalte von Unternehmen in E-Mail-Anwendungen gespeichert. Trotzdem verfügen nicht einmal 10 Prozent aller Unternehmen über Vorschriften und Systeme für die Speicherung und Verwaltung ihrer E-Mail-Nachrichten.
Über Elastogran
Die Elastogran-Gruppe gehört weltweit zu den führenden Unternehmen auf dem Gebiet des Spezialkunststoffes Polyurethan (PUR). Das BASF-Tochterunternehmen verfügt über mehr als 40 Jahre PUR-Know-how. Der Stammsitz im niedersächsischen Lemförde ist das Technologiezentrum der BASF-Polyurethan-Welt. Die Elastogran ist Markt- und Technologieführer für Polyurethan-Systeme und Polyurethan-Spezialelastomere sowie führender Anbieter von Polyurethan-Grundprodukten. Der Umsatz der 100-prozentigen BASF-Tochter betrug im Jahr 2004 1,53 Mrd. Euro. In Europa waren in diesem Zeitraum 1.761 Mitarbeiter beschäftigt.