Elektronische Systeme für die Vorgangsbearbeitung sollen die Verwaltungsprozesse besser strukturieren und für eine schnellere und qualitätsgesicherte Bearbeitung von Vorgängen sorgen. Oftmals führt die Einführung workflowgesteuerter Prozesse jedoch zu einer Einengung des Entscheidungsspielraums, wenn Abläufe zu starr definiert werden. Im Sinne einer bürger- und wirtschaftsnahen Verwaltung ist es jedoch wünschenswert, innerhalb der gesetzlichen Rahmenbedingungen flexibel auf die individuellen Anforderungen eingehen zu können, so wie es in der Vergangenheit auch praktiziert wurde. Mit der Vorgangsbearbeitung der PRODEA eGovernment-Suite erhalten die Mitarbeiter die Flexibilität, für Bürger und Verwaltung nachvollziehbare Entscheidungen im Rahmen ihres Ermessensspielraums zu treffen, ohne ihre Grenzen zu überschreiten. Der Lösung zugrunde liegt das Konzept des „agile workflow“, der die Brücke zwischen herkömmlichem Business Process Management und flexiblen Workflows schlägt und damit wieder den Mensch in den Mittelpunkt stellt.
Zentrale Datenbasis für Bundesländer mit PRODEA
Mit dem Konzept eines bundeslandweiten Content Repository können PRODEA-Anwender einen behörden-, ämter- und ebenenübergreifenden Zugriff auf alle in einem Bundesland gespeicherten Daten realisieren. Eingeschlossen sind nicht nur Vorgangsakten und Dokumente, sondern auch Daten aus Fachverfahren, die ebenfalls zentral gespeichert werden können. Die eGovernment Produkt-Suite PRODEA bietet mit ihren Archiv- und Storage-Lösungen die notwendige Infrastruktur mit verteilten Servern für einen einheitlichen Zugriff auf die zentrale Datenbasis der Länder und erspart den einzelnen Behörden und Verwaltungen eine eigene Datenhaltung.
Neue PRODEA Weblösung für Registratur
Als Messeneuheit stellt die SER eGovernment ein weiteres Modul der PRODEA-Produkt-Suite vor: eine vollständig webbasierte Registratur-Lösung für die Registrierung von Papierakten bis hin zur Verarbeitung sämtlicher elektronischer Eingangspost über universelle Eingangskörbe für eMails, Telefaxe, gescannte Dokumente und Eingänge aus virtuellen Poststellen. Damit können mit PRODEA alle drei Stufen des DOMEA-Konzeptes von der Registratur über die elektronische Akte bis zur elektronischen Vorgangsbearbeitung vollständig mit modernen Weblösungen abgebildet werden. Mit ihren Web-Lösungen ermöglicht SER einen raschen Ein- oder Umstieg in die Welt der modernen elektronischen Vorgangsbearbeitung mit PRODEA®, wo Interoperabilität, Kollaboration, Informations- und Wissensmanagement eine zentrale Rolle spielen. Die PRODEA® Client-Konzeption ist so gestaltet, dass ein nahtloser Übergang zwischen Web- und Windows-Welten möglich ist. Mit der webbasierten Bearbeitung wird die übergreifende Plattform- und Systemunabhängigkeit sichergestellt. Hierzu ist am Arbeitsplatz lediglich ein Web-Browser (Internet Explorer, Mozilla, Opera etc.) erforderlich.
Praxisbewährte Lösungen aus den Ländern
eGovernment-Lösungen aus der Praxis mit der Produkt-Suite PRODEA präsentiert SER auf den Messeständen der Bundesländer Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz und Saarland. Die Steuerverwaltung Baden-Württemberg setzt schon seit einigen Jahren auf elektronisches Archiv und digitale Steuerakten von SER. Mehr als 16.000 Bearbeiter in 80 Finanzämtern arbeiten mittlerweile mit dem System. Das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) in Baden-Württemberg wickelt jeden Monat die Bezüge für rund 360.000 Zahlungsempfänger ab, wobei es für jeden Zahlungsempfänger eine eigene Akte gibt. Dem LBV ging es bei der Implementierung eines leistungsstarken Dokumenten-Management-Systems inklusive elektronisches Archiv nicht nur darum, die Papierberge zu reduzieren, sondern vor allem um die vollständig elektronische Akte. Diese auf Basis von SER-Lösungen entwickelte Anwendung wird mittlerweile auch von der zentralen Besoldungs- und Versorgungsstelle (ZBS) im Saarländischen Finanzministerium mitgenutzt. Das Bundesland entschied sich dafür, die DMS-Lösung mit Archivfunktion von Baden-Württemberg zu übernehmen und den Betrieb komplett an das größere Bundesland auszulagern. Dazu wurde die Lösung des LBV Baden-Württemberg quasi „geklont“ und Baden-Württemberg hat dem kleineren Bundesland die Hardware mit sämtlichen Funktionalitäten in seinem Rechenzentrum zur Verfügung gestellt.