50.000 Anordnungsbelege pro Jahr werden nicht mehr ausgedruckt, sondern über das Unterschriftenpad signotec Sigma sowie die Software signoSign/2 digital signiert – so spart die innovative Verbandsgemeinde Ransbach-Baumbach jedes Jahr große Mengen an Prozess- und Materialkosten ein.
Die Verbandsgemeindeverwaltung Ransbach-Baumbach aus dem Westerwald, bestehend aus der Stadt Ransbach-Baumbach und zehn verbandsangehörigen Gemeinden, nutzt bereits seit über fünf Jahren die Lösungen von signotec zur sicheren elektronischen Signatur.
An fast allen 40 Arbeitsplätzen der Verwaltung werden Zahlungsanweisungen, Zahlungsvereinnahmungen oder auch interne Verrechnungen elektronisch unterschrieben. Die Vorgehensweise ist denkbar einfach: Die aus dem Haushaltsprogramm erzeugten Anordnungen werden als PDF erzeugt und über das Unterschriftenpad in der Signatursoftware signoSign/2 direkt im PDF vom jeweiligen Mitarbeiter unterschrieben. Da für diesen Vorgang zwei Unterschriften notwendig sind, wird das Dokument für die zweite Signatur an eine übergeordnete Stelle, wie der Fachbereichsleitung oder dem Bürgermeister weitergeleitet. Danach führt die Kasse die entsprechende Zahlung oder Verbuchung gemäß der Anordnung aus. Die anschließende Archivierung erfolgt über das Dokumentenmanagementsystem, in welchem die Belege bei einer möglichen Rechnungsprüfung auch direkt geprüft werden können.
Wichtig ist hierbei die Unterschrift in Form der fortgeschrittenen elektronischen Signatur. Diese bietet gegenüber der einfachen elektronischen Signatur einen deutlich höheren Beweiswert. Sie ermöglicht im Streitfall eine genaue Validierung der Signatur, bestehend aus Dokumentenintegrität sowie der Authentifizierung des Unterzeichners. So lässt sich feststellen, ob sich das Dokument verändert und welche Person dieses signiert hat.
Der Einsatz der Software signoSign/2 ist hierbei ideal. signoSign/2 bietet eine unübertroffene und stetig wachsende Vielfalt an Funktionen, um Dokumente digital und automatisiert zu verarbeiten und zu unterschreiben. Die Signatur erfüllt alle Anforderungen an die ISO-Standards sowie die Vorgaben aus der eIDAS-Verordnung. Die zahlreichen RSA-Verschlüsselungsmechanismen direkt im Unterschriftenpad signotec Sigma bieten hier zusätzlichen Schutz. Das Pad selbst besticht durch seine kompakte und robuste Bauweise sowie durch den großen Sensor, auf dem sich Unterschriften präzise erfassen lassen.
Der Einsatz der signotec-Lösungen zur digitalen Signatur bringt auch erfreuliche Nebeneffekte mit sich: Nicht nur die Papier- und Druckkosten für die jährlich ca. 50.000 Anordnungsbelege werden eingespart, sondern auch der Personal- und Zeiteinsatz wurde deutlich minimiert.
Die Verbandsgemeindeverwaltung Ransbach-Baumbach aus dem Westerwald, bestehend aus der Stadt Ransbach-Baumbach und zehn verbandsangehörigen Gemeinden, nutzt bereits seit über fünf Jahren die Lösungen von signotec zur sicheren elektronischen Signatur.
An fast allen 40 Arbeitsplätzen der Verwaltung werden Zahlungsanweisungen, Zahlungsvereinnahmungen oder auch interne Verrechnungen elektronisch unterschrieben. Die Vorgehensweise ist denkbar einfach: Die aus dem Haushaltsprogramm erzeugten Anordnungen werden als PDF erzeugt und über das Unterschriftenpad in der Signatursoftware signoSign/2 direkt im PDF vom jeweiligen Mitarbeiter unterschrieben. Da für diesen Vorgang zwei Unterschriften notwendig sind, wird das Dokument für die zweite Signatur an eine übergeordnete Stelle, wie der Fachbereichsleitung oder dem Bürgermeister weitergeleitet. Danach führt die Kasse die entsprechende Zahlung oder Verbuchung gemäß der Anordnung aus. Die anschließende Archivierung erfolgt über das Dokumentenmanagementsystem, in welchem die Belege bei einer möglichen Rechnungsprüfung auch direkt geprüft werden können.
Wichtig ist hierbei die Unterschrift in Form der fortgeschrittenen elektronischen Signatur. Diese bietet gegenüber der einfachen elektronischen Signatur einen deutlich höheren Beweiswert. Sie ermöglicht im Streitfall eine genaue Validierung der Signatur, bestehend aus Dokumentenintegrität sowie der Authentifizierung des Unterzeichners. So lässt sich feststellen, ob sich das Dokument verändert und welche Person dieses signiert hat.
Der Einsatz der Software signoSign/2 ist hierbei ideal. signoSign/2 bietet eine unübertroffene und stetig wachsende Vielfalt an Funktionen, um Dokumente digital und automatisiert zu verarbeiten und zu unterschreiben. Die Signatur erfüllt alle Anforderungen an die ISO-Standards sowie die Vorgaben aus der eIDAS-Verordnung. Die zahlreichen RSA-Verschlüsselungsmechanismen direkt im Unterschriftenpad signotec Sigma bieten hier zusätzlichen Schutz. Das Pad selbst besticht durch seine kompakte und robuste Bauweise sowie durch den großen Sensor, auf dem sich Unterschriften präzise erfassen lassen.
Der Einsatz der signotec-Lösungen zur digitalen Signatur bringt auch erfreuliche Nebeneffekte mit sich: Nicht nur die Papier- und Druckkosten für die jährlich ca. 50.000 Anordnungsbelege werden eingespart, sondern auch der Personal- und Zeiteinsatz wurde deutlich minimiert.
