Die Digitalisierung ist aus modernen Geschäftsprozessen nicht mehr wegzudenken. Eine der wichtigsten Anforderungen ist dabei die Möglichkeit, Dokumente sicher und effizient digital zu signieren. Das Unternehmen Simba Computer Systeme, bekannt für umfassende Finanzsoftware, Buchhaltung, Finanzplanung und Ressourcenmanagement, stand vor der Herausforderung, ihren Kunden eine nahtlose und sichere Lösung für digitale Signaturen anzubieten: Der Wunsch nach einer nahtlosen Integration ohne umständliche Verwendung von Zertifikaten, Signaturkarten oder komplizierter Authentifizierungen wurde von Kundenseite immer lauter, eine benutzerfreundliche Lösung fehlte.
Die Lösung
Aufgrund der hohen Kundennachfrage begann Simba vor rund zwei Jahren, sich mit dem Thema Unterschriftenpads auseinanderzusetzen. Schnell stieß das Produktmanagement auf das Portfolio von signotec. Durch die unkomplizierte Kommunikation zwischen beiden Unternehmen war es im ersten Schritt schnell möglich, eine Unterschrift vor Ort via Unterschriftenpad zu leisten und diese im Simba-System zu verarbeiten. Die lokale Anbindung der signotec Pads mit der signoSign/2 Software stand den Simba Kunden bereits ab dem Frühjahr 2023 über eine direkte Integration in das Simba DMS „Office Manager“ zur Verfügung.
Da es sich bei den meisten Kunden von Simba um Steuerberater bzw. Steuerkanzleien handelt, war jedoch zu diesem Zeitpunkt bereits klar, dass auch in Zukunft ein großer Bedarf an der Möglichkeit der Fernsignatur bestehen würde. Denn gerade für Branchen wie die der Steuerberatung ermöglicht die Fernsignatur eine effiziente und deutlich schnellere Unterschriften- und Dokumentenbearbeitung, wenn die Mandanten zur Unterschriftenerfassung nicht vor Ort sein müssen.
Ausbau der Lösung: signoSign/Universal Cloud
Aufgrund der positiven Erfahrungen mit der lokalen Unterschriftenpad-Lösung entschied sich Simba, die Zusammenarbeit mit signotec weiter auszubauen. Die Arbeit an einer weiteren Integration begann: Über eine REST API greift Simba nun auch auf die signoSign/Universal Cloud zu und steuert Prozesse zur Erfassung von Fernsignaturen. Mandanten müssen somit zur Unterschrift nicht mehr vor Ort sein, sondern erhalten die Aufforderung zur Unterschrift ganz einfach online – ohne zusätzliche Hardware oder Apps. Die Simba-Benutzer können gleichzeitig alle Unterschriftenprozesse direkt aus Simba heraus steuern, ohne die ihnen bekannte Systemumgebung zu verlassen.
Vereinfacht dargestellt umfasst der Prozess folgende Schritte:
Durch die Kooperation mit signotec steht den Kunden von Simba eine sichere Komplettlösung für digitale Signaturen zur Verfügung. Simba-Kunden erhalten damit eine flexible und effiziente Möglichkeit, Signaturprozesse sowohl lokal, als auch aus der Ferne sicher und transparent abzuwickeln. Benutzerfreundlichkeit und Leistungsfähigkeit, zentrale Merkmale der Software sowohl von signotec, als auch von und Simba, ergänzen sich perfekt.
„Durch die Fernsignatur wird ein Medienbruch vermieden. So besteht die Möglichkeit, die Unterschrift vom Mandanten viel schneller zu erhalten. Die Umstellung in der Software ist gut gelöst […]. Insgesamt werden wir mit der Signatur moderner und digitaler wahrgenommen.“
Karsten Plettner, Plettner Steuerberatungsgesellschaft mbH, Kunde von Simba Computer Systeme GmbH
Über Simba Computer Systeme GmbH:
Simba Computer Systeme GmbH ist seit über 30 Jahren ein Vorreiter der Digitalisierung der Steuerberatungsbranche. Das Unternehmen hat sich darauf spezialisiert, effiziente und innovative Lösungen für Buchhaltung, Finanzplanung und Ressourcenmanagement zu entwickeln. Mit einem starken Fokus auf die Bedürfnisse der Kunden hat Simba kontinuierlich bahnbrechende Entwicklungen hervorgebracht, die den digitalen Wandel in Kanzleien und Unternehmen vorantreiben.
Heute bietet Simba eine umfassende Softwarelösung, die den gesamten digitalen Prozess in Kanzleien und Unternehmen abdeckt. Dazu gehören leistungsstarke Tools für die digitale Mandantenanbindung sowie moderne KI-gestützte Funktionen wie das Modul "Intelligentes Buchen". Die Software von Simba wird durch enge Zusammenarbeit zwischen Produktmanagement, Anwendungsberatung und Programmierung ständig weiterentwickelt, um stets den Anforderungen der Branche einen Schritt voraus zu sein.
Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Ostfildern bei Stuttgart und ist zudem in Berlin, Hamburg, Mainz, Neumarkt, Oberhausen, Oelsnitz und Karlsruhe vertreten.
Die Lösung
Aufgrund der hohen Kundennachfrage begann Simba vor rund zwei Jahren, sich mit dem Thema Unterschriftenpads auseinanderzusetzen. Schnell stieß das Produktmanagement auf das Portfolio von signotec. Durch die unkomplizierte Kommunikation zwischen beiden Unternehmen war es im ersten Schritt schnell möglich, eine Unterschrift vor Ort via Unterschriftenpad zu leisten und diese im Simba-System zu verarbeiten. Die lokale Anbindung der signotec Pads mit der signoSign/2 Software stand den Simba Kunden bereits ab dem Frühjahr 2023 über eine direkte Integration in das Simba DMS „Office Manager“ zur Verfügung.
Da es sich bei den meisten Kunden von Simba um Steuerberater bzw. Steuerkanzleien handelt, war jedoch zu diesem Zeitpunkt bereits klar, dass auch in Zukunft ein großer Bedarf an der Möglichkeit der Fernsignatur bestehen würde. Denn gerade für Branchen wie die der Steuerberatung ermöglicht die Fernsignatur eine effiziente und deutlich schnellere Unterschriften- und Dokumentenbearbeitung, wenn die Mandanten zur Unterschriftenerfassung nicht vor Ort sein müssen.
Ausbau der Lösung: signoSign/Universal Cloud
Aufgrund der positiven Erfahrungen mit der lokalen Unterschriftenpad-Lösung entschied sich Simba, die Zusammenarbeit mit signotec weiter auszubauen. Die Arbeit an einer weiteren Integration begann: Über eine REST API greift Simba nun auch auf die signoSign/Universal Cloud zu und steuert Prozesse zur Erfassung von Fernsignaturen. Mandanten müssen somit zur Unterschrift nicht mehr vor Ort sein, sondern erhalten die Aufforderung zur Unterschrift ganz einfach online – ohne zusätzliche Hardware oder Apps. Die Simba-Benutzer können gleichzeitig alle Unterschriftenprozesse direkt aus Simba heraus steuern, ohne die ihnen bekannte Systemumgebung zu verlassen.
Vereinfacht dargestellt umfasst der Prozess folgende Schritte:
- Aktivierung des Moduls „Fernsignatur“ in Simba
- Auswahl des Dokuments in der Dokumentenverwaltung und Anforderung der Fernsignatur.
- Platzierung des Signaturfeldes und Angabe des Mandanten mit E-Mail-Adresse.
- Der Mandant erhält einen Link zum Dokument, öffnet es mit einem Passwort und unterschreibt.
- Das unterzeichnete Dokument wird an den Absender übermittelt und in Simba aktualisiert.
Durch die Kooperation mit signotec steht den Kunden von Simba eine sichere Komplettlösung für digitale Signaturen zur Verfügung. Simba-Kunden erhalten damit eine flexible und effiziente Möglichkeit, Signaturprozesse sowohl lokal, als auch aus der Ferne sicher und transparent abzuwickeln. Benutzerfreundlichkeit und Leistungsfähigkeit, zentrale Merkmale der Software sowohl von signotec, als auch von und Simba, ergänzen sich perfekt.
„Durch die Fernsignatur wird ein Medienbruch vermieden. So besteht die Möglichkeit, die Unterschrift vom Mandanten viel schneller zu erhalten. Die Umstellung in der Software ist gut gelöst […]. Insgesamt werden wir mit der Signatur moderner und digitaler wahrgenommen.“
Karsten Plettner, Plettner Steuerberatungsgesellschaft mbH, Kunde von Simba Computer Systeme GmbH
Über Simba Computer Systeme GmbH:
Simba Computer Systeme GmbH ist seit über 30 Jahren ein Vorreiter der Digitalisierung der Steuerberatungsbranche. Das Unternehmen hat sich darauf spezialisiert, effiziente und innovative Lösungen für Buchhaltung, Finanzplanung und Ressourcenmanagement zu entwickeln. Mit einem starken Fokus auf die Bedürfnisse der Kunden hat Simba kontinuierlich bahnbrechende Entwicklungen hervorgebracht, die den digitalen Wandel in Kanzleien und Unternehmen vorantreiben.
Heute bietet Simba eine umfassende Softwarelösung, die den gesamten digitalen Prozess in Kanzleien und Unternehmen abdeckt. Dazu gehören leistungsstarke Tools für die digitale Mandantenanbindung sowie moderne KI-gestützte Funktionen wie das Modul "Intelligentes Buchen". Die Software von Simba wird durch enge Zusammenarbeit zwischen Produktmanagement, Anwendungsberatung und Programmierung ständig weiterentwickelt, um stets den Anforderungen der Branche einen Schritt voraus zu sein.
Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Ostfildern bei Stuttgart und ist zudem in Berlin, Hamburg, Mainz, Neumarkt, Oberhausen, Oelsnitz und Karlsruhe vertreten.
