Seit Anfang 2018 wird in den europäischen Hornbach-Märkten flächendeckend das Unterschriftenpad signotec Sigma mit der Unterschriften-Software signoSign/2 eingesetzt. Durch das digitale Unterschreiben und Erfassen von Kundenaufträgen und Lieferscheinen spart der führende Betreiber von Bau- und Gartenmärkten nicht nur eine immense Menge an Papier, sondern auch den damit verbundenen Arbeitsaufwand. Die Akzeptanz auf Seiten der Kunden ist durchweg positiv.
Der Einsatz des Unterschriftenpads signotec Sigma für die Unterzeichnung von Auftragsbestätigungen und Lieferschein-Rechnungen wurde nach einem erfolgreichen Testlauf in zwei Märkten seit Anfang 2018 konzernweit in nahezu allen europäischen Märkten eingeführt. Der Ablauf ist denkbar einfach: Möchte ein Kunde Ware bestellen, reservieren oder Serviceleistungen wie Montage und Zufuhr in Anspruch nehmen, bietet Hornbach den Service, an jeder Infotheke einen Auftrag zu erstellen. Gleichfalls können online bestellte Waren an der Abhol-Theke in Empfang genommen werden. Der Kunde erhält einen einzelnen Ausdruck, mit dem er an der Kasse eine Anzahlung leisten bzw. seine Warenabholung bezahlen kann. Auftragsnummer und Zahlungsbetrag der in SAP erzeugten Auftragsbestätigung oder Lieferschein-Rechnung werden direkt auf dem Unterschriftenpad signotec Sigma angezeigt. Anhand dieser Informationen kann der Kunde die Auftragsdetails auf seinem Papierausdruck überprüfen. Anschließend wird das Dokument mit der Software signoSign/2 papierlos unterschrieben und weiterverarbeitet. Das auf dem Unterschriftenpad unterzeichnete elektronische Dokument wird zeitgleich wieder in SAP importiert und archiviert. Hiermit sind alle rechtlichen Anforderungen der Aufbewahrungspflicht erfüllt und es kann auf den Ausdruck des internen Exemplars verzichtet werden. Einfach und effizient entfällt hierdurch nicht nur der zweite Ausdruck, sondern auch das arbeitsaufwändige Sortieren und Ablegen der ehemaligen Papierbelege.
"Die Papierablage von Auftragsdokumenten war viele Jahre lang ein Zeitfresser für unsere Kollegen an den Projekt- und Servicecentern. Mit Einführung der Signpads ist es nun endlich möglich, Aufträge und Lieferscheine digital abzulegen. Der tägliche Ablageaufwand ist fast komplett weggefallen und dadurch haben die Kollegen mehr Zeit für Beratung und Service. Das kommt direkt den Kunden zugute. Nebenbei sparen wir pro Jahr noch einige Millionen Seiten Papier und Platz für die Ablage - ein toller Zusatzeffekt", sagt Ralf Pahl, Projektleiter Marktprozesse der HORNBACH Baumarkt AG.
Die Zahlen sprechen für sich: Durch den Einsatz von 3.000 Unterschriftenpads wurden Unmengen an Papier eingespart. Dadurch leistet das Unternehmen nicht nur einen Beitrag zur Schonung der Umwelt, sondern erzielt auch eine deutliche Kostenersparnis. Die beste Bestätigung, dass der Umstieg auf das Unterschriftenpad signotec Sigma die richtige Entscheidung war, lieferten die Kunden: Diese haben die neue Vorgehensweise sofort positiv aufgenommen und umgesetzt.
Der Einsatz des Unterschriftenpads signotec Sigma für die Unterzeichnung von Auftragsbestätigungen und Lieferschein-Rechnungen wurde nach einem erfolgreichen Testlauf in zwei Märkten seit Anfang 2018 konzernweit in nahezu allen europäischen Märkten eingeführt. Der Ablauf ist denkbar einfach: Möchte ein Kunde Ware bestellen, reservieren oder Serviceleistungen wie Montage und Zufuhr in Anspruch nehmen, bietet Hornbach den Service, an jeder Infotheke einen Auftrag zu erstellen. Gleichfalls können online bestellte Waren an der Abhol-Theke in Empfang genommen werden. Der Kunde erhält einen einzelnen Ausdruck, mit dem er an der Kasse eine Anzahlung leisten bzw. seine Warenabholung bezahlen kann. Auftragsnummer und Zahlungsbetrag der in SAP erzeugten Auftragsbestätigung oder Lieferschein-Rechnung werden direkt auf dem Unterschriftenpad signotec Sigma angezeigt. Anhand dieser Informationen kann der Kunde die Auftragsdetails auf seinem Papierausdruck überprüfen. Anschließend wird das Dokument mit der Software signoSign/2 papierlos unterschrieben und weiterverarbeitet. Das auf dem Unterschriftenpad unterzeichnete elektronische Dokument wird zeitgleich wieder in SAP importiert und archiviert. Hiermit sind alle rechtlichen Anforderungen der Aufbewahrungspflicht erfüllt und es kann auf den Ausdruck des internen Exemplars verzichtet werden. Einfach und effizient entfällt hierdurch nicht nur der zweite Ausdruck, sondern auch das arbeitsaufwändige Sortieren und Ablegen der ehemaligen Papierbelege.
"Die Papierablage von Auftragsdokumenten war viele Jahre lang ein Zeitfresser für unsere Kollegen an den Projekt- und Servicecentern. Mit Einführung der Signpads ist es nun endlich möglich, Aufträge und Lieferscheine digital abzulegen. Der tägliche Ablageaufwand ist fast komplett weggefallen und dadurch haben die Kollegen mehr Zeit für Beratung und Service. Das kommt direkt den Kunden zugute. Nebenbei sparen wir pro Jahr noch einige Millionen Seiten Papier und Platz für die Ablage - ein toller Zusatzeffekt", sagt Ralf Pahl, Projektleiter Marktprozesse der HORNBACH Baumarkt AG.
Die Zahlen sprechen für sich: Durch den Einsatz von 3.000 Unterschriftenpads wurden Unmengen an Papier eingespart. Dadurch leistet das Unternehmen nicht nur einen Beitrag zur Schonung der Umwelt, sondern erzielt auch eine deutliche Kostenersparnis. Die beste Bestätigung, dass der Umstieg auf das Unterschriftenpad signotec Sigma die richtige Entscheidung war, lieferten die Kunden: Diese haben die neue Vorgehensweise sofort positiv aufgenommen und umgesetzt.
