Schloss Elmau gehört als Fünf-Sterne-Superior-Hotel zu den „Leading Hotels of the World“. Es befindet sich im Besitz der Familie des geschäftsführenden Gesellschafters Dietmar Müller-Elmau, dem Gründer der Hotelsoftware-Firma Fidelio. Das Hotel am Fuß des Wettersteingebirges positioniert sich als eines der anspruchsvollsten und innovativsten Spa & Lifestyle Hideaways. 2009 wurde Schloss Elmau unter anderem mit dem international renommierten „Gala Spa Award“ als bestes Luxus-Hotel/Resort ausgezeichnet. Bei der Anbindung seiner Shops entschied man sich im Schloss Elmau für das Warenwirtschaftssystem ORGASOFT NT aus dem Hause Signum (Darmstadt).
Bücher und Mode
Bei der Wiedereröffnung des Hotels im Jahr 2007 wurden weitere Shops hinzugenommen. Zwei Bibliotheken und eine Buchhandlung versorgen die großen und kleinen Gäste seither mit Lesestoff. Ein Fashion-Shop und ein Lifestyle-Shop bieten exklusive Mode, Accessoires, Porzellan, Schmuck und vieles mehr. „Mit dem erweiterten Angebot im Sommer 2009 und der Eröffnung des Lifestyle-Shops ging die Überlegung einher, die Shops an ein Warenwirtschaftssystem mit entsprechendem Kassensystem anzuschließen,“ erklärt Barbara Scheler, die Personal- und Verwaltungs-Direktorin: „Ausschlaggebend und Grundvoraussetzung war die Möglichkeit, dass sich das System ohne weiteres mit dem hoteleigenen System Fidelio verbinden ließ.“
Anbindung an Fidelio
In den Shops wurde im April 2009 ORGASOFT NT Storebility installiert und zwar mit jeweils einer Schnittstelle zur mobilen Datenerfassung und zur Planung automatischer Jobs, zum Kassenlesen und zum Verbuchen von Vorfällen. Ferner wurden drei ORGASOFT POS.NET-Kassen mit einer Schnittstelle zur Hotelsoftware Fidelio auf den PCs installiert. Über die Kassen werden Vorfälle wie die Hausbons, Eigenverbrauch und der Personalkauf direkt gebucht, an die Warenwirtschaft übertragen und ausgewertet. Die Zimmer- und Barumsätze gehen bei der Buchung zeitgleich zur Abrechnung an Fidelio. Dabei wird über die Zimmerabfrage die Belegung geprüft.
Hohe Sortimentsqualität
Schloss Elmau ist weit über die regionalen Grenzen hinaus bekannt für sein einzigartiges musisch-literarisches Programm. So ist es naheliegend, dass auch der Buchshop eine hohe Sortimentsqualität in unterschiedlichsten Sprachen bieten möchte. „Der Gast findet oder bestellt hier seine Urlaubslektüre“, erklärt Barbara Scheler: „Um die Artikelanlage zu erleichtern, war uns die VLB-Schnittstelle besonders wichtig. So ist der Buchtitel auf dem Kassenbon auch für den Gast ersichtlich und für uns ist eine Nachverfolgung der Buchverkäufe jederzeit möglich.“ Mit dem Warenwirtschaftssystem ORGASOFT NT werden Artikelstammdaten über das Internet vollautomatisch importiert. Voraussetzung dafür ist, dass der betreffende Artikel vom Lieferanten in einer Online-Datenbank zur Verfügung gestellt wird. Diese Funktionalität kann Schloss Elmau mit dem Verzeichnis lieferbarer Bücher (VLB) nutzen. Wird in ORGASOFT NT beispielsweise ein Buch über eine EAN-Nummer angesprochen, so erkennt das Warenwirtschaftssystem automatisch online den Artikel und importiert den dazugehörigen Datensatz im Hintergrund. So ist die Erstellung eigener Datenbanken oder das mühsame Einpflegen von Artikeldaten hinfällig. Die Arbeit an der Kasse beziehungsweise während der Inventur wurde somit für die Mitarbeiter des Buchshops auf Schloss Elmau in erheblichem Maße professionalisiert und rationalisiert.
Inventurdifferenzen aufgedeckt
Zum Jahresende 2009 wurde im Schloss Elmau erstmals die Inventurerfassung der Shops mit ORGASOFT NT durchgeführt. Alle Warenbewegungen wurden dabei über das System erfasst, so dass die gewünschten Auswertungen zum Warendurchlauf (Ertragsrechnungen, Warenumschlag, Bestand) rasch erstellt werden konnten. „Unsere Mitarbeiter können mittlerweile gut mit ORGASOFT NT umgehen und die Inventur hat besser geklappt, als ich zu hoffen gewagt habe“, resümiert Barbara Scheler und fügt begeistert hinzu: „Wir konnten Inventurdifferenzen schnell aufdecken, insgesamt eine deutliche Verbesserung durch ORGASOFT NT!“
Bücher und Mode
Bei der Wiedereröffnung des Hotels im Jahr 2007 wurden weitere Shops hinzugenommen. Zwei Bibliotheken und eine Buchhandlung versorgen die großen und kleinen Gäste seither mit Lesestoff. Ein Fashion-Shop und ein Lifestyle-Shop bieten exklusive Mode, Accessoires, Porzellan, Schmuck und vieles mehr. „Mit dem erweiterten Angebot im Sommer 2009 und der Eröffnung des Lifestyle-Shops ging die Überlegung einher, die Shops an ein Warenwirtschaftssystem mit entsprechendem Kassensystem anzuschließen,“ erklärt Barbara Scheler, die Personal- und Verwaltungs-Direktorin: „Ausschlaggebend und Grundvoraussetzung war die Möglichkeit, dass sich das System ohne weiteres mit dem hoteleigenen System Fidelio verbinden ließ.“
Anbindung an Fidelio
In den Shops wurde im April 2009 ORGASOFT NT Storebility installiert und zwar mit jeweils einer Schnittstelle zur mobilen Datenerfassung und zur Planung automatischer Jobs, zum Kassenlesen und zum Verbuchen von Vorfällen. Ferner wurden drei ORGASOFT POS.NET-Kassen mit einer Schnittstelle zur Hotelsoftware Fidelio auf den PCs installiert. Über die Kassen werden Vorfälle wie die Hausbons, Eigenverbrauch und der Personalkauf direkt gebucht, an die Warenwirtschaft übertragen und ausgewertet. Die Zimmer- und Barumsätze gehen bei der Buchung zeitgleich zur Abrechnung an Fidelio. Dabei wird über die Zimmerabfrage die Belegung geprüft.
Hohe Sortimentsqualität
Schloss Elmau ist weit über die regionalen Grenzen hinaus bekannt für sein einzigartiges musisch-literarisches Programm. So ist es naheliegend, dass auch der Buchshop eine hohe Sortimentsqualität in unterschiedlichsten Sprachen bieten möchte. „Der Gast findet oder bestellt hier seine Urlaubslektüre“, erklärt Barbara Scheler: „Um die Artikelanlage zu erleichtern, war uns die VLB-Schnittstelle besonders wichtig. So ist der Buchtitel auf dem Kassenbon auch für den Gast ersichtlich und für uns ist eine Nachverfolgung der Buchverkäufe jederzeit möglich.“ Mit dem Warenwirtschaftssystem ORGASOFT NT werden Artikelstammdaten über das Internet vollautomatisch importiert. Voraussetzung dafür ist, dass der betreffende Artikel vom Lieferanten in einer Online-Datenbank zur Verfügung gestellt wird. Diese Funktionalität kann Schloss Elmau mit dem Verzeichnis lieferbarer Bücher (VLB) nutzen. Wird in ORGASOFT NT beispielsweise ein Buch über eine EAN-Nummer angesprochen, so erkennt das Warenwirtschaftssystem automatisch online den Artikel und importiert den dazugehörigen Datensatz im Hintergrund. So ist die Erstellung eigener Datenbanken oder das mühsame Einpflegen von Artikeldaten hinfällig. Die Arbeit an der Kasse beziehungsweise während der Inventur wurde somit für die Mitarbeiter des Buchshops auf Schloss Elmau in erheblichem Maße professionalisiert und rationalisiert.
Inventurdifferenzen aufgedeckt
Zum Jahresende 2009 wurde im Schloss Elmau erstmals die Inventurerfassung der Shops mit ORGASOFT NT durchgeführt. Alle Warenbewegungen wurden dabei über das System erfasst, so dass die gewünschten Auswertungen zum Warendurchlauf (Ertragsrechnungen, Warenumschlag, Bestand) rasch erstellt werden konnten. „Unsere Mitarbeiter können mittlerweile gut mit ORGASOFT NT umgehen und die Inventur hat besser geklappt, als ich zu hoffen gewagt habe“, resümiert Barbara Scheler und fügt begeistert hinzu: „Wir konnten Inventurdifferenzen schnell aufdecken, insgesamt eine deutliche Verbesserung durch ORGASOFT NT!“
